In Perk können Sie die Details Ihrer Perk Card (Lodge Company Card) einsehen und verwalten, Einstellungen anpassen, die Karte zu Ihrem Reisebuchungssystem hinzufügen sowie Lodge-Card-Transaktionen mit Spesen abgleichen und zuordnen.
Verwaltung von Kartennummer, Ablaufdatum und CVV
Die Kartennummer, das Ablaufdatum und der CVV-Code können ausschließlich von der Person eingesehen werden, welche die Karte erstellt hat. Falls diese Person die Firma verlässt, lesen Sie den Abschnitt: Was tun, wenn Sie keinen Zugriff auf die Anmeldedaten Ihrer Smart Lodge Card haben .
Es wird empfohlen, ein separates Benutzerkonto speziell für die Reisekostenabrechnung anzulegen, anstatt diese Aufgabe einer bestehenden Person zuzuweisen. Dadurch wird sichergestellt, dass Kartendaten sicher verarbeitet werden und den Sicherheitsstandards entsprechen, wodurch Ihre Zahlungsinformationen geschützt werden.
- Gehen Sie zu Karten > Lodge-Karten.
- Wählen Sie Ihre Firma und das Bankkonto aus.
- Um auf die Kartennummer und weitere Informationen zuzugreifen, klicken Sie anschließend auf das Aktionssymbol.
Wichtig: Die Kartennummer (PAN) und der CVV müssen sicher gespeichert werden und dürfen niemals über unsichere Kanäle wie unverschlüsselte E-Mails oder handschriftliche Notizen weitergegeben werden.
Falls Sie die Perk Lodge-Karte in einer anderen Reisemanagementplattform oder einem Buchungssystem verwenden müssen, um die Kartendaten sicher auf eine PCI/DSS-konforme Website zu übertragen, verwenden Sie die Kopier-/Einfügefunktion.
Verwaltung der Karteneinstellungen und -kontrollen
Perk bietet Ihnen verschiedene Optionen, um Ihre Karte vor unbefugten Zahlungen zu schützen:
Karte deaktivieren
Wenn Sie die Zugangsdaten der Lodge Card verloren haben (oder die Person, die die Karte erstellt hat, die Firma verlassen hat), können Sie die Karte kündigen, um alle Transaktionen zu unterbinden. Gekündigte Karten sind dauerhaft gesperrt. Falls Sie erneut eine Lodge Card verwenden möchten, müssen Sie eine neue Karte erstellen .
Karte einfrieren
Sie können Ihre Lodge Card einfrieren, um vorübergehend neue Transaktionen zu pausieren – beispielsweise, wenn Sie die Karte verlegt haben oder für einen gewissen Zeitraum keine Ausgaben erwarten. Dies verhindert eine Nutzung, ohne die Karte endgültig sperren zu müssen.
Ausgabenlimits
Bei der Erstellung Ihrer Lodge-Karte legen Sie ein tägliches und ein monatliches Ausgabenlimit fest. Diese Limits können Sie jedoch jederzeit anpassen. Das maximale Ausgabenlimit ist in Ihrem Perk-Card-Vertrag festgelegt.
Fügen Sie dem Zahlungsprofil eine Lodge-Karte hinzu.
Um eine Hotelkarte zum Reisebuchungssystem hinzuzufügen, können Sie entweder die Kartennummer kopieren und einfügen oder sie manuell eingeben. Zahlungsprofil.
Dadurch wird die Karte sicher mit dem System verknüpft und sorgt für reibungslose, PCI/DSS-konforme Transaktionen.
Lodge-Card-Transaktionen verwalten
Um auf alle Transaktionen zuzugreifen, die mit Ihrer Perk Card (Hotelkarte) durchgeführt wurden, doppelklicken Sie auf die Karte, nachdem Sie das Unternehmen und das Bankkonto ausgewählt haben.
Ganz oben auf der Seite sehen Sie die letzten vier Ziffern der Kartennummer, den Kontostand sowie die ausstehenden und verfügbaren Beträge, abhängig von Ihren Ausgabenlimits.
Der Reiter Transaktionen zeigt alle bestätigten Zahlungen, während der Reiter Ausstehende Transaktionen aktive, jedoch noch nicht autorisierte Zahlungen zeigt. Sie können diese nach Zeitraum und Status filtern (z. B. Gematcht oder Nicht gematcht).
Smart-Lodge-Card-Transaktionen werden wie Mitarbeitenden-Firmenkarten behandelt, wobei jede Transaktion mit der entsprechenden Reiseausgabe abgeglichen wird. Weitere Informationen zum manuellen Abgleichen finden Sie hier: Wie kann ich Firmenkartentransaktionen matchen?
Sie können eine Liste aller Transaktionen für einen bestimmten Zeitraum herunterladen, indem Sie auf Als CSV herunterladen klicken.