Um Mitarbeitern zu erlauben, Fahrtpauschalen in Perk einzureichen, müssen Sie die Funktionalität aktivieren und bestimmte Einstellungen konfigurieren.

Kilometerausgaben aktivieren

Bevor Sie Kilometerpauschalen einrichten können, müssen Sie die Fahrtpauschalen für das Unternehmen aktivieren:

1. Gehen Sie zu Admin > Konto > Firmen und wählen Sie eine Firma aus.
2. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Ausgabeneinstellungen anzeigen (View spend settings).
   
3. Wählen Sie unter Allgemein die Distanzeinheit aus (entweder in Kilometern oder Meilen).
4. Aktivieren Sie Fahrtpauschalen unter Definition Spesenrapport. Wählen Sie aus, wo Mitarbeiter:innen auf die Kilometererfassung zugreifen können (z. B. unter Navigationsleiste, Reiserstellung, Mobile-App)
5. Klicken Speichern

Konfigurieren Sie Kilometergeld als Einzelberichte

Nach der Aktivierung konfigurieren Sie, wie Kilometergeld im Unternehmen erfasst wird:

1. Wählen Sie das Datum für die Rücksetzung des Kilometerzählers aus:
   • Monatlich: Setzt die angesammelten Kilometer der Mitarbeitenden jeweils zum Monatsende (30.) zurück.
   • Jährlich (Kalenderjahr): Setzt die angesammelten Kilometer der Mitarbeitenden zum Jahresende (31. Dezember) zurück.
2. Legen Sie einen Standardstandort unter Gespeicherte Adressen für Reisen und Fahrtpauschalen fest.
3. Um Entfernungen automatisch zu berechnen:
   • Aktivieren Sie Benachrichtigung bei Überschreitung der Entfernungsgrenze von Google Maps und legen Sie einen Schwellenwert fest, um Benutzer zu warnen, wenn Entfernungen manuell geändert wurden.
   • Aktivieren Sie All (Alle) Suchtypen, um eine flexible Eingabe von Orten zu ermöglichen (z. B. vollständige Adressen, Einrichtungen, Städte usw.).

Vorsicht: Der Wechsel von jährlich auf monatlich setzt alle angesammelten Kilometerstände zurück.

Einrichten von Fahrtpauschalen in Reisen

Kilometer können automatisch als Teil einer Reise berechnet werden. Sie können eine Mindestentfernung festlegen, die Mitarbeiter zurücklegen müssen, bevor Fahrtpauschalen im Rahmen einer Reise erfasst werden.

So richten Sie Fahrtpauschalen als Teil einer Reise ein:

1. Gehen Sie zu Admin > Konto > Firmen und wählen Sie eine Firma aus.
2. Klicken Sie auf Ausgabeneinstellungen anzeigen (View spend settings) und aktivieren Sie Fahrtpauschalen unter Definition Spesenrapport, indem Sie auf Reise klicken.
3. Wählen Sie das Datum für das Rücksetzungs-Zeitfenster des Kilometerzählers (monatlich oder jährlich).
4. Geben Sie die Mindestentfernung ein, ab der Fahrtpauschalen angewendet werden sollen.
5. Legen Sie einen Standardstandort unter Gespeicherte Adressen für Reisen und Kilometer fest.
6. Wenn Sie Entfernungen automatisch berechnen möchten (optional):
   • Ortssuchtyp für die flexible Eingabe von Standorten.
   • Wählen Sie Benachrichtigung bei Überschreitung des Google-Maps-Entfernungsgrenzwerts und legen Sie einen Schwellenwert fest, um Nutzer zu warnen, wenn Entfernungen manuell angepasst wurden.