Sie können zusätzliche Informationen zu Ihren Spesen, Fahrtpauschalen und Tagespauschalen hinzufügen, um die Spesen zu rechtfertigen. Dies erfolgt durch das Anhängen sogenannter unterstützender Dokumente. Unterstützende Dokumente sind stets optional. Perk überprüft nicht, ob ein solches Dokument hochgeladen wurde.

Sie können diese unterstützenden Dokumente sowie Belege beim Export von Spesen exportieren. Je nach Ihrer Integration können Sie diese möglicherweise zusätzlich zu der Originalbelegdatei (sofern zutreffend) an Ihr Finanzsystem senden.

Perk erlaubt das Hochladen folgender Dateitypen:

• PDF
• JPEG
• PNG
• XML

Standardmäßig können nur PDF- und Bilddateien hochgeladen werden. Admins können jedoch optional auch den Upload von XML-Dateien für Benutzer aktivieren.

Pro Spese können bis zu drei Dokumente hochgeladen werden, bei einer maximalen Dateigröße von 5 MB pro Datei. Damit der Upload gespeichert wird, muss die Spese gespeichert werden – andernfalls gehen hochgeladene Dokumente verloren.

Hochladen von Belegen

Submitter können unterstützende Dokumente zu Spesen (mit Beleg, ohne Beleg, Tagespauschale oder Fahrtpauschale) hochladen, um einen Nachweis oder weitere relevante Informationen zur Spese bereitzustellen.

Finance-Benutzer können unterstützende Dokumente nur hochladen oder löschen, wenn ihnen zusätzliche Berechtigungen zum Bearbeiten von Spesen, Tagespauschalen und Kilometerpauschalen erteilt wurden. Andernfalls können sie unterstützende Dokumente lediglich einsehen.

Anhang exportieren

Mitarbeiter, Genehmiger und Finanzprüfer können jederzeit Anhänge der Spesenabrechnung herunterladen, indem sie auf den Dateinamen klicken.

Je nach Integration können unterstützende Dokumente zusammen mit den Spesendaten exportiert werden. Exportierte Spesenanhänge können auf drei Arten abgerufen werden:

• Export-Log: Wenn die Option Anhänge exportieren aktiviert ist, werden alle Anhänge exportierter Spesen in einer komprimierten Datei zusammengefasst und können über das Export-Log heruntergeladen werden.
• Perk API: Im Endpoint Expense attachments (Spesenanhänge). Die Antwort enthält eine URL zur Weiterleitung, über die der Anhang heruntergeladen werden kann. Aus Sicherheitsgründen ist der Link nur 15 Minuten gültig.
• Perk- und Drittanbieter-Integrationen: Einige Integrationen importieren Anhänge direkt in das Drittanbietersystem. Prüfen Sie die Details Ihrer jeweiligen Integration.

ZIP-Datei, die sämtliche unterstützenden Dokumente für exportierte Spesen enthält (SupportingDocuments.zip)