In einigen Ländern können bestimmte Spesen oder Geschenke lohnsteuerliche Auswirkungen haben. Das bedeutet, dass Mitarbeiter möglicherweise Einkommenssteuern auf die erhaltenen Beträge zahlen müssen. Firmen sind gesetzlich verpflichtet, solche Beträge vom Gehalt der Mitarbeitenden abzuziehen.

Zur Vereinfachung der Lohnabrechnung erstellt Perk einen Bericht über die steuerpflichtigen Ausgaben (d. h. die der Einkommensteuer unterliegenden Ausgaben), aufgeschlüsselt nach Mitarbeitern, sodass dieser von einem externen Lohnabrechnungssystem verarbeitet werden kann. Perk berechnet die Steuer auf Belege, unbezahlte Ausgaben und Kilometergeld. Als Gutschriften gekennzeichnete Ausgaben sind von dieser Berechnung ausgeschlossen.

Berechnung des steuerpflichtigen Betrags für die Steuer auf Unternehmensleistungen

In Yokoy legst Du Steuerregeln fest, um den steuerpflichtigen Betrag pro Mitarbeiter zu berechnen. In der Steuerregel bestimmst Du den Aggregationszeitraum, über den Spesen kumuliert werden, sowie die Schwelle, ab der Spesenbeträge der Steuer unterliegen. Steuerregeln werden für spezifische Kategorien eingerichtet, sodass alle Belege, beleglose oder Fahrtpauschalen-Spesen, die diesen Kategorien zugeordnet sind, der Steuerregel unterliegen. Die Berechnung verwendet den Gesamtbetrag der Spese als Grundlage. Die Konfiguration der Kategorie hat keinen Einfluss auf die Berechnung – sie dient lediglich dazu, die Berechnung auszulösen.

Beispiel: Du richtest eine Steuerregel ein, die festlegt, dass alle Mahlzeiten-Spesen über 100 EUR pro Jahr einkommensteuerpflichtig sind. Ein Mitarbeiter unternimmt zwei Reisen im Jahr und reicht zwei Mahlzeiten für jeweils 45 EUR pro Reise ein. Die Mahlzeiten-Spesen der ersten Reise überschreiten die Jahresschwelle nicht und sind daher nicht steuerpflichtig. Bei der zweiten Reise überschreitet die erste Mahlzeit die kumulierte Schwelle von 100 EUR, sodass ein Teil dieser Spese steuerpflichtig ist. Die letzte Mahlzeiten-Spese ist komplett steuerpflichtig.

Steuerpflichtiger Betrag pro Teilnehmer

Steuerpflichtige Beträge werden für alle Teilnehmer der eigenen Firma berechnet (d. h. für Benutzer, die zur juristischen Einheit der Spese gehören). Yokoy berechnet keine steuerpflichtigen Beträge für Teilnehmer aus anderen Firmen innerhalb der Organisation oder für externe Teilnehmer (d. h. Mitarbeiter anderer Organisationen).

Bei Spesen, bei denen die Teilnehmer als Zahl und als Name in einem Textfeld angegeben wurden, sowie bei Fahrtpauschalen, wird der steuerpflichtige Betrag für den Submitter der Spese oder für die Person berechnet, für die der Benutzer die Spese einreicht (z.B. im Fall von Assistenten). Der gesamte Spesenbetrag wird immer gleichmäßig auf die Anzahl der Teilnehmer aufgeteilt (unabhängig davon, ob es sich um Yokoy-Benutzer oder externe Teilnehmer handelt). Wenn beispielsweise die Anzahl der Teilnehmenden an einer Spese von 100 EUR zwei beträgt, dann beträgt der Spesenbetrag, auf den der steuerpflichtige Betrag berechnet wird, 50 EUR.

Kosten in Höhe von 498,65 EUR, aufgeteilt auf 4 Teilnehmer.
Perk berechnet nur die steuerpflichtigen Beträge für die 2, die dem Unternehmen gehören.

Berechnung der steuerpflichtigen Beträge auf exportierte Spesen

Der steuerpflichtige Betrag für die Steuer auf Unternehmensleistungen wird während des Exportprozesses berechnet. Spesen im Entwurf-, Genehmigungs-, Überprüfungs- oder Export-bereit-Status werden bei der Berechnung des steuerpflichtigen Betrags nicht berücksichtigt. Die Berechnung berücksichtigt die aktuelle Spese sowie alle zuvor exportierten Spesen für denselben Mitarbeitenden und dieselbe Kategorie innerhalb desselben Zeitraums, wie in der Steuerregel festgelegt.

Abbildung 1. Gesamtsteuerpflichtiger Betrag einer Ausgabe, aufgeteilt auf 4 Teilnehmer (Gesamtausgabenbetrag EUR 498,65)

Beim Export wird die Ausgabe um eine Zusammenfassung der steuerpflichtigen Beträge für die aufgeführten Teilnehmer gemäß den jeweiligen Steuerregeln aktualisiert. Zusätzlich werden zur besseren Nachverfolgbarkeit frühere Ausgaben mit derselben Steuerregel angezeigt. Werden mehrere Ausgaben im selben Exportvorgang exportiert, berechnet Perk den steuerpflichtigen Betrag für jede Ausgabe nacheinander (in der Reihenfolge ihrer Priorität):

• Rechnungsdatum
• Einreichungsdatum
• Prüfungsdatum
• Genehmigungsdatum

Das heißt, dass bei mehreren Spesen in einem Exportauftrag zuerst die Spese mit dem ältesten Spesendatum berechnet wird, dann die nächst älteste etc., bis die steuerpflichtigen Beträge für alle Spesen im Exportauftrag berechnet sind.

Da die Berechnung der steuerpflichtigen Beträge direkt nach dem Export der Spesen erfolgt, wird keine Berechnung durchgeführt, falls ein Exportauftrag in irgendeiner der Phasen fehlschlägt. Dadurch können die Spesen erneut exportiert werden, ohne dass es Auswirkungen auf die Berechnung der steuerpflichtigen Beträge hat.

Hinweis: Wenn eine Spese rückgängig gemacht und anschließend erneut exportiert wird, wird davon ausgegangen, dass der steuerpflichtige Betrag bereits berechnet und an ein Drittanbietersystem exportiert wurde; dadurch erfolgt keine erneute Berechnung. Jede Anpassung muss manuell im Drittanbietersystem vorgenommen werden.

Anwendbarkeit der Steuerregeln

Steuerregeln sind vollständig unabhängig; das bedeutet, dass die Anwendbarkeit einer Steuerregel auf eine bestimmte Kategorie die Berechnung anderer Steuerregeln, die möglicherweise für dieselbe Kategorie gelten, nicht beeinflusst. Wenn mehrere Steuerregeln gleichzeitig gelten (z. B. eine mit wöchentlichem Aggregationszeitraum und eine andere mit monatlichem Aggregationszeitraum) für dieselbe Kategorie, berechnet Perk die steuerpflichtigen Beträge für jede Regel unabhängig voneinander. Da Perk den steuerpflichtigen Betrag pro Teilnehmer für jede Regel bereitstellt, liegt es in der Verantwortung des Kunden zu bestimmen, welche der Steuerregeln angewendet werden sollen und welcher steuerpflichtige Betrag bei der Berechnung der Steuer auf Unternehmensleistungen berücksichtigt werden muss, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Spese mit mehreren Teilnehmenden und mehreren anwendbaren Steuerregeln

Die Gültigkeit einer Steuerregel ist rückwirkend, wobei die Berechnung selbst nicht rückwirkend ist. Beispielsweise richtet eine Firma eine Steuerregel mit einem jährlichen Aggregationszeitraum am 1. März ein, setzt das Startdatum jedoch rückwirkend auf den 1. Januar 2025. Die Berechnung des steuerpflichtigen Betrags erfolgt jedoch nur für Spesen, die ab dem 1. März 2025 exportiert wurden. Der steuerpflichtige Betrag wird nicht rückwirkend für bereits exportierte Spesen berechnet. Alle exportierten Spesen mit einem Spesendatum ab dem 1. Januar werden jedoch berücksichtigt und beeinflussen die Berechnung der steuerpflichtigen Beträge für die Spesen, die am 1. März oder später exportiert werden. In der Steuerregel-Zusammenfassung für die Spese vom 1. März werden diese vorherigen Spesen mit einem steuerpflichtigen Betrag von null aufgeführt, da für diese Spesen keine Berechnungen durchgeführt wurden. Die Summe der Spesenbeträge der vorherigen Spesen bestimmt, ob die aktuelle Spese die Schwelle überschreitet.

Schwellenwert für steuerpflichtige Beträge bei einzelnen Spesen

Während Steuerregeln in der Regel für einen bestimmten Abrechnungszeitraum festgelegt werden, kann Perk auch so konfiguriert werden, dass die steuerpflichtigen Beträge für einzelne Ausgaben berechnet werden. Bei einer Abrechnung pro Ausgabe berechnet Perk den steuerpflichtigen Betrag auf Basis der jeweiligen Ausgabe und berücksichtigt keine weiteren eingereichten Ausgaben. Sie können wählen, ob der gesamte Betrag als steuerpflichtig gelten soll, sobald er den Schwellenwert überschreitet, oder ob nur der anteilige Betrag, der den Schwellenwert übersteigt, steuerpflichtig sein soll. Wenn Sie beispielsweise eine Steuerregel mit einem Schwellenwert von 100 EUR festlegen, kann Perk bei einer Ausgabe von 150 EUR entweder den steuerpflichtigen Betrag auf 50 EUR (d. h. den Betrag, der den Schwellenwert von 100 EUR übersteigt) festlegen oder die gesamte Ausgabe (150 EUR) als steuerpflichtig betrachten, da sie den festgelegten Schwellenwert überschreitet.

Tipp:Steuerpflichtige Beträge können auch sein Die für jede Ausgabe über die Yokoy API abgerufenen Beträge sind (incomeTaxableAmounts).

Steuerpflichtige Beträge bei Spesen und Tagespauschalen

Diese Funktion berechnet keine steuerpflichtigen Beträge für Tagespauschalen. Das bedeutet, dass der steuerpflichtige Betrag für Sachbezüge, der in einigen Ländern auf eine von der Firma bezahlte Überschreitung der Tagespauschalen anwendbar sein kann (z.B. wenn eine Firma den Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen Tagespauschalen in Höhe eines Betrags über dem deutschen Satz zahlt), wird in Yokoy separat berechnet. Beachte jedoch, dass eine Doppelbesteuerung auftreten kann, da sowohl die Spese als auch die Tagespauschale als steuerpflichtig angesehen werden könnten.

Beispiel: Ein Mitarbeiter ist an einer Abendessen-Spese beteiligt. Wird der Spesenbetrag als Teilnehmer genommen, könnte dieser Betrag für diesen Mitarbeiter als steuerpflichtig gelten, und der steuerpflichtige Betrag wird entsprechend berechnet. Wenn der/die Mitarbeiter dann eine Änderung vornimmt, um dieses Abendessen von der Tagespauschale für diesen Tag abzuziehen, könnte dies steuerliche Auswirkungen auf die Tagespauschale haben. Die Änderung kann den steuerfreien Betrag verändern und somit den steuerpflichtigen Betrag der Tagespauschale beeinflussen. Wenn beide steuerpflichtigen Beträge (der aus der Belegausgabe und der für die Tagespauschale) addiert werden, kann grundsätzlich eine Doppelbesteuerung möglich sein.

Beispiele für die Berechnung der Steuer auf Unternehmensleistungen

Eine Firma verarbeitet drei Spesen innerhalb desselben Aggregationszeitraums und exportiert sie nacheinander. Eine Steuerregel wurde für einen Schwellenwert von 60 EUR pro Jahr festgelegt.

Der steuerpflichtige Betrag, der für jeden Teilnehmer berechnet wird, ist wie folgt:

Steuerpflichtige Beträge in Spesen einsehen

Sobald eine Spese oder Spesen, auf die steuerliche Regeln anwendbar sind, exportiert wurde(n), wird die Spese mit einer Aufschlüsselung der steuerpflichtigen Beträge für alle eigenen Firmenbeteiligten für sämtliche Regeln, die auf die Spese zutreffen, aktualisiert.

Die Aufschlüsselung ist nach Steuerregel gruppiert und listet auf:

• Anwendbare Steuerregel(n)
• Schwelle
• Aggregationszeitraum
• Gesamtsteuerpflichtiger Betrag
• Steuerpflichtiger Betrag je Teilnehmer

Für die anwendbare Steuerregel kannst Du alle Spesen einsehen, die im Rahmen der Berechnung der Steuerregel für den Zeitraum für die Teilnehmer an der Spese berücksichtigt werden, indem Du auf Teilnehmer-Spesen anzeigenklickst.

Du kannst einen erweiterbaren Abschnitt für jeden Teilnehmer an der Spese sehen, der die aktuelle Spese sowie die vorherigen Spesen auflistet, die innerhalb des für die Steuerregel definierten Aggregationszeitraums berücksichtigt wurden. Für jede Spese kannst Du eine Beschreibung der Spese, das Spesendatum, den Status der Spese, den Anteil des Teilnehmenden an der Spese und den steuerpflichtigen Betrag für diese Spese sehen.

Die Teilnehmer-Details sind nach der Reihenfolge sortiert, in der die Teilnehmer der Spese hinzugefügt wurden.

Spese mit zwei Teilnehmendenden, die den Schwellenwert der Steuerregel von 20 EUR überschreitet. Ein Teilnehmer hat bereits eine Spese eingereicht, die der Steuerregel unterliegt.

Tipp: Sie müssen eine Steuerregel in Perk einrichten, um die steuerpflichtigen Beträge von Unternehmensleistungen zu berechnen.

Erstellung eines Analyseberichts mit steuerpflichtigen Beträgen

In Mit Analytics können Sie einen Ad-hoc-Spesenbericht erstellen, der alle steuerpflichtigen Beträge pro Mitarbeiter sowie Details zur angewandten Steuerregel enthält.

Die Datenfelder, die sich speziell auf steuerpflichtige Beträge von Unternehmensleistungen beziehen und in Spesenabrechnungen aufgenommen werden können, sind:

Unter Werte (aggregiert) können Sie den Steuerpflichtigen Betrag auswählen. Der resultierende Bericht kann für die Weiterverarbeitung in Ihrem Lohnabrechnungssystem verwendet werden.

Tipp:Sie müssen Richten Sie in Perk eine Steuerregel ein, um die steuerpflichtigen Beträge für Unternehmensleistungen zu berechnen.