Um den Kontext eingereichter Spesen besser zu verstehen, ermöglicht Ihnen Perk, Spesen nach Reisen zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie die Gesamtausgaben einer Reise einsehen und alle enthaltenen Spesen mit einer einzigen Aktion genehmigen.
Abhängig von den Einstellungen Ihres Unternehmens sehen Sie möglicherweise:
- Alle Reisen, die eingereicht und von vorherigen Genehmigenden freigegeben wurden.
- Nur Reisen, die eingereicht und von vorherigen Genehmigenden freigegeben wurden, aber eine Warnung enthalten.
- Keine Spesen, wenn die Finanzprüfungsstrategie Ihres Unternehmens in den Einstellungen auf Vollautomatische Prüfung gesetzt ist.
Um einen Spesenbericht zu prüfen, müssen Sie:
- Wählen Sie ein Unternehmen und eine Ausgabenart aus.
- Prüfen Sie alle Spesenabrechnungen.
- Schließen Sie Ihre Bewertung ab.
Ein Unternehmen und den Ausgabetyp auswählen
Gehen Sie zu Finance > Prüfung > Spesen und Rechnungen. Je nach Ihrer Rolle haben Sie Zugriff auf mehrere Unternehmen. Um Reisen anzuzeigen, wählen Sie den Reiter Reisen oben rechts.
Hinweis: Wenn Sie den Reiter Reisen nicht sehen, prüfen Sie, ob Reisen für Ihr Unternehmen aktiviert sind.
Wenn keine Reisen zur Prüfung vorliegen, wird eine entsprechende Nachricht angezeigt.
Eine Reise prüfen
Bei der Überprüfung einer Reise können Sie die Reiseroute einsehen und jede einzelne Spese überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind, und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Als Finanzprüfender können Sie folgende Änderungen vornehmen:
- die Reisedaten
- Orte der Reiseroute
- Neue oder bestehende Spesen zur Reise hinzufügen
Beachten Sie jedoch, dass, wenn Sie Daten oder Orte ändern, automatisch erstellte Tagegelder oder Kilometerabrechnungen eventuell neu berechnet werden, um die neuen Daten oder Orte zu berücksichtigen.
Als Finanzprüfender können Sie je nach Spesentyp folgende Felder ändern:
| Ausgaben | Kilometergeld | Tagespauschalen |
|---|---|---|
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Sie können entweder Folgendes überprüfen:
- Klicken Sie auf jede einzelne Ausgabe, um sie separat anzugeben, und senden Sie sie anschließend zurück, falls Sie Probleme feststellen – wie bei einem Standard-Spesenbericht.
- die gesamte Reise zurücksenden, indem Sie oben rechts auf Alle zurücksenden klicken.
Der Mitarbeitende kann dann alle Spesen der Reise prüfen, ggf. Daten oder Orte anpassen und die Reise erneut einreichen. Nach der erneuten Einreichung muss die Reise erneut genehmigt werden.
Wenn Ihr Perk-Administrator Ihr Konto so konfiguriert hat, dass Steuerinformationen angezeigt werden, können Sie Steuersatz und Steuerbetrag prüfen und anpassen. Diese werden automatisch von Perk übernommen, prüfen Sie sie daher sorgfältig und korrigieren Sie gegebenenfalls.
Wenn Ihr Unternehmen eingerichtet ist, um Buchungsdaten abweichend vom aktuellen Datum zuzulassen, können Sie das Buchungsdatum einer Spese einsehen und anpassen. Das Buchungsdatum bestimmt, in welchem Zeitraum die Transaktion verbucht wird.
Schließen Sie Ihre Bewertung ab.
Nachdem Sie alle Spesen der Reise geprüft haben, können Sie alle Spesen als exportbereit markieren, indem Sie auf Prüfung abschließen (alle) klicken.
Sobald die Reiseausgaben exportbereit sind, werden sie automatisch von Finance > Prüfung > Ausgaben und Rechnungen zu Finance > Prüfung > Export verschoben.
Tipp: Wenn alle Spesen und Reisen geprüft wurden, können Sie diese in ein Drittanbietersystem exportieren. Siehe Export geprüfter Spesen, Reisen, Transaktionen und Rechnungen.