Im Bereich Finance > Prüfung > Export finden Sie verschiedene Ausgabenarten:

• Spesen: alle überprüften privat bezahlten Spesen, einschließlich Tagespauschalen und individueller Fahrtpauschalen.
• Reisen: alle überprüften Spesen, die im Rahmen einer Reise anfallen, einschließlich Fahrtpauschalen und Tagespauschalen.
• Kartentransaktionen: alle überprüften Spesen, die mit einer Firmenkarte bezahlt und mit einem entsprechenden Spesenbericht abgeglichen wurden.
• Reisekosten: alle überprüften Reisekosten, die durch Dienstleistungen eines integrierten Reiseanbieters entstanden sind.
• Rechnungen: alle genehmigten und überprüften Rechnungen.

Wenn Sie auf eine einzelne Spese klicken, werden Ihnen die Details des Spesenberichts angezeigt. Klicken Sie auf eine bestimmte Transaktion, um sowohl die Kartentransaktion als auch den Spesenbericht zu sehen, mit dem sie abgeglichen wurde. Sie können die Spesen entweder zur Prüfung zurücksenden oder auf Exportieren klicken.

Wenn Sie auf eine Reise klicken, sehen Sie alle Spesen, Tagespauschalen und Fahrtpauschalen, die in dieser Reise enthalten sind, sowie die Reiseinformationen (einschließlich benutzerdefinierter Felder, falls zutreffend) und die Reiseroute. Sie können eine PDF-Datei der Reise oder ihrer Anhänge herunterladen, die gesamte Reise und ihre Spesen zur Überprüfung zurücksenden oder einzelne oder alle Spesen der Reise exportieren.

Die Registerkarte Reisen enthält alle mit einer bestimmten Reise verbundenen Spesen mit dem Status Bereit für Export oder Exportiert. Reisespesen erscheinen auch separat auf der Registerkarte Spesen. Wenn Sie eine Reise exportieren, verschwinden auch die zugehörigen Spesen aus der Registerkarte Spesen,

Wenn Sie auf eine Rechnung klicken, können Sie das Rechnungsdokument und die Rechnungsübersicht sowie weitere wichtige Details wie Einzelposten, Rechnungshistorie, Genehmiger und mehr einsehen.

Das Format, in dem Ausgaben und Rechnungen aus Perk exportiert werden, hängt von Ihren Unternehmenseinstellungen ab. Wenn Ihr Unternehmen Perk direkt (per API) in Ihr Finanz- und Buchhaltungssystem integriert hat, löst der Export eine automatische Buchung in Ihrem System aus. Wenn Ihr Unternehmen in den Einstellungen eine bestimmte Austauschdatei eingerichtet hat, wird die entsprechende Exportdatei generiert. Sie können auch Folgendes auswählen: Automatisieren Sie den Prozess.

Einzelne Spesen manuell exportieren

Es gibt zwei Möglichkeiten, einzelne Spesen zu exportieren:

• Öffnen Sie die Spese mit einem Klick darauf, scrollen Sie zum Ende des Spesenberichts und klicken Sie auf Exportieren.

• Klicken Sie auf das Export-Symbol rechts neben der Spese in der Tabelle.

  

Mehrere Spesen manuell exportieren

Wenn Sie mehrere Spesenberichte exportieren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Spese oder klicken Sie auf das "Alle auswählen"-Kontrollkästchen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Exportieren oberhalb der Tabelle, um alle ausgewählten Spesen auf einmal zu exportieren.

Export aus Perk

Sobald Sie die Spesen ausgewählt haben, die Sie exportieren möchten, müssen Sie das früheste Buchungsdatum eingeben. Dieses Datum wird als Buchungsdatum für das Dokument in Ihrem Buchhaltungssystem verwendet.

Standardmäßig wird das aktuelle Datum vorgeschlagen, Sie können aber auch ein früheres Buchungsdatum wählen. Wenn Sie ein Datum in der Zukunft wählen, erscheint eine Fehlermeldung. Nachdem Sie das Datum bestätigt haben, wird Ihr Export erstellt.

Buchungsdaten für Ausgaben

Die Prioritätsreihenfolge zur Bestimmung des Buchungsdatums beim Export von Spesen lautet wie folgt:

1. Veröffentlichungsdatum
2. Rechnungsdatum

Das Datum, an dem Spesentransaktionen im Buchhaltungssystem erfasst werden, wird wie folgt bestimmt:

• Wenn das Buchungsdatum vor dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das früheste Buchungsdatum verwendet (und das Spesendatum entsprechend auf das Buchungsdatum aktualisiert).
• Wenn das Buchungsdatum nach dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das Buchungsdatum verwendet (und es erfolgt keine Änderung des Buchungsdatums).
• Wenn kein Buchungsdatum vorhanden ist und das Spesendatum vor dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das früheste Buchungsdatum verwendet.
• Wenn kein Buchungsdatum vorhanden ist und das Spesendatum nach dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das Spesendatum verwendet.

Buchungsdatum für Rechnungen

Die Prioritätsreihenfolge zur Bestimmung des Buchungsdatums beim Export von Rechnungen lautet wie folgt:

1. Buchungsdatum (optional)
2. Rechnungsdatum (verpflichtend)

Das Datum, an dem Rechnungstransaktionen im Buchhaltungssystem erfasst werden, wird wie folgt bestimmt:

• Wenn Buchungsdaten aktiviert sind und die Rechnung ein Buchungsdatum hat, das nach dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das Buchungsdatum der Rechnung übernommen, und es erfolgt keine Änderung beim Export.
• Wenn Buchungsdaten aktiviert sind und die Rechnung ein Buchungsdatum hat, das vor dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das früheste Buchungsdatum verwendet. Das Buchungsdatum wird aktualisiert, sobald die Rechnung erfolgreich gebucht wurde.
• Wenn kein Buchungsdatum vorhanden ist und das Rechnungsdatum vor dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das früheste Buchungsdatum verwendet.
• Wenn kein Buchungsdatum vorhanden ist und das Rechnungsdatum nach dem frühesten Buchungsdatum liegt, wird das Rechnungsdatum verwendet.

Automatisch Spesen exportieren

Alternativ zum manuellen Auswählen und Exportieren von Spesen können Sie den Prozess automatisieren, um die Informationen direkt an das Finanzsystem Ihres Unternehmens zu senden oder die Exportdatei zu erstellen.