Sie können alle von Perk gesendeten Daten auf der Registerkarte Finance > Prüfung > Export-Log (oder auch Audit > Export-Log, je nach Ihren Berechtigungen) einsehen.
Es enthält einen Bericht über alle Exportaufträge. Jeder Exportauftrag hat eine eigene ID und kann – je nach Fall – exportierte Ausgaben-, Reise-, Kartentransaktions- oder Rechnungsberichte enthalten. Die Liste zeigt eine Beschreibung des Status des Exportauftrags, das Datum und die Uhrzeit, zu denen der Export durchgeführt wurde, die Person, die den Export ausgeführt hat, sowie die Anzahl der enthaltenen Dokumente.
In der Spalte Generierte Dateien können Sie zusätzliche Dateien wie Auszahlungsdateien, Anhänge und andere Berichte anzeigen und herunterladen. Welche Dateien hier verfügbar sind, wird in Einstellungen > Konto > Unternehmen > Ausgabeeinstellungen anzeigen > Datenexport und ERP-Konfiguration festgelegt.
Wenn Ihr Unternehmen einen dateibasierten Export verwendet, um Daten zu übertragen, können Sie die erstellten Dateien herunterladen, um die Fehlerursachen zu überprüfen. So können Sie beispielsweise sehen, welche Ausgaben erfolgreich exportiert wurden. Wenn Ihr Unternehmen hingegen eine API-basierte Integration nutzt, müssen Sie Ihr Finanzsystem konsultieren, um festzustellen, ob die Berichte erfolgreich exportiert wurden.
Tipp: Sie können die in der Tabelle angezeigten Spalten ändern, indem Sie auf die drei vertikal ausgerichteten Punkte auf der rechten Seite klicken.
| Alle für Ihre Organisation konfigurierten benutzerdefinierten Felder. Mehrere benutzerdefinierte Felder werden durch ein Semikolon (;) getrennt. | Beschreibung |
|---|---|
| Ausgaben Symbol | Für jeden Exportdatensatz sehen Sie auf der linken Seite der Tabelle ein Symbol, das anzeigt, ob die exportierten Daten Spesen oder Kartentransaktionen enthalten. |
| ID | Eindeutige Datensatz-ID des Exportauftrags. Wenn Sie einen Bericht exportieren, wird diese Export-ID in den Verlauf des Berichts aufgenommen. |
| Datum | Exportzeit und Datum. |
| Exporteur | Name des Users, der den Export durchgeführt hat. |
| #Exportiert | Anzahl der Ausgaben, Kartentransaktionen oder Rechnungen, die als Teil des Exports enthalten waren, falls mehrere enthalten sind. |
| Status | Status des Exportauftrags. Er kann 'Abgeschlossen' oder noch 'In Bearbeitung' sein. |
| Generierte Dateien | Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens können Sie auf Download-Dateien (z. B. eine Spesenübersicht oder eine Buchungsdatei) Ihrer exportierten Ausgaben zugreifen. |
| Export zurücksetzen | Nur zur Verwendung durch den Perk Support. |
Warnung: Als Finance-User können Sie einen kompletten Exportauftrag nicht im Export-Log rückgängig machen. Sie können nur einzelne Spesen rückgängig machen über Finance > Suche, wenn dies in Ihren Firmeneinstellungen aktiviert ist.
Wenn Sie einen Exportauftrag rückgängig machen müssen, weil die Dokumente Fehler enthalten oder die Informationen nicht in Ihrem Zielsystem angekommen sind, wenden Sie sich an den Perk Support.
Woher weiß ich, ob meine Berichte erfolgreich exportiert wurden?
Die Spalten Status und #Exportiert zeigen an, ob der Export erfolgreich war. Der Exportstatus kann entweder In Bearbeitung oder Abgeschlossen sein. Ein Exportauftrag kann Ausgaben, Rechnungen oder Transaktionen mit dem Status Bereit für Export oder Exportiert enthalten, je nachdem, ob die Dokumente erfolgreich exportiert wurden. #Exportiert gibt die Anzahl der Dokumente an, die in den Exportauftrag aufgenommen wurden.
Sie haben zum Beispiel 4 Einzelspesen über Finance > Prüfung > Export exportiert. Wenn Sie im Export-Log nachsehen, wie weit der Export fortgeschritten ist, sehen Sie #Exportiert als 3 von 4 und den Gesamtstatus des Exportauftrags als Abgeschlossen. Das bedeutet, dass der Exportauftrag abgeschlossen ist, aber nur 3 von 4 Ausgaben in das Finanzsystem exportiert wurden. Perk konnte die restlichen Ausgaben aufgrund von Fehlern nicht exportieren.
Um den Grund dafür herauszufinden, gehen Sie zu Finance > Prüfung > Export und Sie werden sehen, dass die 3 Ausgaben, die exportiert wurden, jetzt den Status Exportiert haben und die einzige Ausgabe, die nicht exportiert wurde, den Status Bereit für Export hat und Warnungen enthält.
Hinweis: Wenn Ihr Unternehmen Ausgaben und Rechnungen über API direkt in Ihr Finanz- oder ERP-System exportiert, kann der Status des Exportauftrags als In Bearbeitung angezeigt werden, obwohl die Ausgaben und Rechnungen korrekt im System erfasst wurden. Perk markiert diese Aufträge erst dann als Abgeschlossen, wenn das Zielfinanzsystem den Empfang des Auftrags bestätigt hat.
Warnung: Es kann vorkommen, dass Ausgaben, Transaktionen und Rechnungen während des Exportvorgangs aufgrund von Übertragungsproblemen blockiert werden. Das bedeutet, dass der Exportauftrag im Export-Log als In Bearbeitung angezeigt wird, #Exportiert unvollständig ist und die einzelnen Dokumente unter Finance > Prüfung > Export ein sich drehendes Symbol aufweisen. Falls das der Fall ist, wenden Sie sich an den Perk Support, um Hilfe zu erhalten.