Sie können für Ihr Unternehmen eine Perk-Lodge-Karte bestellen, um das Reisemanagement zu vereinfachen und eine bessere Kontrolle über Reisekosten der Mitarbeitenden sicherzustellen. Sobald Sie eine Lodge-Karte erstellt haben, können Sie diese als Zahlungsmethode hinzufügen.
Warnung: Nur der Reiseausgaben-Bearbeiter, der die Lodge-Karte erstellt, kann auf die Zugangsdaten (Kartennummer, Ablaufdatum, CVV) zugreifen. Siehe Was tun, wenn Sie nicht auf die Zugangsdaten Ihrer Lodge-Karte zugreifen können.
Tipp: Wenn der Reiseausgabenprozessor fehlt, kontaktieren Sie bitte Ihre(n) Perk-Administrator(in).
Schritte zum Erstellen einer Lodge-Karte
Um eine Lodge-Karte zu erstellen, stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Daten korrekt eingegeben wurden und dass die Karte mit den entsprechenden Limits und Berechtigungen eingerichtet wird:
- Gehen Sie zu Karten > Lodge-Karten.
- Wählen Sie Ihr Unternehmen aus (falls zutreffend).
- Wählen Sie das Bankkonto aus (falls zutreffend).
Wenn das Bankkonto nicht angefragt oder verfügbar ist, können Sie keine Lodge-Karte erstellen. - Klicken Sie erneut auf Karte erstellen.
- Definieren Sie einen Kartennamen für die Lodge-Karte (maximale Länge: 32 Zeichen).
- Legen Sie ein maximales Tageslimit im Dropdown-Menü fest. Sie können dieses später bei Bedarf anpassen.
Dieses Limit entspricht dem maximalen Betrag, der pro Tag mit der Lodge-Karte ausgegeben werden kann. - Legen Sie ein maximales Monatslimit im Dropdown-Menü fest.
Dies ist der Höchstbetrag, der pro Kalendermonat mit der Lodge-Karte ausgegeben werden kann. Sie können ihn bei Bedarf später anpassen. -
Fügen Sie Ihre Mobiltelefonnummer hinzu beim Einrichten der Karte.
Einige Travel-Management-Systeme benötigen Sicherheitsabfragen oder SMS-OTP zur Authentifizierung. - Klicken Sie erneut auf Karte erstellen.
Das Erstellen der Karte kann einige Sekunden dauern. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, erscheint eine Bestätigungsnachricht. Eine Aktivierung der Karte ist nicht erforderlich – sie ist sofort nach Erstellung einsatzbereit.
Sobald Sie eine Karte erstellt haben, können Sie – sofern Sie die Karte erstellt haben – die Kartennummer, das Ablaufdatum und den CVV einsehen, Karteneinstellungen ändern und Kartentransaktionen in Perk verwalten. Siehe Verwalten Ihrer Lodge-Karte.
Sie können den Account-Admin bitten, sie als Zahlungsmethode in Ihrem Zahlungsprofil hinzuzufügen.
Was tun, wenn Sie nicht auf die Zugangsdaten Ihrer Lodge-Karte zugreifen können
Wenn die Person, die Ihre Lodge-Karte ursprünglich erstellt hat, das Unternehmen verlassen hat und Sie nicht auf die Kartendaten zugreifen können, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Wenn Ihre Organisation SSO aktiviert hat: Sie sollten eine neue Karte erstellen und die bestehende Lodge-Karte deaktivieren. Denken Sie daran, die neue Karte erneut im Zahlungsprofil zu hinterlegen.
- Exclusive(n) Reiseausgabenprozessor festlegen: Diese Person sollte ausschließlich dafür verantwortlich sein, Lodge-Karten zu verwalten. Der/die Reiseausgabenprozessor/in sollte keine zusätzlichen Rollen besitzen, außer denen, die zwingend für die Reiseintegration und die Lodge-Karte erforderlich sind.
Warnung: Diese Daten müssen sicher gespeichert werden und dürfen niemals über unsichere Kanäle wie E-Mail oder Messenger geteilt werden.