Perk rechnet Ausgabenbeträge (z. B. Belege) in Fremdwährungen in Ihre Unternehmenswährung um, um sowohl den Abgleich zu ermöglichen als auch die Mehrwertsteuer nach dem Export zurückzufordern.
Die Umrechnung der Transaktionsbeträge hängt jedoch von der Bank ab, die Ihre Firmenkarten ausstellt, und kann daher geringfügig vom Ausgabenbetrag abweichen.
Umrechnungskurse für Transaktionen
Wenn die Transaktionswährung eine Fremdwährung ist und somit von der vordefinierten Buchungswährung (d. h. Währung der Firma oder Kartenwährung des Karteninhabers) abweicht, ist eine Umrechnung in die Buchungswährung unumgänglich.
Bei der Ermittlung des Umrechnungskurses bietet die Eidgenössische Steuerverwaltung (FTA) im Wesentlichen zwei Optionen an:
- Verwendung der direkt von der Regulierungsbehörde veröffentlichten Wechselkurse
- Verwendung von marktgerechten Kursen
In einem international tätigen Unternehmen würde die erste Option bedeuten, dass Wechselkurse mehrerer Aufsichtsbehörden integriert werden müssten. Der Hauptnachteil dieser Option liegt in der Komplexität und den Inkonsistenzen der jeweiligen Datenquellen – etwa durch unregelmäßige oder verzögerte Veröffentlichungen der Wechselkurse oder dadurch, dass nicht alle Weltwährungen unterstützt werden.
Daher folgt Perk der zweiten Option und verwendet tägliche Schlusskurse zur Umrechnung des gesamten Transaktionsbetrags in Fremdwährung. Diese Wechselkurse werden algorithmisch aus mehreren verlässlichen Quellen ermittelt und kombiniert, um eine faire und konsistente Umrechnung sicherzustellen.
Tipp: Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie Fremdwährungsgebühren im Zusammenhang mit Transaktionen handhaben können, siehe: Warum sind bei einigen Transaktionen die Fremdwährungsgebühren enthalten, während sie bei anderen Transaktionen nicht enthalten ist?
Unterschiede zwischen Transaktionsbeträgen und Ausgaben-Beträgen
Perk wandelt Ausgabenbeträge (z. B. aus Belegen) in die Unternehmenswährung um. Dabei werden Marktgerechte Wechselkurse verwendet, indem die täglichen Schlusskurse herangezogen werden, die für das Unternehmen zur Umrechnung des Gesamtbetrags in Fremdwährung festgelegt sind. Diese Wechselkurse werden algorithmisch aus mehreren verlässlichen Quellen ermittelt und kombiniert, um eine faire und konsistente Umrechnung sicherzustellen.
Aufgrund von Wechselkursdifferenzen und Transaktionsgebühren kann es jedoch zu geringen Abweichungen zwischen dem von Perk umgerechneten Betrag und dem vom Kartenanbieter abgerechneten Betrag kommen. Beispiel: Der Ausgaben-Betrag beträgt 15,92 EUR, während der Transaktionsbetrag 16,02 EUR beträgt – letzterer entspricht dem in Fremdwährung gezahlten und vom Kartenanbieter umgerechneten Betrag. Die daraus resultierende Differenz (0,10 EUR) kann nicht verändert werden und ist im Export sichtbar. Sie kann gemäß der Unternehmensrichtlinie für Transaktionsgebühren und Wechselkurs-Differenzen verbucht werden.
Perk exportiert den Transaktionsbetrag in der Kartenwährung, um sicherzustellen, dass der tatsächlich gezahlte Betrag dem Gesamtbetrag entspricht, der auf den Spesenkonten verbucht wird.
Da die Daten der Kartenanbieter in der Regel keine ausreichenden Informationen zu den anwendbaren Mehrwertsteuersätzen und Mehrwertsteuer-Beträgen enthalten, bezieht Perk diese Informationen direkt aus dem Originalbeleg in Fremdwährung mittels KI-basierter Texterkennung (OCR). Um den erstattungsfähigen Mehrwertsteuer-Betrag zu ermitteln, wandelt Perk den Transaktionsbetrag aus dem Originalbeleg unter Verwendung der entsprechenden Wechselkurse um.
Buchungsstrategie für Transaktionen
Die folgende Abbildung zeigt Perks Methode zur Verarbeitung der Transaktionen, bei der die Beträge in Fremdwährung umgerechnet und schließlich im Hauptbuch verbucht werden.
Kontoadministratoren können in den Ausgabeneinstellungen unter Aktiviere Firmenkarten die Währung festlegen, in der die Beträge exportiert werden sollen. Dies ermöglicht Ihnen zu bestimmen, ob die Beträge in der Kartenwährung, Transaktionswährung, Unternehmenswährung oder originalen Ausgaben-Währung exportiert werden sollen.
Perk exportiert den Transaktionsbetrag in Kartenwährung (CHF 640,96), um sicherzustellen, dass der tatsächlich gezahlte Betrag dem auf den Spesenabrechnungen gebuchten Totalbetrag entspricht. Da die Daten des Kartenanbieters keine ausreichenden Angaben zum anwendbaren Mehrwertsteuersatz und -betrag enthalten, bezieht Perk diese Daten über die KI-basierte OCR direkt vom Originalbeleg in Fremdwährung.
Um den erstattungsfähigen Mehrwertsteuerbetrag zu ermitteln, rechnet Perk dann den Betrag der verauslagten Spesen aus der Originalquittung (EUR 581,58) um, indem es die Wechselkurse von openexchangerates.org wie oben beschrieben verwendet.
Aufgrund von Wechselkursdifferenzen und Transaktionsgebühren kann es zu geringfügigen Abweichungen (CHF 4,00) kommen, wenn die von Perk umgerechneten und berechneten Endbeträge (CHF 591,42 + CHF 45,54 = CHF 636,96) mit dem per Karte in einer Fremdwährung gezahlten und vom Kartenanbieter umgerechneten Betrag (CHF 640,96) verglichen werden.
Diese Unterschiede werden wie folgt separat verbucht:
