In Rechnungsbearbeitung sind Rechnungsbearbeiter für die Bearbeitung von Rechnungen verantwortlich. Du kannst jedoch auch Mitarbeitenden erlauben, eine Rechnung hochzuladen oder andere Aktionen an ihren eigenen Rechnungen durchzuführen, wie z. B. alle erforderlichen Informationen vor der Einreichung einzugeben, die Rechnung an einen anderen Benutzer weiterzuleiten usw.

Sie können festlegen, welche Aufgaben Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Rechnungen ausführen dürfen. Standardmäßig erlaubt Perk Mitarbeitern folgende Aktionen:

• Rechnungen hochladen
• Rechnungen bearbeiten, löschen, ablehnen oder zurückziehen
• Rechnungen an andere Benutzer weiterleiten
• Alle Details der Rechnung, einschließlich Lieferant, Einzelposten, Bestellung usw., kodieren

Du kannst diese Berechtigungen jedoch in den Rechnungseinstellungen (Admin > Rechnungseinstellungen > Allgemeine Einstellungen) entfernen.

Verhindere, dass Mitarbeiter Rechnungen hochladen

Du kannst verhindern, dass Mitarbeiter (d. h. Benutzer, die keine Rolle als Rechnungsbearbeiter haben) Rechnungen über die Schaltfläche Rechnung-Hochladen im linken Navigationsmenü hochladen.

Um diese Funktion zu aktivieren, gehe zu Admin > Rechnungseinstellungen und wähle in den allgemeinen Einstellungen die Option Submitter am Hochladen von Rechnungen hindern aus.

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird die Schaltfläche zum Hochladen von Rechnungen unter „Ausgaben > Meine Aufgaben“ entfernt.

Verhindere, dass Mitarbeiter eine Rechnung bearbeiten, löschen, ablehnen oder zurückziehen

Perk ermöglicht es Submittern, ihre eigenen Rechnungen hochzuladen und Aktionen auszuführen, ohne die Rolle des Rechnungsbearbeiters zu haben. Du kannst jedoch verhindern, dass Submitter Rechnungen bearbeiten, löschen, zurückziehen oder ablehnen, falls erforderlich. Dieses Kontrollkästchen wird in der Regel in Kombination mit der Option Submitter am Hochladen von Rechnungen hindern, verwendet.

Hinweis: Diese Funktion gilt nicht für Benutzer, die als Finance- und Rechnungsbearbeiter angemeldet sind. Diese können Rechnungen jederzeit bearbeiten.

Wenn Du unter Admin > Rechnungseinstellungen > Allgemeine Einstellungen die Option Submittern ist es nicht gestattet, Rechnungen zu bearbeiten, einzureichen, zu löschen oder zurückzuziehen auswählst, können Submitter Rechnungen nur im schreibgeschützten Modus anzeigen. 

Die Mitarbeiter können die Rechnung nur lesend einsehen. Alle Felder sind ausgegraut und können nicht bearbeitet werden.

Vorsicht: Wenn Du dieses Kontrollkästchen aktivierst, wird den Submittern die Schaltfläche Weiterleiten nicht angezeigt, um Rechnungen im Status Neu, Entwurf und Zur Korrektur an andere Benutzer zu senden. Dadurch wird eine strengere Kontrolle und Berechtigung für den Zugriff auf die Weiterleitung von Rechnungen ermöglicht.

Erlaube Mitarbeitern, Beschreibung, Kategorie und Kostenobjekt zu kodieren

Perk erlaubt Mitarbeitern standardmäßig, Rechnungen hochzuladen, zu bearbeiten, zurückzuziehen und abzulehnen. Das bedeutet, dass sie alle auf der Rechnung erscheinenden Informationen kodieren können, wie z. B. Lieferant, Zahlungsbedingungen, Beträge und Mengen.

Möglicherweise möchtest Du jedoch die Informationen einschränken, die Mitarbeiter eingeben können. Beispielsweise erhält eine Firma alle Rechnungen zentral an eine bestimmte E-Mail-Adresse. Das Finance-Team (oder der Rechnungsbearbeiter) verfügt nicht über alle erforderlichen Informationen, um die Rechnung zu kodieren, und leitet das Dokument daher an eine andere Person weiter. Du möchtest jedoch nicht, dass diese Person etwas anderes als diese drei Felder bearbeitet, die für die Buchung in der Buchhaltung und den Workflow von entscheidender Bedeutung sind. Mit Perk kannst Du die Bearbeitung auf die Felder Beschreibung, Kategorie und Kostenobjekt beschränken.

Vorsicht: Wenn Du die Option Submittern ist es nicht gestattet, Rechnungen zu bearbeiten, einzureichen, zu löschen oder zurückzuziehen aktiviert hast, wird diese Option ignoriert.

Um die Felder einzuschränken, die Submitter bearbeiten können, gehe zu Admin > Rechnungseinstellungen und aktiviere das Kontrollkästchen Erlaube den Submittern, nur Rechnungskategorien, Kostenobjekte und Beschreibungen zu kodieren.

Wenn ein Submitter eine Rechnung mit dieser aktivierten Option öffnet, sind alle Felder außer Rechnungs-Kategorie, Kostenobjekt und Beschreibung ausgegraut.

Rechnungen dürfen nur im Status Neu, Entwurf oder Zur Korrektur bearbeitet werden

Du kannst verhindern, dass Mitarbeiter Änderungen an Rechnungsdaten vornehmen, nachdem diese zur Genehmigung oder Überprüfung durch Finanzprüfer eingereicht wurden, da dies Auswirkungen auf die in ein Drittsystem exportierten Daten haben kann. Beispielsweise kann es sein, dass Deine Integration die Rechnungsdaten bereits beim Einreichen an das andere System sendet, anstatt erst nach der Genehmigung und/oder Überprüfung.

Mit der Einstellung Rechnungen dürfen nur im Status Neu, Entwurf oder Zur Korrektur bearbeitet werden verhinderst Du, dass alle Benutzer (d. h. Mitarbeitende, Rechnungsbearbeiter und Finanzprüfer) Rechnungsdaten bearbeiten können, sofern die Rechnung nicht einen der folgenden Status hat:

• Neu
• Entwurf
• Überarbeitung erforderlich

Wenn sie eine eingereichte Rechnung ansehen, sind alle Felder ausgegraut und können nicht bearbeitet werden, es sei denn, die Rechnung wird zurückgesendet (Status Zur Korrektur) oder der Mitarbeitende ruft die Rechnung zurück – sofern dies erlaubt ist.

Diese Einstellung überschreibt die Einstellung Manager dürfen Rechnungen nicht bearbeiten.