Perk ist in Spanien vollständig zertifiziert gemäß den Anforderungen der spanischen Steuerbehörde (AEAT), wie sie in BOE-A-2007-7866 Verordnung EHA 962/2007 für die Zulassung von Software für die zertifizierte Digitalisierung von Rechnungen vorgeschlagen wurden.

Diese Zertifizierung erfordert, dass alle Ausgaben, die über die Mobile-App erfasst und hochgeladen werden, folgende Anforderungen erfüllen:

• In PDF konvertiert
• Digital signiert
• Ein Hash des signierten PDFs wird zusammen mit dem Ausgaben-Datensatz gespeichert

Für jeden Export wird eine spezifische XML-Datei generiert.

Standardmäßig sind diese Anforderungen für alle spanischen juristischen Personen aktiviert. Da jedoch die Umsatzsteuer-ID des Händlers und die Rechnungsnummer in die XML-Datei exportiert werden müssen und nicht als Standardfelder im Spesenformular vorhanden sind, müssen Sie zwei benutzerdefinierte Felder einrichten.

So funktioniert’s

Die Mitarbeitenden fotografieren den Beleg mit dem Kamerasucher in der Perk-App.

Hinweis: Rechtlich gesehen werden nur Fotos, die über die Perk-App erstellt wurden, als physische Belege anerkannt. Es liegt in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass keine Belege aus der Galerie hochgeladen werden.

Sobald der Beleg hochgeladen wurde, erkennt Perk alle Pflichtfelder aus dem Foto: Händlername, Umsatzsteuer-Nummer, Steuerbasis, Umsatzsteuersatz, steuerpflichtige Gebühr, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Wenn Perk nicht alle Pflichtfelder erkennt, werden die Mitarbeitenden aufgefordert, diese manuell einzugeben.

Nach dem Absenden der Spese wandelt Perk das Bild in eine PDF-Datei um. Die PDF-Datei wird anschließend mit Pflicht-Metadaten angereichert, wie z. B. Erstellungsdatum, Name und Version der Anwendung, über die sie erfasst wurde, sowie dem zugewiesenen Genehmigungsschlüssel. Diese Metadaten werden im XMP-Format in der PDF-Datei eingebettet und können zur Überprüfung über die Dokumenteigenschaften in Adobe Acrobat Reader abgerufen werden.

Die PDF-Datei wird anschließend digital signiert, um sicherzustellen, dass sie nicht verändert werden kann, ohne die Signatur zu brechen. Der digitale Hash wird zusammen mit dem Ausgaben-Datensatz gespeichert. Sobald die Spese genehmigt und überprüft wurde, erfolgt der Export auf dem üblichen Weg. Beim Export der Spese erzeugt Perk die entsprechende XML-Datei. Diese XML-Datei enthält eine spezifische Referenz zum zugehörigen Ausgabendokument. Zusätzlich aktualisiert Perk das Ausgabendokument, um eine Referenz auf die exportierte XML-Datei aufzunehmen.

Die generierte XML-Datei kann von Mitarbeitenden mit den Rollen Finanzprüfer oder Auditor heruntergeladen werden (Finanzen > Prüfen > Export-Log oder Finanzen > Audit > Audit-Log). Ein Link zur Datei erscheint in der Spalte XML herunterladen:

Perk für AEAT-Anforderungen einrichten

Perk AI erfasst die CIF (Firmenidentifikationsnummer) und die Rechnungsnummer für spanische Belege. Dies erfordert jedoch zusätzliche benutzerdefinierte Felder im Spesenformular, um sicherzustellen, dass, falls Perk AI diese nicht korrekt identifiziert, die Mitarbeitenden oder Finanzprüfer die notwendigen Änderungen vornehmen können. Wenn Sie diese Einrichtung benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Perk Account Manager.

Hinweis: Die benutzerdefinierten Felder sind nicht verpflichtend, sollten aber immer ausgefüllt werden, um vollständige Compliance sicherzustellen.