Das Two-Way-Matching (2-Way) ist der Prozess, bei dem eine Rechnung mit einer oder mehreren Bestellungen in Perk verknüpft wird. Diese Beziehung kann anschließend exportiert und im Finanz- bzw. ERP-System nachverfolgt werden.

Sie führen das Two-Way-Matching durch, indem Sie Perk erlauben, Bestellungen automatisch Rechnungen zuzuordnen – basierend auf den in der Rechnung verfügbaren Informationen – oder indem Sie Bestellungen manuell auf der Rechnungsseite auswählen.

Achtung: Um den Zwei-Wege-Abgleich zu verwenden, müssen Bestellungen für Ihr Unternehmen aktiviert sein und die Bestelldaten bereits in Perk verfügbar sein.

In Perk können Sie:

• Ordnen Sie eine Rechnung einer Bestellung zu.
• Eine Rechnung mehreren Bestellungen zuordnen

Bei mehreren Bestellungen enthält die Rechnung üblicherweise mehrere Positionen. Jede Position muss einer Bestellposition zugeordnet werden.

Wenn möglich, erkennt Perk den Lieferanten und die entsprechende(n) Bestellung(en) auf der Rechnung. Zum Beispiel, wenn sowohl der Lieferant als auch eine Bestellnummer auf der Rechnung erkannt wurden.

Wenn die Bestellnummer(n) entweder automatisch oder manuell im Kopf der Rechnung ausgewählt werden, ändert sich der Positionsbereich und es werden zwei zusätzliche Spalten angezeigt:

• Bestellnummer
• Matchingstatus

Spalte für Bestellnummern

Die Spalte „Bestellnummer“ enthält eine Liste der zugeordneten Bestellnummern (entweder automatisch von Perk vorgeschlagen oder manuell ausgewählt).

Wenn Sie in der Spalte „Bestellnummer“ auf die Bestellnummer klicken, werden im Fenster „Rechnungsabgleich“ alle Bestellpositionen in einer Tabelle angezeigt.

Die Tabelle enthält folgende Spalten:

• Status: Status der Bestellposition.
• Beschreibung: Beschreibung der Bestellposition.
• PO: Bestellnummer, die dem Artikel zugeordnet ist.
• Artikel Nr.: Eindeutige Kennung der vom Unternehmen bestellten Artikel.

Das Fenster kann bei Bedarf auch weitere Spalten in der Bestellung enthalten.

Bestellpositionen werden aufsteigend nach Bestellnummer und anschließend nach Position sortiert. Enthalten Bestellnummer oder Position nicht-numerische Werte, erfolgt die Sortierung alphabetisch aufsteigend.

Tipp: Nicht alle angezeigten Spalten sind erforderlich. Sie können die angezeigten Spalten anpassen, indem Sie oben rechts im Fenster auf das Spaltensymbol (…) klicken.

Da nicht bestellbezogene Rechnungspositionen nicht Teil einer Bestellung sind, werden sie nicht automatisch einer Kategorie (z. B. dem GL account) oder einem Kostenobjekt zugeordnet. Rechnungsbearbeiter müssen festlegen, wie diese Positionen im Buchhaltungssystem verbucht werden.

Spalte „Matchingstatus“

Sobald eine Rechnungsposition mit einer Bestellposition abgeglichen wurde (manuell oder automatisch), berechnet Perk den Status der Bestellposition.

Die Abbildung zeigt, wie zwei Bestellpositionen abgeglichen wurden und sich die Status entsprechend geändert haben.

Darüber hinaus kann man auch sehen, dass Perk im Wesentlichen zwei Dinge berechnet hat:

• Abgeglichene Beträge zur Bestellung: Wie viel der Rechnungsposition wurde einer Bestellung zugeordnet?
• Abgeglichene Menge zur Bestellung: wie viele Einheiten einer bestimmten Bestellung zugeordnet wurden

Wenn Sie eine Rechnungsaktion wie Speichern oder Einreichen ausführen, werden die Status und die abgeglichenen Beträge entsprechend auf der Bestellseite aktualisiert.

Automatische Zuordnung von Bestellpositionen zu Rechnungspositionen

Perk kann Rechnungen automatisch mit Bestellungen abgleichen, sodass Sie Rechnungen und Bestellungen nicht manuell zuordnen müssen.

Durch die automatische Zwei-Wege-Zuordnung erkennt Perk Informationen in der Rechnung, die zur Identifizierung von Bestellungen beitragen, und verwendet diese Informationen, um automatisch einen Bestellposten mit dem Rechnungsposten zu verknüpfen.

Hinweis: Admins müssen das automatische Two-Way-Matching unter Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Rechnungseinstellungen aktivieren. Stellen Sie sicher, dass Bestellungen aktivieren eingeschaltet ist und wählen Sie die Option Automatischen Abgleich aktivieren.

Bestellpositionen werden automatisch mit Rechnungspositionen abgeglichen, wenn die Rechnung zum ersten Mal hochgeladen wird.

Es gibt zwei Möglichkeiten, den automatischen Abgleich manuell auszulösen:

• durch manuelles Hinzufügen oder Entfernen einer Bestellnummer im Header-Feld Bestellnummer, oder
• durch Verwendung der Option „Automatische Zuordnung auslösen“ im Bereich „Positionen“. Benutzer können eine, mehrere oder alle Positionen auswählen und die automatische Zuordnung auslösen. Alternativ kann die automatische Zuordnung auch ausgelöst werden, wenn ein Benutzer eine Bestellnummer im Feld „Bestellnummer“ im Kopfbereich hinzufügt.

Kann Perk die Bestellnummer nicht in der Rechnung erkennen, hängt das Verhalten des automatischen Abgleichs von den Lieferanteneinstellungen ab:

• Ist der Lieferant als Bestelllieferant gekennzeichnet und die Option Automatischen Abgleich auslösen, wenn keine Bestellnummer gefunden wird ist aktiviert, versucht Perk, die Rechnungspositionen automatisch den Bestellpositionen zuzuordnen.
• wenn der Lieferant als PO-Lieferant Und Automatische Zuordnung auslösen, falls die Bestellnummer nicht gefunden wird Ist nicht aktiviertSie müssen die Rechnung manuell mit der Bestellung abgleichen.
• wenn der Lieferant ist nicht markiert Als Lieferant einer Bestellung muss die Rechnung manuell mit der Bestellung abgeglichen werden.

Hinweis: In manchen Fällen findet Perk keine passenden Positionen, wenn die von Ihrem Perk-Administrator festgelegten Abgleichtoleranzen überschritten werden. In diesen Fällen müssen Sie die Rechnung manuell mit der Bestellung abgleichen.

Um die Daten der Bestellposition mit den Rechnungspositionen abzugleichen, sucht die KI von Perk nach folgenden Attributen:

• Lieferant
• Bestellnummer
• Währung
• Beschreibung
• Menge
• Amount
• Preis des Artikels

Manuelle Zuordnung von Bestellpositionen zu einer Rechnung

Um eine Bestellung manuell mit einer Rechnung abzugleichen, öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie die Bestellung(en) im Feld Bestellnummer im Rechnungsheader aus.

Das Fenster „Rechnungsabgleich“ hilft Benutzern, Rechnungspositionen mit Bestellpositionen zu verknüpfen. Um eine Rechnungsposition einer Bestellung zuzuordnen, klicken Sie auf Bestellung auswählen und wählen Sie die entsprechende Bestellnummer aus.

Im Fenster „Rechnungsabgleich“ können Sie:

• Zuordnen: Ordnen Sie die Rechnungsposition der entsprechenden Bestellposition zu, indem Sie auf Zuordnen klicken.
• Als nicht zu einer Bestellung gehörend kennzeichnen: Markieren Sie den Rechnungsposten als nicht Teil einer Bestellung. In diesem Fall erkennt Perk, dass dieser Posten keiner bestimmten Bestellung zugeordnet ist.
  Beispielsweise können Positionen enthalten sein, die in der ursprünglichen Bestellung nicht enthalten waren, wie etwa Lieferkosten/Frachtkosten.

Sobald eine Rechnungsposition einer Bestellung zugeordnet wurde, können Sie einige Informationen möglicherweise nicht mehr bearbeiten.

Tipp: Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol rechts neben der Schaltfläche Abgleichen im Fenster „Rechnungsabgleich“, um weitere Bestellpositionen anzuzeigen.

Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie den Abgleich entfernen. Klicken Sie dazu auf das X-Symbol in der Spalte Bestellposition. Alternativ können Sie auf die Bestellnummer klicken und Abgleich aufheben auswählen.

Sie können Rechnungspositionen auch gesammelt mit Bestellpositionen abgleichen. Beispielsweise können mehrere Rechnungspositionen derselben Bestellposition zugeordnet werden.
Wählen Sie dazu mehrere Rechnungspositionen mithilfe der Kontrollkästchen aus und klicken Sie auf Bestellung abgleichen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Bestellposition auswählen können, die den ausgewählten Rechnungspositionen zugeordnet werden soll. Klicken Sie anschließend auf Bestellung abgleichen, um Ihre Aktion zu bestätigen.

Mögliche Szenarien für den Zwei-Wege-Abgleich

Im Feld „Bestellposition“ wird die übereinstimmende Bestellnummer angezeigt. Je nach Erfolg der Übereinstimmung geschieht Folgendes: Es können übereinstimmende Statusmeldungen erscheinen:

• Abgeglichen: Die Rechnungsposition wurde vollständig der Bestellposition zugeordnet. Es bestehen keine Betragsabweichungen.
• Überzahlt: Die Rechnungsposition wurde mit dem Bestellposten abgeglichen. Es bestehen Betragsdifferenzen.

Hinweis: Beim Zwei-Wege-Abgleich werden Mengenabweichungen nicht berücksichtigt. Es werden ausschließlich Beträge geprüft. Mengenabweichungen werden erst beim Drei-Wege-Abgleich berücksichtigt.

Bestellpositionen mit gelöschtem oder gesperrtem Status

Wenn eine Bestellposition den Status „Gelöscht“ oder „Sperrt“ hat, kann ihr dennoch eine Rechnungsposition zugeordnet werden. Es wird eine Benachrichtigung angezeigt, die darauf hinweist, dass die Bestellposition gesperrt oder gelöscht ist.

Je nach Kundenwunsch können Sie den Workflow so einschränken, dass Benutzer solche Rechnungen nicht über einen bestimmten Status hinaus bearbeiten können. Beispielsweise sollten Rechnungen mit gesperrten Bestellpositionen nicht über den Status „Neu/Entwurf“ hinausgehen, oder Rechnungen mit gesperrten Bestellpositionen sollten nicht über den Status „Genehmigung“ hinausgehen usw.