vom Übersicht der Ausgabenberichterstattung Sie können benutzerdefinierte Downloadberichte mit Ausgabenanalysen erstellen, die eine Aufschlüsselung der Ausgaben nach Land oder Einreicher, Transaktionsdaten und Rechnungsdaten nach Lieferant, Lieferantenland und mehr enthalten. Sie können den Berichtsgenerator verwenden, um einen benutzerdefinierten Downloadbericht von Grund auf neu zu erstellen oder Verwenden Sie eine vorhandene Vorlage, um Daten zu extrahieren.

Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Downloadbericht

Um einen Bericht zu generieren, musst Du:

1. Berichtstyp festlegen
2. Legen Sie den Berichtszeitraum fest
3. Den Berichtsumfang definieren
4. die Berichtsstruktur festlegen
5. die Ergebnisse anzeigen

Berichtstyp festlegen

Sie können Berichte für Spesen, Transaktionen oder Rechnungen erstellen. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Typ wählen die Art der Daten aus, die in den Bericht aufgenommen werden sollen, und bestimmen Sie anschließend die Firma, für die Sie den Bericht erstellen möchten.

Legen Sie den Berichtszeitraum fest

Sie können den Umfang des Berichts nach Datum begrenzen, indem Sie im Abschnitt Auswahl der Zeitspanne ein bestimmtes Start- und Enddatum für die Berichterstellung angeben.

Da es einige Zeit dauern kann, bis eine Spese oder Rechnung die verschiedenen Stufen des Genehmigungsprozesses durchläuft und an den Mitarbeiter ausgezahlt wird, kann das Einreichungsdatum vom Genehmigungs-, Prüf- und Zahlungsdatum abweichen. Außerdem kann das Importdatum der in Perk erfassten Kartentransaktionen leicht von den Daten der Kartentransaktionen abweichen. Daher sollten Sie den Datumsbereich in diesem Abschnitt um einige Tage erweitern.

Für Spesen und Rechnungen können Sie im Datumsfeld auswählen, welche Art von Datum Sie für die Auswahl verwenden möchten. Geben Sie den Zeitraum in den Feldern Von / Bis an. Sie können das Datum entweder mithilfe des Kalenders auswählen oder im Standardformat Ihres Profils eingeben.

Den Berichtsumfang definieren

Sie können den Umfang der im Bericht enthaltenen Ausgabendaten im Abschnitt Anwendung von Filterkriterien anpassen. Je nachdem, ob es sich um Ausgaben-, Rechnungs- oder Transaktionsdaten handelt, variieren die Filterkriterien.

Spesen- und Rechnungskriterien:

• Mitarbeiter:in: Schränken Sie den Bericht auf einzelne Mitarbeiter ein oder schließen Sie alle Mitarbeiter ein. Standardmäßig werden alle Mitarbeiter angezeigt.
• Zuvor genehmigt durch: Wählen Sie einzelne Genehmigende oder alle Genehmigenden. Standardmäßig werden alle aktuellen Genehmigenden angezeigt.
• Kostenobjekte: Zeigen Sie ein einzelnes Kostenobjekt oder alle Kostenobjekte an. Standardmäßig werden alle Kostenobjekte angezeigt.
• Status: Wählen Sie einen einzelnen, mehrere oder alle Status aus. Standardmäßig sind die Status „Zur Korrektur“, „In Genehmigung“, „In Prüfung“, „Bereit für Export“, „Abgelehnt“, „Exportiert“, „Bereit für Export (Firmenkartenaufwand)“ und „Exportiert (Firmenkartenaufwand)“ ausgewählt.
• Aktueller Genehmiger: Wenn die Genehmigungsrechte vorübergehend an einen anderen Benutzer delegiert wurden, können Sie den aktuellen Genehmigenden auswählen.

Transaktionskriterien:

• Spesen-Status: Wählen Sie einzelne Spesen-Status aus oder lassen Sie alle Status anzeigen.
• Ausgabenstatus: Wählen Sie einzelne Ausgabenstatus aus oder lassen Sie sich alle Status anzeigen.

Hinweis: Dieser Abschnitt ist optional. Wenn Sie keine Auswahlkriterien angeben, verwendet Perk beim Erstellen des Berichts automatisch die Standardeinstellungen.

Berichtsstruktur festlegen

Dies bestimmt die Konfiguration Ihres Ausgabereports. Sie können auswählen:

• Diagrammtyp: zur Visualisierung der Informationen. Es kann entweder ein Balkendiagramm oder ein Säulendiagramm sein.
• Berichtswährung: die Währung, die zur Anzeige der Beträge verwendet wird.
• Berichtssprache: die Sprache, in der Überschriften und Warnmeldungen angezeigt werden.

Sie können die Datenfelder, die Sie in Ihrem Bericht einbeziehen möchten, auswählen, indem Sie sie per Drag & Drop entweder in das Feld Zeilen oder Spalten ziehen. Die Datenfelder, die Sie in die Felder Zeilen und Spalten ziehen, beeinflussen, wie die Informationen sowohl im Diagramm als auch später im Bericht angezeigt werden. Sie können die Anzeige der Informationen vor dem Herunterladen des Berichts in der Rubrik Ergebnisse überprüfen.

Verfügbare Datenfelder nach Typ:

Tipp: Wenn Sie Datenfelder abwählen oder deren Reihenfolge innerhalb des Feldes Zeilen oder Spalten ändern möchten, ziehen Sie einfach das entsprechende Datenfeld per Drag & Drop. Um alle Datenfelder auf einmal in das Feld Zeilen einzufügen, klicken Sie auf (alle), das Sie neben der Beschriftung Zeilen finden.

Im Dropdown-Menü Werte (aggregiert) können Sie festlegen, welche Ausgabenwerte angezeigt werden sollen, wobei mehrere Werte ausgewählt werden können. Folgende Werte können angezeigt werden:

• Ausgaben: Gesamtbetrag oder Steuerbetrag in Berichtswährung, Einkommenssteuer und steuerpflichtige Beträge
• Tagespauschalen: Referenzbetrag, Basisbetrag, Basissatz, Zuschläge, Abzüge, Referenzsatz für Zuschläge, Referenzsatz für Abzüge, Referenzsatz für Basisbetrag und Referenzsatz für Basissatz
• Kilometerstand: Zurückgelegte Strecke
• Transaktionen: Betrag in Berichtswährung
• Rechnungen: Gesamtbetrag oder Steuerbetrag in Berichtswährung

Sobald Sie alle anzuzeigenden Werte ausgewählt haben, klicken Sie auf Bericht erstellen.

Du kannst Speichern Sie die Berichtskonfiguration als Vorlage, indem Sie auf die Schaltfläche Als neue Vorlage speichern klicken.

Ergebnisse anzeigen

Der Bereich Ergebnisse zeigt ein Diagramm an, das die Informationen entsprechend Ihren Einstellungen visualisiert. Um detaillierte Informationen zu den aggregierten Werten anzuzeigen, fahren Sie mit der Maus über das Diagramm. Sie können nachfolgende Datenzeilen anzeigen, indem Sie auf den Pfeil nach unten unterhalb des Diagramms klicken.

Um den vollständigen Bericht herunterzuladen, klicken Sie auf das Download-Symbol oder den Link report.xlsx. Eine Excel-Datei wird automatisch erstellt und in Ihren Downloads gespeichert.

In der Excel-Datei werden die Informationen wie konfiguriert exportiert. Sie können Pivot-Tabellen verwenden, um die Spesendaten zu analysieren und die Anzeige der Ergebnisse nach Bedarf anzupassen.