Unter Analysieren > Ausgabenbericht können Sie einen benutzerdefinierten Downloadbericht mit Ausgabenanalysen erstellen und eine Aufschlüsselung der Ausgaben nach Land, Einreicher und mehr erhalten. Erstellen Sie einen Bericht von Grund auf oder Verwenden Sie eine vorhandene Vorlage, um Daten zu extrahieren.

Sie können benutzerdefinierte Berichte erstellen, um bestimmte Ausgaben-Szenarien zu analysieren:

• Anwendungsfall 1: Ausgaben nach Land analysieren
• Anwendungsfall 2: Umfassenden Bericht erstellen

Anwendungsfall 1: Ausgaben nach Land analysieren

Mit Perk Analytics können Sie die aggregierten Ausgabenwerte nach Land über einen bestimmten Zeitraum einfach darstellen.

Um dies zu tun:

1. Wählen Sie im Abschnitt „Datumsbereich auswählen“ den gewünschten Datumsbereich aus. In diesem Beispiel möchten Sie alle Ausgaben extrahieren, die zwischen dem 1. August 2022 und dem 20. September 2023 eingereicht wurden.
2. Unter Anwendung von Filterkriterien verfeinern Sie Ihre Daten durch die Anwendung verschiedener Filterkriterien. Hier möchten Sie alle Mitarbeiter und Kostenobjekte anzeigen. Die Standardstatus bleiben ausgewählt.
3. Definition der Berichtsstruktur: Um die Unternehmensausgaben nach Land zu visualisieren, wählen Sie den Diagrammtyp Säulendiagramm. Die Berichtswährung ist CHF, die Ausgaben-Sprache Englisch.
4. Nun wählen Sie die benötigten Datenfelder für die Analyse aus, um die Ausgaben nach Land zu analysieren, wählen Sie das Datenfeld Land und ziehen es in das Spalten-Feld. Für eine detailliertere Analyse ziehen Sie Mitarbeitername und Kostenobjekt - Name in das Zeilen-Feld.
5. Im Dropdown-Menü Werte (aggregiert) wählen Sie Gesamtbetrag (Berichtswährung), um alle Spesenberichte einschließlich Steuern anzuzeigen.
6. Klicken Sie nun auf Bericht generieren, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.

Im Bereich Ergebnisse können Sie nun die aggregierten Ausgaben-Werte sehen, auf die beiden Länder Schweiz und Deutschland verteilt. Zusätzlich werden separate Abschnitte für jeden Mitarbeitenden und jede Kostenstelle erstellt, um diese nach Ländern zu vergleichen.

Klicken Sie auf das Download-Symbol im Bereich Ergebnisse, und eine Excel-Tabelle wird automatisch erstellt und in Ihren Downloads gespeichert.

In der Tabelle sind die Informationen entsprechend Ihrer vorherigen Auswahl in Zeilen und Spalten angeordnet. In den beiden Spalten Land finden Sie die aggregierten Werte der Spesenberichte, sortiert nach Mitarbeitername und Kostenstellen-Name. Sie können diese Informationen in eine Pivot-Tabelle umwandeln, um sie leichter weiterzuverarbeiten.

Anwendungsfall 2: Umfassenden Bericht erstellen

Sie möchten möglicherweise einen umfassenden Bericht erstellen, der Ihnen einen Überblick über alle erfassten Ausgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums gibt, als Grundlage für weitere Berichterstattung.

Um dies zu tun:

1. Auswahl der Zeitspanne: Wählen Sie alle Ausgaben aus, die zwischen dem 1. August 2022 und dem 20. September 2023 eingereicht wurden.
2. Unter Anwendung von Filterkriterien können Sie Ihre Daten durch Anwenden verschiedener Filterkriterien verfeinern. Hier wählen Sie alle Kostenobjekte und Mitarbeiter aus. Die Standardstatus können beibehalten werden.
3. Definition der Berichtsstruktur: Hier ist der Diagramm-Typ nicht entscheidend, da das Hauptziel darin besteht, einen umfassenden Bericht zu erstellen, der idealerweise in Tabellenform angezeigt wird.
4. Wählen Sie die benötigten Datenfelder als Grundlage für die Analyse aus. In diesem Beispiel sind diese Datenfelder relevant, daher ziehen Sie sie in das Feld Zeilen:
   • Mitarbeitername
   • Rechnungsdatum
   • Kostenbezirk
   • Zahlungsmethode
   • Kostenobjekt-Name
   • Kategorie - Name
   • Genehmiger - Namen
   • Endgültiges Genehmigungsdatum
   • Prüfungsdatum
   • Gesamtbetrag (Belegwährung)​
5. Da Ihr Ziel darin besteht, eine Liste relevanter Rohdaten zu erstellen, ohne diese zu analysieren, bleibt das Feld Spalten leer.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Werte (aggregiert)“ die Option „Gesamtbetrag (Berichtswährung)“, da Sie in diesem Beispiel die Ausgabensteuerbeträge nicht benötigen.
7. Klicken Sie auf Bericht generieren, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.

Um die Informationen anzuzeigen, klicken Sie im Abschnitt „Ergebnisse“ auf die Schaltfläche „Herunterladen“. Eine Excel-Tabelle wird automatisch erstellt und in Ihrem Download-Ordner gespeichert. In der Tabelle sind alle relevanten Informationen entsprechend Ihrer Auswahl aufgelistet.