Ein Reisekostenabrechnungsbogen dient als Sammelbecken für Ausgaben, die verschiedene Kostenarten einer Geschäftsreise umfassen können (z. B. Unterkunft, Transport, Tagegelder, Kilometergeld). Dies bietet sowohl für die Einreicher als auch für die Vorgesetzten große Vorteile.
Indem alle während einer Reise angefallenen Ausgaben in einem einzigen Reisekostenabrechnungsbericht zusammengefasst werden:
- Sie behalten stets einen klaren Überblick über alle Ausgaben für ihre Reise.
- Manager können alle während einer Geschäftsreise angefallenen Ausgaben auf einmal überprüfen, was den Genehmigungsaufwand reduziert und Zeit spart.
Achtung:Die Möglichkeiten zur Erstellung von Reisekostenabrechnungen variieren je nach Land, in dem sich Ihr Büro befindet, und der spezifischen Konfiguration Ihres Unternehmens.
Bestimmte Einstellungen, die im Folgenden beschrieben werden, können in Ihrer Unternehmenskonfiguration abweichen oder nicht verfügbar sein. Dieser Artikel beschreibt die gängigste Konfiguration von Reisen.
So erstellen Sie einen neuen Reisekostenabrechnungsbericht:
- Reise erstellen.
- Wählen Sie die Reiseart aus.
- Geben Sie den Reiseplan ein.
- Geben Sie die Reisedetails ein und generieren Sie gegebenenfalls Tagessätze.
- Zusammenfassung der Reise ansehen.
- Passen Sie gegebenenfalls die Kilometerpauschale und/oder die Tagespauschale an.
- Ausgaben hinzufügen.
- Den Reisebericht abschließen.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Tagespauschalen und/oder Kilometergeld geltend machen können, kann Perk diese Kosten automatisch berechnen, indem Sie die aktiven Zwischenstopps auswählen (um den anwendbaren Tagessatz zu ermitteln), die Kilometerberechnung aktivieren und/oder die Tagespauschalen generieren lassen. Anschließend können Sie Sie können alle von Perk automatisch generierten Kilometerpauschalen und Tagessätze bearbeiten. Sortieren Sie die Ausgaben nach Gruppen, wobei alle Tagessätze oder Kilometergelder zusammen angezeigt werden.
Perk wählt standardmäßig die Kilometerpauschale und die Tagessätze, die den Reiseinformationen (Orte, Daten und Uhrzeiten, die in der Reise eingegeben wurden) entsprechen.
Achtung:Sie sollten die Tages- und Kilometerpauschalen vor der Einreichung immer überprüfen.
Wenn Sie bereits eine Reise erstellt haben, können Sie Verwenden Sie es als Vorlage, um eine neue Reise zu erstellen.
Reise erstellen
In Perk erstellen Sie eine neue Reise unter Ausgaben > Meine Aufgaben, indem Sie die Registerkarte Reiseausgaben auswählen und oben rechts auf Reise erstellen klicken.
In der Perk-Mobil-App gehen Sie zum Tab „Ausgeben“ und tippen Sie auf das Symbol Reisen.
Wählen Sie eine Reiseart aus
Perk unterteilt Reisen in drei Kategorien:
Sie können die Reiseart jederzeit ändern. Abreisedatum, Reiseziel/Zwischenstopps und Rückreiseinformationen bleiben dabei erhalten. Wenn Sie beispielsweise eine Hin- und Rückreise wählen und später feststellen, dass Sie eine Reise mit mehreren Zwischenstopps benötigen, können Sie die Reiseart problemlos ändern, ohne dass Daten verloren gehen.
Rückreise |
Bei einer Hin- und Rückreise sind Start- und Zielort identisch. Beispielsweise reisen Sie von Ihrem Büro/Ihrer Wohnung zu einem Kunden und kehren anschließend nach Hause/ins Büro zurück (z. B. Berlin → London → Berlin). Eine Hin- und Rückreise umfasst somit drei Stationen:
Perk schlägt je nach den Einstellungen Ihres Unternehmens entweder Ihren Bürostandort oder Ihre Privatadresse als Start- und Zielort der Reise vor. Sie können jedoch bei Bedarf einen anderen Ort auswählen. |
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Mehrfachstopp |
Bei einer Reise mit mehreren Zwischenstopps müssen Start- und Zielort nicht identisch sein. Üblicherweise liegen mehrere Ziele (Zwischenstopps) zwischen Start- und Zielort. Beispielsweise reisen Sie von Ihrem Wohnort/Büro zu mehreren Zielen (z. B. Berlin → London → Madrid → Lissabon → Rom). Eine Reise mit mehreren Zwischenstopps umfasst mindestens drei Orte, es können aber auch mehr sein:
Wie auch bei Hin- und Rückfahrten schlägt Perk entweder Ihren Bürostandort oder Ihre Privatadresse als Start- und Endpunkt Ihrer Reise vor. Sie können jedoch bei Bedarf einen anderen Ort auswählen. Standardmäßig muss bei einer Reise mit mehreren Zwischenstopps mindestens ein Ziel angegeben werden. |
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Einwegfahrt |
Bei einer Einwegreise ist der Start- und der Zielort der Reise nicht identisch. Beispielsweise reist ein Mitarbeiter zu einem einzigen Zielort und plant nicht, zum Startort zurückzukehren (z. B. Berlin → London). Darüber hinaus gibt es üblicherweise keinen Zwischenstopp. Eine einfache Fahrt besteht aus zwei Orten:
Sie können jedoch bei Bedarf weiterhin Zwischenstopps (vorübergehende Standorte) einfügen. Beispielsweise können Sie Zwischenstopps hinzufügen, um Orte zu kennzeichnen, an denen Sie während einer Fahrt mit dem Privatwagen angehalten haben, um die Berechnung der Kilometerkosten zu erleichtern. |
Reiseplan eingeben
Nachdem Sie die Reiseart ausgewählt haben, geben Sie die Reiseroute ein. Die Reiseroute enthält die Reiseziele, die Sie auf Ihrer Geschäftsreise besuchen, sowie die Zeit, die du dort verbracht hast.
Darüber hinaus können Sie bei Tagessätzen feststellen, ob der Standort ein Ein aktiver Stopp ist definiert als ein Ort, an dem Sie einen geschäftlichen Zweck erfüllen.
Wenn Sie Ihr privates Fahrzeug nutzen und die Kilometerpauschale bei Ihrem Unternehmen geltend machen können, kann Perk Ihnen dabei helfen. Die Kilometerzahl wird automatisch anhand Ihrer Reiseorte berechnet.
Reiseziele
Unabhängig davon, ob es sich um den Abflugort, den Zielort, einen Zwischenstopp oder den Rückkehrort handelt, müssen Sie die Adressen der Orte eingeben, zu denen und von denen Sie während Ihrer Geschäftsreise reisen.
Je nach den Einstellungen Ihres Unternehmens können Adressen wie folgt eingegeben werden:
- Adressen (z. B. Förrlibuckstrasse 181, 8005 Zürich)
- Einrichtungen (z. B. Flughafen Zürich (ZRH))
- Regionen (z. B. Westminster, London)
- Städte (z. B. Zürich, Amsterdam usw.)
- eine der oben genannten
Achtung:Google ermöglicht es Nutzern, einen Point of Interest (d. h. eine benannte Markierung an einem bestimmten Ort in Google Maps) einzureichen. Points of Interest gelten nicht als gültige Adressen und werden daher von Perk nicht unterstützt.
In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise eine genaue Adresse angeben, anstatt nur eine Stadt oder ein Land, da Perk diese Informationen verwendet, um den Tagessatz für die Beantragung von Tagesgeldern zu ermitteln.
Tipp:Wenn in Perk eine Büroanschrift hinzugefügt wurde, kann diese als die Standardstandort für alle Fahrten.
Reisezeiten
Sie müssen die Zeiten eingeben, zu denen Sie an den jeweiligen Orten angekommen bzw. von dort abgefahren sind.
Möglicherweise müssen Sie unterschiedliche Zeiten angeben, wie z. B. Reisebeginn oder -zeit, Abfahrtszeit (Ortszeit), Zeitpunkt des Grenzübertritts, Ankunftszeit (Ortszeit) usw. Generell benötigen alle Reisen ein Startdatum/-zeit und ein Enddatum/-zeit, wenn Sie Ihre Reise beginnen und beenden.
Wenn Ihr Unternehmen Tagegelder vorschreibt, werden die Reisezeiten zur Berechnung der Tagegelder in Abschnitte unterteilt. Wenn Ihre Unternehmensrichtlinie beispielsweise die Berücksichtigung von Grenzübergangszeiten zur Ermittlung der anwendbaren Tagegelder vorschreibt, werden Sie möglicherweise aufgefordert, die Startzeit der Reise, die Abfahrts- und Ankunftszeit für jeden Ort sowie die Endzeit der Reise anzugeben. Bei Auslandsreisen ist zusätzlich die Grenzübergangszeit anzugeben.
Hinweis:Da die Anforderungen an Tagegelder von Land zu Land unterschiedlich sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Perk-Administrator, um weitere Informationen zu den Zeiten zu erhalten, die Sie bei der Erstellung von Reisen in Ihrem Unternehmen eingeben müssen.
Alle Zeitangaben erfolgen in der jeweiligen Ortszeit. Sie müssen eine Uhrzeit auswählen, die nach der im vorherigen Abschnitt eingegebenen Uhrzeit liegt. Beispielsweise muss die Zielzeit nach der Startzeit der Reise liegen.
Aktive Stopps (optional)
Je nach den Einstellungen Ihres Unternehmens wird Ihnen möglicherweise ein Schalter für aktive Haltestellen angezeigt. Haltestellen können als aktiv oder vorübergehend eingestuft werden. Eine aktive Haltestelle ist ein Ort, an dem Sie einen geschäftlichen Zweck erfüllen.
Wenn Sie einen Ort als aktiven Zwischenstopp auswählen, verwendet Perk diesen Ort als Grundlage für die Berechnung des anwendbaren Tagessatzes. In der Regel wird der letzte aktive Zwischenstopp Ihrer Reise herangezogen.
Beispielsweise reisen Sie auf Ihrer zweitägigen Geschäftsreise durch drei verschiedene Länder (Amsterdam, Niederlande; Zürich, Schweiz; Mailand, Italien). Im zweiten Land (Zürich, Schweiz) haben Sie ein Geschäftstreffen; dies ist ein aktiver Zwischenstopp, da Sie sich aus geschäftlichen Gründen in Zürich aufhalten. Am selben Tag erreichen Sie um 23:00 Uhr das dritte Land (Mailand, Italien), wo Sie direkt schlafen gehen. Dies ist kein aktiver Zwischenstopp, da Sie an diesem Tag in Mailand nicht gearbeitet haben. Daher wird die Tagespauschale anhand des Satzes für Zürich berechnet.
Kilometergeld berechnen bis... (optional)
Je nach nächstem Etappenziel Ihrer Reise können Sie diese Option aktivieren. automatisch Kilometergeldabrechnungen generieren (wenn Ihr Unternehmen die Kilometer bei Nutzung Ihres Privatfahrzeugs erstattet) für die Entfernung zum nächsten Punkt Ihrer Reise.
Reisedetails eingeben und Tagessätze generieren
Sobald Sie den Reiseplan eingegeben haben, gehen Sie zur nächsten Seite, auf der Sie die Reisedetails ausfüllen müssen.
Im Abschnitt „Reisedetails“ können die angezeigten Informationen je nach den Einstellungen Ihres Unternehmens variieren. Das Feld „Reisename“ wird automatisch anhand der auf der Reiseplanseite eingegebenen Daten ausgefüllt, kann aber geändert werden.
Darüber hinaus kann die Seite mit den Reisedetails folgende Felder enthalten:
Kostenobjekt
Dieses Kostenobjekt wird bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen verwendet. Es wird allen von Perk automatisch generierten Kilometergeldern und Tagessätzen zugeordnet. Ihr Standardkostenobjekt ist standardmäßig vorausgewählt.
Hinweis:Dieses Feld wird Ihnen möglicherweise nicht angezeigt, da Ihr Unternehmen die Anzeige von Kostenobjekten für Reisen ausschließen kann.
Automatische Berechnung der Tagessätze
Wenn Sie für Geschäftsreisen Tagegelder erhalten, können Sie die Option wählen, automatisch Tagegeldabrechnungen für die im Rahmen der Reise eingegebenen Orte und Zeiten zu generieren.
Benutzerdefinierte Felder
Ihr Unternehmen hat möglicherweise zusätzliche Felder eingerichtet, um Daten zu erfassen, die dafür benötigt werden, um festzulegen, wo und wie Ausgaben in Ihrem Finanz- und Buchhaltungssystem verbucht werden, oder um den Zweck der Reise genauer zu beschreiben. Weitere Informationen zum Ausfüllen dieser Felder erhalten Sie von Ihrem Perk-Administrator.
Überprüfen Sie die Reisezusammenfassung.
Sobald Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt, der Reiseübersicht, zu gelangen. Hier sehen Sie alle Details Ihrer Reise. Sie können diese überprüfen oder Änderungen vornehmen (durch Klicken auf das Stiftsymbol). Wenn Sie einen Abschnitt bearbeiten, kehren Sie automatisch zum vorherigen Abschnitt zurück. Klicken Sie auf die Schaltfläche Reise erstellen, um die Reise zu speichern und fortzufahren. Reiseübersicht.
Tagessätze und Kilometergeld anpassen
In der Reiseübersicht können Sie gegebenenfalls die entsprechenden Zuschläge oder Abzüge für die Tagegelder auswählen.
Je nach Ihren Unternehmenseinstellungen können Sie Tagespauschalen bearbeiten. Wählen Sie dazu die Tagespauschale für ein bestimmtes Datum aus und passen Sie das Ausgabenland, den Tagespauschalenbetrag, die Tagespauschalenänderung (Hinzufügung/Abzug) und die Kostenstelle(n) an. Bei Bedarf können Sie auch zusätzliche Kommentare und Belege hinzufügen.
Alternativ können Sie die Tagessätze direkt anwenden, indem Sie das entsprechende Symbol neben dem Tagessatz auswählen. Jedes Symbol steht für einen bestimmten Tagessatzzuschlag oder -abzug. Die verfügbaren Zuschläge und Abzüge hängen von den Richtlinien Ihres Unternehmens und/oder Ihrem Standort ab.
Um eine Kilometerpauschale zu bearbeiten, klicken Sie auf die gewünschte Kilometerpauschale für ein bestimmtes Reisedatum. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihren Kilometersatz anpassen, die Entfernung zwischen zwei Haltestellen berechnen und das Kostenobjekt für die jeweilige Kilometerpauschale bearbeiten können.
Hinweis:Perk verwendet die Google Maps Directions API, um Die Entfernung wird berechnet, wobei die effizienteste Route zur Kilometerberechnung herangezogen wird. Die berechnete Entfernung kann aufgrund von Faktoren wie der genauen oder ungefähren Adresse von Start- und Zielort, dem Verkehrsaufkommen, der Streckenkomplexität usw. geringfügig abweichen.
Ausgaben dem Reisekostenabrechnungsbericht hinzufügen
Durch Auswahl von Ausgabe hinzufügen können Sie weitere Ausgaben zur Reise hinzufügen. Es gibt Es gibt noch andere Möglichkeiten, Ausgaben zu Ihrer Reise hinzuzufügen, aber dies ist die einfachste Methode, wenn Sie die Ausgaben bereits bei der Erstellung Ihrer Reise vorbereitet haben.
Je nachdem, welche Art von Ausgabe Sie hinzufügen möchten (und abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens), wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Laden Sie eine Belegdatei (oder ein Foto) hoch.
- Fügen Sie eine Kilometerpauschale hinzu.
- Fügen Sie eine Tagespauschale hinzu.
- Eine Spese ohne Beleg erstellen
Wenn Sie beispielsweise eine Quittung für Ihre Taxifahrt hinzufügen möchten, wählen Sie das Büroklammer-Symbol aus und laden Sie die entsprechende Quittung hoch. Sie wird automatisch Ihrer Fahrt hinzugefügt.
Hinweis: Wenn Sie eine Spese aus der Reiseübersicht hinzufügen, ist der Status der Spese immer Entwurf (bitte prüfen), damit Sie alle Details vor dem Einreichen der Reise überprüfen können.
Wenn Ihre Flug- oder Hotelbuchungen automatisch in Perk importiert werden, können Sie sie Ihrer Reise hinzufügen, indem Sie unter Meine Aufgaben > Einzelausgaben darauf zugreifen. Wenn Sie Ihre neu erstellte Reise im Feld „Reise“ auswählen, werden diese Ausgaben dann als Reisevorbereitungskosten angezeigt.
Den Reisekostenabrechnungsbericht abschließen
Nachdem Sie Ihren Reisekostenabrechnungsbericht auf Richtigkeit geprüft und alle Einzelkosten, die vor, während oder nach der Reise angefallen sein können, hinzugefügt haben, wählen Sie Absenden, um Ihre Reise zur Genehmigung einzureichen.
Achtung:Bitte überprüfen Sie alle Angaben für jeden einzelnen Reisetag und korrigieren Sie diese gegebenenfalls.
Eine bestehende Reise kopieren
Wenn Sie dieselbe Reise wiederholt unternehmen, können Sie eine bestehende Reise als Vorlage verwenden, um eine weitere Reise zu entwerfen und zu erstellen. Alle Reiseinformationen werden von der ursprünglichen Reise übernommen.
Wenn Sie eine Reise kopieren, wird der Reiseplan kopiert, wobei lediglich Start- und Enddatum angepasst werden. Nach der Bestätigung werden automatisch alle anfallenden Kosten (z. B. Tagespauschalen und Kilometergeld) generiert. Einzelne Ausgaben werden nicht kopiert.
Hinweis: Die Reise, die Sie kopieren möchten, muss mit demselben Unternehmen verknüpft sein, für das Sie aktuell arbeiten. Andernfalls können Sie die Reise nicht kopieren und müssen sie neu anlegen.
Um dies in der Web-App zu tun, klicken Sie in der Tabelle „Reisekosten“ in der Spalte „Aktionen“ auf die Schaltfläche „Reise kopieren“. Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie den Namen und das Startdatum/-uhrzeit der neuen Reise anpassen können. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“, um zum Entwurf Ihrer neuen Reise zu gelangen. In der mobilen App wischen Sie nach links und tippen auf das Kopiersymbol.
Die Werte aller Felder außer Startdatum und -zeit werden aus der ursprünglichen Reise übernommen. Beispielsweise werden alle Haltestellen, Kostenpositionen, die Zeitdifferenz zwischen den Haltestellen und alle anderen in der ursprünglichen Reise vorhandenen Informationen in die neue Reise kopiert.
Hinweis: Wenn Sie die Schaltfläche „Reise kopieren“ nicht sehen können, bedeutet dies, dass sie noch nicht kopiert wurde. Eingerichtet von Ihrem Kontoadministrator.
Nach der Aktivierung muss die Option in der Web-App aktiviert werden: Klicken Sie in der Tabelle „Reisekosten“ auf das Spaltensymbol (…) und wählen Sie das Kontrollkästchen Aktion aus. Auf Mobilgeräten ist die Option nach der Aktivierung sofort verfügbar.