Wenn Sie in Ihrem Unternehmen als Genehmiger im Genehmigungsprozess festgelegt bist, müssen Sie Spesen oder Rechnungen genehmigen, bevor sie zur Überprüfung an die Finanzabteilung weitergeleitet werden.

Sie finden die zu genehmigenden Spesen sowohl in der Web-App als auch in der Mobile-App, je nach Dokumenttyp:

• Einzelausgaben
• Vorteil:Ausgabenaktion erstellen
• Rechnungen

Genehmigung in der mobilen App Um eine Ausgabe, eine Reise oder eine Rechnung zu genehmigen: Gehen Sie zum Tab Ausgaben und tippen Sie dann auf Genehmigungen Gehen Sie zu Spesen > Genehmigungen und wählen Sie Spesen, Reisen, oder Rechnungen aus. Tippen Sie auf die Ausgabe oder Rechnung und tippen Sie entweder auf Genehmigen oder Zurücksenden.

Genehmigung in der Web-App Um eine Ausgabe, eine Reise oder eine Rechnung zu genehmigen: Gehen Sie zu Ausgaben > Genehmigungen > Genehmigungsliste. Klicken Sie auf Genehmigungsliste. Wählen Sie die Registerkarte Einzelausgaben, Reisekosten oder Rechnungen. Um eine einzelne Ausgabe oder Rechnung zu genehmigen, klicken Sie darauf, um sie anzuzeigen, und klicken Sie dann entweder auf Genehmigen oder Zurücksenden. Tipp: Sie können mehrere Ausgaben oder Rechnungen genehmigen, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren und auf Auswahl genehmigen klicken.

Hier finden Sie alle Spesen und Reisen nach Kostenobjekt und Mitarbeitenden gruppiert. Bei Rechnungen können Sie zusätzlich nach bestimmten Kriterien filtern. Standardmäßig werden wichtige Informationen wie Geschäftszweck, Gesamtbetrag, Kostenobjekt, Datum und Benachrichtigungen angezeigt.

Standardmäßig können Sie keine Felder in der Spese oder Rechnung bearbeiten. Wenn Sie falsche Informationen sehen, müssen Sie die Spese oder Rechnung an die Person zurücksenden, die sie eingereicht hat.

Klicken Sie auf einen Eintrag, um den vollständigen Bericht zu öffnen. Sie haben dann drei Möglichkeiten, wie Sie fortfahren können:

• Wenn die Spese oder Rechnung korrekt eingereicht wurde, wählen Sie Genehmigen.
• Wählen Sie Zurücksenden, wenn Sie den Bericht zur Klärung zurücksenden möchten. Geben Sie den Grund für die Rücksendung an. Das ist immer erforderlich.
• Wenn Sie die Spese oder Rechnung dauerhaft ablehnen möchten, wählen Sie Zurücksenden und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Spese dauerhaft ablehnen.

Hinweis: Abgelehnte Spesen oder Rechnungen können nicht erneut eingereicht werden. Je nach Unternehmenseinstellungen steht Ihnen diese Option möglicherweise nicht zur Verfügung.