Während Geschäftsreisen kann es vorkommen, dass Sie Trinkgelder für ein Essen oder eine Taxifahrt hinterlassen. Je nach Unternehmensrichtlinie oder Land können Sie diese Trinkgelder oder Servicegebühren möglicherweise zur Erstattung einreichen.

Unabhängig davon, ob Sie ein Trinkgeld bar oder mit Karte bezahlt haben, ermöglicht Perk, Trinkgelder als Teil eines Ausgabenberichts zu erfassen und einzureichen.

Szenario 1: Rechnung und Trinkgeld wurden vollständig bar bezahlt

Wenn Sie sowohl die Rechnung als auch das Trinkgeld bar bezahlt haben, können beide Posten in einem einzigen Bericht eingereicht werden. Der Trinkgeldbetrag muss in der Gesamtsumme auf dem Beleg enthalten sein.

Laden Sie dazu den Beleg hoch und klicken Sie auf den von Perk automatisch generierten Spesenbericht.

Geben Sie den Trinkgeldbetrag im Feld Zusätzliche Gebühren ein. Wählen Sie die entsprechende Zahlungsmethode aus. Da sowohl Rechnung als auch Trinkgeld bar bezahlt wurden, wählen Sie Privat bezahlt. Der Gesamtbetrag der Ausgabe wird um den im Feld Zusätzliche Gebühren eingegebenen Betrag erhöht.

Szenario 2: Rechnung und Trinkgeld wurden vollständig mit Karte bezahlt

Wenn Sie Rechnung und Trinkgeld mit Karte bezahlt haben, kann Perk Trinkgelder oder Servicegebühren direkt aus dem Beleg und der Karten­transaktion erkennen.

Hinweis: Perk unterstützt derzeit nur die automatische Trinkgelderkennung bei Ausgaben aus Österreich, der Schweiz, Deutschland, Frankreich und den Niederlanden. Das heißt, das Land, aus dem die Ausgabe stammt, muss eines dieser Länder sein.

Dazu müssen Sie ein Foto der Rechnung und der Kartenzahlung hochladen. Falls auf der Rechnung ein Trinkgeld ausgewiesen ist, erkennt die KI von Perk den Trinkgeldbetrag und fügt ihn im Feld Zusätzliche Gebühren ein.

Wenn Sie ein Foto des Belegs und der Karten­transaktion hochladen, kann Perk den Trinkgeldbetrag ermitteln. Erkennt die KI von Perk einen Unterschied zwischen dem Rechnungsbetrag und dem Karten­transaktionsbetrag, berechnet sie die Differenz zwischen beiden und trägt den Betrag im Feld Zusätzliche Gebühren ein. Beispiel: Die Rechnung beträgt CHF 115,40, während die Karten­transaktion CHF 120,00 beträgt. Perk berechnet die zusätzliche Gebühr als CHF 4,60.

Tipp: Achten Sie darauf, beim Fotografieren einen deutlichen Abstand zwischen Rechnung und Karten­transaktionsbeleg zu lassen. Andernfalls könnte Perk Schwierigkeiten haben, korrekt zu erkennen, welcher Beleg die Rechnung und welcher die Karten­transaktion ist, und somit das Trinkgeld korrekt zu berechnen. Alternativ können Sie den Trinkgeldbetrag auch manuell im Feld Zusätzliche Gebühren eingeben.

Wenn Sie mit der Firmenkarte bezahlen, stellen Sie sicher, dass der Gesamtbetrag (Bruttobetrag + Trinkgeld) der einzelnen Ausgabe mit dem auf dem Kreditkarten­auszug ausgewiesenen Betrag übereinstimmt. Andernfalls kann die Ausgabe nicht mit der Transaktion abgeglichen werden.

Szenario 3: Die Rechnung wurde mit Karte und das Trinkgeld bar bezahlt

Perk erlaubt das Einreichen gemischter Zahlungsmethoden, sofern Ihre Unternehmensrichtlinien dies zulassen. In diesen Fällen muss das Trinkgeld als eigenständige zusätzliche Ausgabe mit dem Ausgabetyp Keine Beleg eingereicht werden.

Beginnen Sie damit, den Beleg der Rechnung über die Funktion Beleg (Dateisymbol) hochzuladen. Klicken Sie auf den von Perk automatisch erstellten Ausgabenbericht, um die Angaben zu überprüfen, und lassen Sie das Feld Zusätzliche Gebühren leer.

Anschließend geben Sie unter Verwendung des Ausgabetyps Kein Beleg (Notizblock-Symbol) den bar gezahlten Trinkgeldbetrag ein. Stimmen Sie das Datum und den Geschäftszweck der Trinkgeld-Ausgabe mit dem Datum und Geschäftszweck der ursprünglichen Rechnung ab. Sobald dies erledigt ist, klicken Sie auf Einreichen bei beiden Ausgaben, um diese zur Genehmigung einzureichen.