Gelegentlich müssen Sie möglicherweise eine Spesenabrechnung ohne physischen Beleg erstellen. Perk behandelt diese Spesen separat, sodass Ihr Finanzteam sie gesondert prüfen kann. Sie können Spesenabrechnungen ohne Beleg sowohl in der Perk-Mobile-App als auch in der Web-App erstellen.
Hinweis: Diese Option zur Spesenabrechnung ist nur sichtbar, wenn sie durch die Richtlinien Ihres Unternehmens erlaubt ist.
Erstellen einer Spesenabrechnung ohne Beleg
Abhängig von den Einstellungen Ihres Unternehmens können Sie ein Notizsymbol sehen, das den Spesentyp „ohne Beleg“ darstellt.
Erstellen einer Spesenabrechnung in der Mobile-AppSo erstellen Sie eine neue Spesenabrechnung ohne Beleg:
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Erstellen einer Spesenabrechnung in der Web-App
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Prüfen Sie die Ausgabeninformationen.
Im nächsten Schritt prüfen Sie alle Spesendetails. Öffnen Sie dazu die Entwurfs-Spesenabrechnung und kontrollieren Sie die folgenden Felder.
Hinweis: Die mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben. Wenn diese nicht ausgefüllt sind, können Sie die Spesenabrechnung nicht einreichen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Geschäftszweck / Beschreibung* | Standardmäßig der Name des Anbieters. |
| Kategorie* | Die Kategorie, in die diese Spese fällt. In der Mobile-App befindet sich dieses Feld unter dem Feld Anzahl Teilnehmende. |
| Ausgabenland* | Das Land, in dem die Spese entstanden ist. |
| Belegwährung* | Die lokale Währung, in welcher die Spese bezahlt wurde. |
| Gesamtbetrag* | Der Gesamtbetrag, wie er auf dem Beleg angegeben ist. |
| Zusätzliche Kosten | Wenn Sie zusätzliche Kosten hinzufügen müssen (z. B. Trinkgeld), siehe Wie gebe ich ein Trinkgeld oder eine Zuwendung in meiner Spesenabrechnung an? |
| Zahlungsdatum der Spese* | Das Datum, an dem die Spese entstanden ist. |
| Anzahl der Teilnehmer* | Standardmäßig 1 – Wenn der Beleg jedoch Ausgaben für mehrere Personen enthält, wie z. B. bei einem Geschäftsessen, können Sie die Anzahl der Teilnehmer entsprechend anpassen. |
| Zahlungsmethode* | Zeigt, wie die Spese bezahlt wurde. Weitere Informationen zu den Zahlungsmethoden finden Sie unter Verschiedene Zahlungsmethoden in Perk.
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| Unterlagen hinzufügen | Das Kostenobjekt, zu dem diese Ausgabe gehört. |
| Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu. | Hinweis: Perk verwendet die Google Maps Directions API zur Berechnung der Entfernung und wählt dabei die effizienteste Route. Es kann zu leichten Abweichungen bei der berechneten Entfernung kommen, z. B. durch exakte oder ungefähre Adressen, Verkehr, Routenkomplexität usw. |
| Reise | Wenn die Spese Teil einer Geschäftsreise ist, können Sie sie mit dem Feld Zur Reise hinzufügen zu einem bestehenden Reisebericht hinzufügen. |
| Spesenbericht löschen, speichern oder einreichen | Fügen Sie bei Bedarf weitere Unterlagen hinzu. |
| Löschen: Um die gesamte Spesenabrechnung zu löschen. | Füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu. |
Sie finden Ihre eingereichten Kilometergeld-Abrechnungen in der Web-App unter Ausgaben > Ausgaben > Einzelne Ausgaben und in der mobilen App unter Ausgaben > Ausgaben im Tab Eingereicht. Bis zur Auszahlung können Sie die Abrechnung jederzeit zurückrufen, ändern und erneut einreichen.
Tipp: Weitere Informationen zu Warnungen bei Ausgaben finden Sie unter Benachrichtigungen bei Ausgaben. Eine Übersicht über die Ausgabenstatus finden Sie unter Unterschiedliche Status in Perk.
- Löschen: Um die gesamte Spesenabrechnung zu löschen.
- Speichern: Um die Spesenabrechnung zu speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fertigzustellen.
- Einreichen: Um die Spesenabrechnung einzureichen.
Ihre eingereichten Spesen finden Sie unter Ausgaben > Ausgaben > Einzelne Spesen in der Mobile-App sowie unter Ausgaben > Ausgaben, Registerkarte „Eingereicht“ in der Web-App. Bis zur Auszahlung können Sie die Spesenabrechnung zurückrufen, ändern und erneut einreichen.
Tipp: Weitere Informationen zu Spesenwarnungen finden Sie unter Benachrichtigungen zu Spesen. Eine Übersicht über den Status von Spesen finden Sie unter Verschiedene Status in Perk.