Mit Perk kannst du eine Datei hochladen, die zur Erstellung einer Ausgabe verwendet werden kann. Die Perk-KI extrahiert Daten aus der Datei und füllt automatisch wichtige Felder wie Betrag, Währung, Beschreibung usw. aus.
Bild oder PDF hochladen
In der mobilen Perk-App und in der Perk-Web-App kannst du Ausgabenberichte ganz einfach erstellen, indem du eine Datei hochlädst. Es werden nur Dateien in den folgenden Formaten unterstützt:
- JPEG
- PNG
- HEIC (nur für iOS)
Datei über die mobile App hochladen
So fügst du eine Ausgabe als Datei über die mobile App hinzu:
- Gehen Sie zum Spesen-Tab.
- Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf Ausgabe erstellen.
- Tippen Sie auf das Kamerasymbol, um den Kassenbon mit der Kamera Ihres Geräts zu fotografieren.
- Wählen Sie ein Foto aus Ihrer Fotogalerie
- Tippen Sie auf Datei hochladen, um eine Datei aus Ihren Dokumenten auszuwählen.
- Stellen Sie sicher, dass die Datei korrekt hochgeladen und verarbeitet wurde, bevor Sie sie öffnen. Dies kann je nach Netzwerkverbindung einige Sekunden dauern. Nach der Verarbeitung wird der Spesenbericht unter „Ausgaben“ als Entwurf gespeichert.
Datei über die Web-App hochladen
Gehen Sie zu Ausgaben> Meine Aufgaben und klicken Sie auf Ausgabe erstellen > Beleg. Bitte stellen Sie sicher, dass die Datei korrekt hochgeladen und verarbeitet wird. Dies kann je nach Netzwerkverbindung einige Sekunden dauern.
Nach der Verarbeitung der Datei erstellt Perk automatisch einen Ausgabenentwurf mit den extrahierten Informationen. Sie finden ihn unter Meine Aufgaben oder Ausgaben > Einzelausgaben.
Prüfen und bearbeiten Sie die Ausgabeninformationen.
Der nächste Schritt besteht darin, alle Ausgabeninformationen zu validieren. Öffne den Entwurf der Spesenabrechnung und überprüfe die folgenden Felder:
| Feld | Erforderlich | Beschreibung |
|---|---|---|
| Beschreibung | Erforderlich | Beschreibung der Spese. In der Regel füllt Perk AI dieses Feld automatisch mit dem Namen des Händlers oder einem anderen erkannten Text aus. |
| Kategorie | Erforderlich | Die Kategorie, zu der diese Spese gehört. In der mobilen App finden Sie dieses Feld unterhalb des Feldes Teilnehmer. |
| Land der Spese | Erforderlich | Das Land, in dem die Spese entstanden ist. |
| Quittung Währung | Erforderlich | Die lokale Währung, in welcher die Spese bezahlt wurde. |
| Totalbetrag | Erforderlich | Der Gesamtbetrag, wie er auf dem Beleg angegeben ist. |
| Zusätzliche Kosten | Optional | Wenn Du einen zusätzlichen Betrag, beispielsweise Trinkgeld, hinzufügen möchtest, siehe Wie gebe ich ein Trinkgeld oder eine Zuwendung in meiner Spesenabrechnung an?. |
| Datum der Spese | Erforderlich | Das Datum, an dem die Spese entstanden ist. |
| Zahlungsmethode | Erforderlich | Die Zahlungsmethode zeigt an, wie Du eine Spese bezahlt hast. Wenn Du mehr über die verschiedenen Zahlungsmethoden erfahren möchtest, siehe Welche verschiedenen Zahlungsmethoden gibt es in Perk?. |
| Firmenkarte | Erforderlich | Wenn Du eine Spese mit einer Firmenkarte bezahlt hast, musst Du angeben, mit welcher Karte die Transaktion durchgeführt wurde. |
| Teilnehmer | Erforderlich | Standardmäßig werden Sie als Teilnehmer hinzugefügt. Wenn die Quittung jedoch die Kosten mehrerer Personen deckt, beispielsweise für ein Geschäftsessen, können Sie dies ändern. Teilnehmer entsprechend hinzufügen. |
| Kostenobjekte | Erforderlich | Die Kostenstelle, der diese Spese zugeordnet ist. Je nach Unternehmenssetup kann dieses Feld sichtbar oder nicht sichtbar sein. |
| Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu. | Optional | Hinweis: Perk verwendet die Google Maps Directions API zur Berechnung der Entfernung und wählt dabei die effizienteste Route. Es kann zu leichten Abweichungen bei der berechneten Entfernung kommen, z. B. durch exakte oder ungefähre Adressen, Verkehr, Routenkomplexität usw. |
| Reise | Optional | Wenn die Spese Teil einer Geschäftsreise ist, können Sie sie mit dem Feld Zur Reise hinzufügen zu einem bestehenden Reisebericht hinzufügen. |
| Spesenbericht löschen, speichern oder einreichen | Optional | Fügen Sie bei Bedarf weitere Unterlagen hinzu. |
| Löschen: Um die gesamte Spesenabrechnung zu löschen. | Optional | Füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu. |
Hinweis: Wenn Sie die Pflichtfelder leer lassen, können Sie die Spesenabrechnung nicht einreichen.
Spese löschen, speichern oder einreichen
Nachdem Du alle erforderlichen Informationen ausgefüllt hast, kannst Du Folgendes tun:
- Löschen: Wenn Du die gesamte Spese löschen möchtest.
- Speichern: Wenn Du die Spese speichern und später fertigstellen möchtest.
- Einreichen: Wenn Sie die Ausgabe einreichen möchten.
Ihre eingereichten Ausgaben finden Sie unter Ausgaben > Ausgaben> Einzelausgaben. Bis zum Export und der Auszahlung können Sie den Spesenbericht gegebenenfalls aufrufen, ändern und erneut einreichen, sofern Ihr Unternehmen dies zulässt.
Weitere Informationen zu Spesenwarnungen findest Du unter Benachrichtigungen zu Spesen. Einen Überblick über den Spesenstatus erhältst Du unter Was bedeuten die verschiedenen Status in Perk?.