Spezialisierte Finanzfunktionen

Nur verfügbar für Premium- und Pro-Konten

Spezialisierte Finanzfunktionen sind für Führungskräfte und Mitarbeiter Ihres Finanzteams gedacht, die Zugriff auf Reisekostenabrechnungen, Rechnungen und andere Finanzdaten benötigen. Es gibt verschiedene Rollen, je nach Zugriffsebene und den benötigten Informationen.

Weitere Informationen finden Sie unter Rollen und Berechtigungen.

Analytiker

Diese Stelle ist nur verfügbar für Reisekunden

Analysten sind verantwortlich für die Verwaltung der Reisekosten Ihres Unternehmens, die Identifizierung von Ausgabenmustern, die Überwachung des CO2-Fußabdrucks Ihres Unternehmens und die Prüfung von Stornierungen, Rückerstattungen und Gutscheinen für nicht in Anspruch genommene Reisen.

Analysten sind üblicherweise Teil Ihrer Finanz- oder Buchhaltungsabteilung, was bedeutet, dass sie auch Zugriff auf Rechnungen und Abrechnungsbelege von Perk und anderen Lieferanten haben.

Analysten können:

Analysten können das nicht:

  • Rechnungshäufigkeit anpassen.
  • Ändern Sie den Preisplan Ihres Kontos.
  • Unternehmenseinstellungen wie z. B. Zahlungsprofile einrichten oder bearbeiten.
  • Füge dem Konto Personen hinzu.

Finanzprüfer

Diese Stelle ist nur verfügbar für Spend-Kunden

Die Finanzprüfer sind für die Verwaltung der Ausgaben innerhalb Ihres Unternehmens zuständig, bevor diese zur Verbuchung exportiert werden. Sie genehmigen Ausgaben entweder zur Erstattung oder zur Bezahlung mit einer Firmenkreditkarte.

Finanzprüfer können Ausgaben ablehnen und Informationen wie Beträge, Kostenarten und Steuerinformationen aktualisieren.

Finanzprüfer können:

  • Ausgaben prüfen, z. B. genehmigte Ausgaben, Kartentransaktionen und Rechnungen.
  • Exportieren Sie Ausgaben, wie z. B. geprüfte Spesenabrechnungen, Kartentransaktionen und Rechnungen, an das Buchhaltungs- oder ERP-System.
  • Exportierte Ausgaben, Kartentransaktionen und Rechnungen können in den Exportprotokollen eingesehen werden.
  • Die Ausgaben werden nach der Zahlung geprüft, um sicherzustellen, dass der Datenfluss zum Buchhaltungssystem vollständig ist, einschließlich Compliance, Mehrwertsteuer, Daten und steuerpflichtiger Beträge.
  • Erstellen Sie Ausgabenanalyseberichte.
  • Einzelne Ausgaben rückgängig machen.
  • Exportvorgang abbrechen.
  • Erzwinge die Übereinstimmung von Ausgaben und Transaktionen.

Finanzprüfer können das nicht:

  • Füge dem Konto Personen hinzu.
  • Reisen für andere Personen organisieren.
  • Reise-, Ausgaben- (Spesen-, Karten- oder Rechnungs-) oder Kostenmanagementeinstellungen anpassen.
  • Zahlungsprofile hinzufügen oder bearbeiten.

Auditor

Diese Stelle ist nur verfügbar für Spend-Kunden

Die Rolle des Wirtschaftsprüfers ermöglicht es Ihnen, externen Dritten Zugriff auf Finanzunterlagen zu gewähren, um diese auf Einhaltung der Vorschriften zu prüfen. Wirtschaftsprüfer sind für die unabhängige Prüfung exportierter Finanzdaten, einschließlich Ausgaben und Rechnungen, verantwortlich. Sie können diese nutzen, um die Richtigkeit und die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften sicherzustellen.

Der Prüfer kann überprüfen, ob alle Zahlungen vorschriftsmäßig sind, wobei der Schwerpunkt auf der Validierung der Mehrwertsteuersätze, der steuerpflichtigen Beträge und der Sicherstellung liegt, dass Datum und Angaben auf den Rechnungen mit den entsprechenden Zahlungsaufzeichnungen übereinstimmen.

Es ermöglicht Dritten außerdem, die Finanzausgaben Ihres Unternehmens detailliert zu prüfen, um deren Integrität und Einhaltung regulatorischer Standards zu bestätigen, bevor sie vollständig in das Buchhaltungssystem integriert werden. Der Prüfer kann exportierte Daten überprüfen, ohne direkten Zugriff auf die Rohdaten zu haben.

Wirtschaftsprüfer können:

  • Exportierte Ausgaben anzeigen.
  • Überprüfen Sie die Richtigkeit und die Einhaltung der Vorschriften bei den in das Buchhaltungssystem exportierten Ausgaben.

 

Wirtschaftsprüfer können nicht

  • Bearbeiten Sie alle Ausgaben oder Rechnungen, um die Informationen zu ändern.
  • Sie dürfen nicht auf Daten von anderen Unternehmen als denjenigen zugreifen, die für ihre Rolle vorgesehen sind, sofern sie auf bestimmte Unternehmen beschränkt sind.

Rechnungsbearbeiter:in

Diese Stelle ist nur verfügbar für Spend-Kunden

Die Sachbearbeiter für Rechnungsverarbeitung sind verantwortlich für die Verwaltung von Rechnungen, die Überprüfung, ob alle Daten korrekt aus der digitalisierten Rechnung erfasst wurden, und die Zuordnung aller Rechnungspositionen zum entsprechenden Sachkonto und Kostenobjekt.

Sie können Bestellungen und Wareneingänge einsehen und prüfen, ob die Rechnungsbeträge und -mengen mit den Angaben in den Bestellbelegen übereinstimmen. Abweichungen können sie markieren. Außerdem können sie die Stammdaten der Lieferanten einsehen und überprüfen, ob die auf der Rechnung angezeigten Informationen mit den bekannten Lieferantendaten übereinstimmen.

Sie können die Rolle des Rechnungsbearbeiters für alle Unternehmen in Ihrem Konto oder für bestimmte Unternehmen zuweisen.

Rechnungsbearbeiter können:

  • Sie können in jeder Phase des Genehmigungsprozesses auf alle Rechnungen zugreifen: Entwurf, Genehmigung, Überprüfung, Export.
  • Überwachen Sie die Rechnungsstellung während des gesamten Prozesses im Perk-System.
  • Bearbeiten und codieren Sie den Inhalt jeder Rechnung.
  • Rechnungen zur Genehmigung einreichen und an den Einreicher zurücksenden (zurückrufen).
  • Rechnungen ablehnen oder zur Korrektur an den Lieferanten zurücksenden.
  • Alle abgelehnten Rechnungen anzeigen.
  • Importieren und betrachten Sie Lieferantendaten und definieren Sie spezifische Einstellungen für jeden Lieferanten in Perk.
  • Bestellungen und Wareneingänge einsehen und die Zuordnung der Positionen zu den entsprechenden Rechnungen überwachen.

Rechnungsverarbeitungsunternehmen können das nicht:

  • Ändern Sie Rechnungseinstellungen, Zahlungsbedingungen, Geschäftsregeln für Rechnungen und Rechnungskategorien.
  • Rechnungen prüfen oder in Drittsysteme exportieren.
  • Rechnungsintegrationen verwalten.
  • Rechnungsanalysen und Berichte einsehen.

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