Mit der Spend-Exportdatei für Spesen können Sie festlegen, welche Daten exportiert werden sollen. Sie bestimmen die Reihenfolge, in der die Daten in der Datei erscheinen, und ob sie in allen Zeilen angezeigt werden.
Spend data
Sie können sowohl Standarddaten als auch benutzerdefinierte Informationen in die Spend-Exportdatei aufnehmen. Für Standarddaten können Sie Attribute aus folgenden Datenmodellen einbeziehen:
Sie können auch exportieren zusätzliche benutzerdefinierte Informationen, die über technische benutzerdefinierte Felder hinzugefügt wurden.
Expense data
Dies umfasst das ursprüngliche Ausgabenobjekt, das exportiert wird. Sie können hier alle Eigenschaften einfügen, die Perk verwendet, um die Exportdatei mit detaillierten Ausgabendaten anzureichern:
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
| Zusätzliche Kosten | Zusätzliche Gebühren sind Kosten, die einer Ausgabenabrechnung hinzugefügt werden können. Dazu gehören beispielsweise Trinkgelder, Kartengebühren oder ähnliche Ausgaben. |
| Automatisch berechnet pro Fahrt | Nur Tagespauschale und Kilometergeld: Kennzeichen, um zu kennzeichnen, ob die Ausgabe automatisch erstellt wurde |
| Tag ID | Ausgabenkategorie |
| Land | Land der Kosten |
| Gutschrift | Kennzeichen, um zu kennzeichnen, ob es sich bei der Ausgabe um eine Gutschrift handelt |
| Erstellungszeitstempel | Erstellungszeitpunkt der Ausgabe |
| Kartenabrechnungs-ID | Nur Firmenkarte: Kontoauszugs-ID der zugehörigen Kartentransaktion |
| Kartentransaktions-ID | Nur Firmenkarte: Transaktions-ID der zugehörigen Kartentransaktion |
| Rechnungsdatum | Datum der Ausgabe |
| Ausgabe erstellt | Erstellungsdatum der Ausgabe |
| Ausgabenwährung | Währung der Ausgaben |
| Ausgabenende | Enddatum der Ausgaben |
| Zeitzone für das Ausgabenende | Nur Tagespauschale: Zeitzone abhängig vom Endzeitpunkt des Zwischenstopps |
| Ausgabenbeginn | Beginndatum der Ausgaben |
| Ausgabenart | Art der Ausgabe, z. B. Beleg, kein Beleg, Kilometergeld, Tagegeld |
| Art der Kostenerstattung | Art der Kostenerstattung: Kostenerstattung oder vom Unternehmen bezahlt |
| Umrechnungskurs | Wechselkurs |
| Devisentermin | Datum der Währungsumrechnung und des angewandten Wechselkurses |
| Spesen-ID | Ausgaben-ID |
| Öffnen | Kennzeichen, um zu kennzeichnen, ob die Ausgabe offen ist |
| Zuletzt geändert | Datum der letzten Änderung der Ausgabe |
| Firmen-ID | ID des Unternehmens, bei dem die Ausgabe entstanden ist |
| Händler | Beschreibung der Ausgaben |
| Anzahl der Teilnehmer | Anzahl der den Kosten zugeordneten Teilnehmer |
| Konto-ID | ID des Kontos, auf dem die Ausgabe erstellt wurde |
| Zahlungsmethode | Zahlungsmethode der Ausgaben, z. B. privat bezahlt, Firmenkarte, Reiseanbieter |
| Teilbetrag pro Tag | Nur Tagessatz: Teilbetrag des Tagessatzes, der mit den Ausgaben verbunden ist |
| Tagessatz-ID | Nur Tagessatz: Tagessatz-ID, die der Ausgabe zugeordnet ist |
| Veröffentlichungsdatum | Datum der Veröffentlichung für den Export |
| Ausgabenstatus | Status der Ausgabe, z. B. Entwurf, in Genehmigung, in Prüfung, exportbereit, exportiert, abgelehnt |
| Mit Kommentar eingereicht | Alle Kommentare des Einreichers, getrennt durch ein Trennzeichen |
| Zeitpunkt des Grenzübertritts | Nur Tagessatz: Zeitpunkt des Grenzübertritts an diesem Tag |
| Zeitzone | Zeitzone des Zeitstempels auf der Ausgabe |
| Totalbetrag | Gesamtausgabenbetrag unter Verwendung des ausgewählten Betragstrennzeichens aus den Konfigurationen |
| Gesamtanspruch | Gesamtkostenabrechnung unter Verwendung des ausgewählten Betragstrennzeichens aus den Konfigurationen |
| Zeit der Reise Stopp | Reisedatum/-zeit auf Kosten |
| Reise-ID | Reisekosten-ID |
| Name der Reise | Name der Ausgabe |
| Vorname | Vorname des Einreichers auf dem Kostenantrag |
| Benutzer-ID | Benutzer-ID des Einreichers auf der Spesenabrechnung |
| Nachname | Nachname des Einreichers auf dem Kostenantrag |
category data
Kategorien (auch Ausgabenkategorien genannt) klassifizieren die verschiedenen Ausgabenarten, die Nutzer haben können. Unterschiedliche Kategorien ermöglichen unseren Kunden Folgendes:
- Richtig kategorisieren
- Korrekte Buchung in Finanzsystemen mit unterschiedlichen Hauptbuchkonten pro Kategorie
- KI-Erkennung einer kundenspezifischen Kategorie zuordnen
- Zugehörige Vorsteuer
Hier können Sie alle Eigenschaften einfügen, die Perk verwendet, um die Datei mit Kategoriedaten zu erweitern:
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
| Kategoriekonto (ERP) | Konto, das der Kategorie zugeordnet ist |
| Kategorie Datumseinstellungen | Legt die Datumseinstellungen für die Kategorie fest. Diese können entweder auf „Einzeln“ (einzelner Tag), „Tagesbereich“ (Tagbereich) oder „Nachtbereich“ (Nachtbereich) eingestellt sein. |
| Kategoriebeschreibung | Beschreibung der Kategorie |
| Kategoriesymbol | Symbol zur Darstellung der Kategorie |
| Tag ID | ID der Kategorie |
| Tag name | Name der Kategorie |
| Kategoriestatus | Status der Kategorie |
| Für Spesenarten deaktivieren | Geben Sie an, ob die Kategorie für Ausgaben mit oder ohne Beleg deaktiviert werden soll. |
| Anzeige nur für Kreditkartenzahlungen | Kennzeichen, um anzuzeigen, dass die Kategorie nur für Zahlungen mit Firmenkarten angezeigt werden soll. |
| Warnung erzeugen | Kennzeichnung zur Generierung von Warnungen, wenn Einreicher eine Ausgabe in einer Kategorie erstellen, die nicht den Kategorieeinstellungen entspricht. |
| Keine Kostenobjekte zulässig | Kennzeichen zur Festlegung, ob keine Kostenobjekte zulässig sind |
| Keine Vorsteuer | Kennzeichen zur Bestimmung, ob für die Kategorie die Vorsteuer berechnet wird oder nicht. |
| Für Mitarbeiter nicht sichtbar | Kennzeichen zur Festlegung, ob die Kategorie für alle Mitarbeiter oder nur für bestimmte Benutzer sichtbar ist |
| Kommentar obligatorisch | Kennzeichen zur Festlegung, ob ein Kommentar erforderlich ist, wenn Ausgaben in dieser Kategorie gebucht werden. |
Cost object data
Ein Kostenobjekt ist eine hierarchische Einheit, der Kosten innerhalb eines Unternehmens zugeordnet werden können. Beispiele hierfür sind Kostenstellen, Teams oder Projekte. Gegebenenfalls müssen Sie die Kosten auf mehrere Teams/Projekte aufteilen, verschiedene Kostenstellen auswählen oder andere Kostenobjekte gemeinsam bewerten.
Hier können Sie alle Eigenschaften einfügen, die Perk verwendet, um die Datei mit Kostenobjektdaten zu erweitern:
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
| Genehmigungsgrenze für Kostenobjekte | Beschränkung in der Unternehmenswährung, die das Kostenobjekt zulassen kann |
| E-Mail des Genehmigers des Kostenobjekts | E-Mail-Adresse der Person, die alle dem Kostenobjekt zugeordneten Ausgaben genehmigt. |
| Genehmiger-ID des Kostenobjekts | ID der Person, die für die Genehmigung von Kostenstellen zuständig ist |
| Limit für die automatische Genehmigung von Kostenobjekten | Schwellenwert, unterhalb dessen Ausgaben automatisch genehmigt werden. Falls nicht festgelegt, wird der Wert „null“ verwendet. |
| Kostenobjektcode (ERP) | Code des Kostenobjekts |
| Kostenobjekt-Delegaten-E-Mail | E-Mail-Adresse der Person, die als Genehmiger für Kostenobjekte delegiert wurde |
| Ablauf des Kostenobjekt-Delegaten | Datum, an dem die Genehmigung des Beauftragten zur Genehmigung des Kostenpostens abläuft |
| Kostenobjekt-Delegaten-ID | ID der Person, die als Genehmiger eines Kostenobjekts delegiert wurde |
| Name des Kostenobjekt-Delegierten | Name der Person, die als Genehmiger für Kostenobjekte delegiert wurde |
| Kostenobjektbeschreibung | Beschreibung des Kostenobjekts |
| Kostenobjekt-ID | ID des Kostenobjekts |
| Kostenobjektebene | Internes Feld für die Kostenobjektfunktionalität. Bestimmt die Hierarchieebene. |
| Name des Kostenobjekts | Name des Kostenobjekts |
| Status des Kostenobjekts | Internes Feld für die Funktionalität. Status des Kostenobjekts: 1 (aktiv) / 2 (inaktiv) / 0 (Entwurf) |
| Code des übergeordneten Kostenobjekts | Gehört das Kostenobjekt zu einem übergeordneten Kostenobjekt, wird der ERP-Code des übergeordneten Kostenobjekts angegeben. Ist dieser nicht festgelegt, wird der Wert auf null gesetzt. |
| ID des übergeordneten Kostenobjekts | Gehört das Kostenobjekt zu einem übergeordneten Kostenobjekt, wird die ID des übergeordneten Kostenobjekts angegeben. Ist diese nicht festgelegt, wird der Wert auf null gesetzt. |
| Name des übergeordneten Kostenobjekts | Gehört das Kostenobjekt zu einem übergeordneten Kostenobjekt, wird der Name des übergeordneten Kostenobjekts angezeigt. Ist dieser nicht festgelegt, wird „null“ zurückgegeben. |
User data
Das Benutzerobjekt enthält die relevanten Informationen für den Mitarbeiter als Anwendungsbenutzer (z. B. Einreicher oder Genehmiger von Ausgaben), potenziellen Gläubiger für die Kostenerstattung und Verursacher der Kosten.
Hier können Sie alle Eigenschaften einfügen, die Perk verwendet, um die Datei mit Benutzerdaten zu erweitern:
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
| Kontoinhaber | Name des Kontoinhabers des Bankkontos des Nutzers |
| Konto-ID | ID des Perk-Kontos, dem die Person angehört |
| Kontoname | Name des Vorteilskontos |
| BIC | BIC des Bankkontos des Nutzers |
| Stadt | Stadt, in der das Bankkonto des Nutzers registriert ist |
| Firmen-ID | ID des Unternehmens, dem der Benutzer angehört |
| Mitarbeiter-ID | Mitarbeiterkonto (ERP) |
| Ausgaben-Genehmigungslimit (für Linienvorgesetzte) | Schwellenwert, ab dem der Benutzer eine Genehmigung einholen muss. Alle Beträge unterhalb dieses Schwellenwerts werden automatisch genehmigt. |
| Kostenbevollmächtigter (einreichen) ID | ID des Spesenbeauftragten, der im Namen des Nutzers Spesenabrechnungen einreichen kann. |
| Name des Kostenbeauftragten (einreichen) | Name der Person, die im Namen des Nutzers Ausgaben einreichen kann |
| Wohnort | gespeicherte Wohnadresse des Benutzers |
| IBAN | IBAN des Bankkontos des Nutzers |
| Zuletzt geändert | Datum der letzten Aktualisierung |
| Stellvertreter-ID des Linienvorgesetzten | Wenn der Benutzer die Genehmigung durch seinen Linienvorgesetzten an eine andere Person delegiert hat, wird die ID dieser Person angezeigt. |
| Linienvorgesetzten-ID | ID des direkten Vorgesetzten des Benutzers |
| Name des Linienvorgesetzten | Name des/der Vorgesetzten des Benutzers/der Benutzerin |
| Büroadresse | vom Benutzer gespeicherte Büroadresse |
| Richtlinien-ID | Mitarbeiter-ID-Richtlinie |
| Eskalationsgrenze für Ausgabengenehmigungen (für Linienvorgesetzte) | Schwellenwert, bis zu dem der Benutzer Ausgaben und Rechnungen genehmigen kann. |
| Straßenname | Straße, die für das Bankkonto des Nutzers registriert ist |
| Hausnummer | Straßennummer, die für das Bankkonto des Nutzers registriert ist |
| Nutzerland | Land des Nutzers |
| Benutzer erstellt | Datum der ersten Erstellung des Benutzers |
| Benutzerwährung | Benutzerwährung |
| Nutzer-E-Mail | E-Mail-Adresse des Nutzers, der die Spesenabrechnung einreicht |
| Vorname des Benutzers | Vorname des Nutzers, der die Spesenabrechnung einreicht |
| Benutzer-ID | Eindeutige ID zur Identifizierung des Benutzers in Perk |
| Der Benutzer ist ein Linienmanager | Kennzeichen, um anzuzeigen, ob der Benutzer ein Manager ist |
| Benutzersprache | Benutzersprache |
| Nachname des Benutzers | Nachname des Nutzers, der die Spesenabrechnung einreicht |
| Benutzerstatus | Benutzerstatus: 1 (aktiv) / 2 (inaktiv) / 0 (Entwurf) |
| PLZ | Postleitzahl, die für das Bankkonto des Benutzers registriert ist |
Company card data
Firmenkarten umfassen alle Karten, die in Perk erkannt und integriert werden, egal ob es sich um eine Perk-Karte oder eine externe Karte handelt. Hier können Sie alle Eigenschaften einfügen, die Perk verwendet, um die Datei mit Firmenkartendaten zu erweitern:
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
| Kartenkonto | Gläubigernummer (ERP) |
| Kartenkonto-ID | Bezug auf das Bankkonto |
| Kartenwährung | Firmenkartenwährung |
| Kartenbeschreibung | Firmenkartenbeschreibung |
| Karten-ID | Firmenausweis |
| Kartenname | Kartenname |
| Kartennummer | Firmenkartennummer |
| Kartenproduktcode | Internes Feld für die Perk-Funktionalität |
| Kartenanbieter | Kartenprogramm der Firmenkarte |
| Kartenstatus | Internes Feld für die Perk-Funktionalität. 1 (aktiv) / 2 (inaktiv) / 0 (Entwurf) |
| E-Mail des Karteninhabers | E-Mail-Adresse des Karteninhabers |
| Vorname des Karteninhabers | Vorname des Firmenkarteninhabers |
| Karteninhaber-ID | Firmenkarteninhaber-ID |
| Nachname des Karteninhabers | Nachname des Firmenkarteninhabers |
| Lodge-Karte | Internes Feld für die Perk-Funktionalität. Gibt an, ob es sich um eine Lodge-Karte handelt. |
| Privat abgerechnete Karte | Ob die Karte dem Nutzer belastet wird. Entweder wahr oder falsch. |
Card transaction data
Kartentransaktionen können von Perk Cards, externen Karten oder manuell importierten Transaktionen stammen. Hier können Sie alle Eigenschaften einfügen, die Perk verwendet, um die Datei mit Transaktionsdaten zu erweitern:
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
| Kartenwährung | Währung der Firmenkarte |
| Karten-ID | Die ID der verwendeten Firmenkarte |
| Kartenname | Firmenkartenname |
| Kartenabrechnungs-ID | ID des Kontoauszugs, dem die Transaktion zugeordnet ist |
| Geschlossen | Kennzeichen zur Kennzeichnung, ob die Transaktion abgeschlossen ist |
| Firmen-ID | Firmen-ID, in der die Transaktion erstellt wurde |
| Ländervorwahl | Ländercode der Transaktion |
| Gutschrift | Kennzeichen, um zu kennzeichnen, ob es sich bei der Transaktion um eine Gutschrift handelt |
| Fehler | Kennzeichen zur Kennzeichnung, ob die Transaktion Fehler enthält |
| Spesen-ID | ID der Ausgabe, mit der die Transaktion abgeglichen wird |
| Ausgabenstatus | Status der Ausgabe, mit dem die Transaktion abgeglichen wird |
| Zuletzt geändert | Datum der letzten Änderung der Transaktion |
| Händler | Beschreibung der Transaktion |
| Händlerkategoriecode | MCC- oder SIC-Code, der mit der Transaktion verknüpft ist |
| Ursprünglicher Betrag | Quellbetrag der Transaktion |
| Ursprüngliche Währung | Ursprungswährung der Transaktion |
| Ausstehend | Kennzeichen zur Kennzeichnung, ob der Ausgabenstatus der zugeordneten Ausgabe „ausstehend“ ist. |
| Referenznummer | Referenznummer der Transaktion |
| Transaktionsbetrag | Gutgeschriebener Betrag der Firmenkartentransaktion |
| Buchungsdatum der Transaktion | Buchungsdatum |
| Transaktion erstellt | Erstellungsdatum der Transaktion |
| Transaktionswährung | Währung der Transaktion |
| Transaktionsdatum | Datum der Transaktion |
| Transaktion-ID | Transaktions-ID |
| Name der Transaktionsbestätigung | Firmenkartenabrechnungsname |
| Transaktionsstatus | Status der Transaktion |
| Transaktionszusammenfassungs-ID | Export-ID der Transaktion |
| Hochladedatum | Zeitpunkt des Hochladens der Transaktion |
Company (legal entity) data
Hier können Sie die Datei um einige Attribute von Firmendaten erweitern:
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
| Firmenkennung (ERP) | Firmen-ID (ERP) |
| Firmen-ID | Firmen-ID |
| Firmenname | Name des Unternehmens |
Trip data
Eine Reise stellt in Perk einen Ausgabencontainer dar. Hier können Sie die Datei um Reisedatenattribute erweitern:
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
| Konto-ID | Perk-Konto-ID, in der die Reise erstellt wurde |
| Automatische Berechnung des Tagessatzes | Kennzeichen, das angibt, ob die Reise die automatische Zusammenfassung der Tagessätze zulässt. |
| Löschen: Um die gesamte Spesenabrechnung zu löschen. | Kommentieren Sie die Reise |
| Firmen-ID | ID des Unternehmens, bei dem die Reise organisiert wurde |
| Zuletzt geändert | Datum der letzten Änderung der Reise |
| Gesamtanspruch | Gesamtanspruch auf die Reise |
| Gesamtsteuer | Gesamte Mehrwertsteuer oder Steuer der Reise |
| Reisekostenobjekt-ID | Standardmäßige Kostenobjekt-ID der Reise |
| Name des Reisekostenobjekts | Standardmäßiger Name des Kostenobjekts der Reise |
| Reise erstellt | Erstellungsdatum der Reise |
| Reisewährung | Währung der Reise |
| Reiseende | Enddatum der Reise |
| Reise-ID | ID der Reise |
| Name der Reise | Name der Reise |
| Reisebeginnzeit | Reisebeginn |
| Reisestatus | Status der Reise |
| Vorname des Benutzers | Vorname des Einreichers der Reise |
| Benutzer-ID | Benutzer-ID des Einreichers der Reise |
| Nachname des Benutzers | Nachname des Einreichers der Reise |
| Workflow-ID | Nur für Workflow-Designer: Workflow-ID, mit der die Reise verknüpft ist |
Debit amounts data
Hier können Sie die Datei um Debitpostenbeträge erweitern:
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
| Bruttobetrag | Bruttobetrag pro Debitlinie |
| Bruttobetrag in der ursprünglichen Ausgabenwährung | Bruttobetrag der Belastungszeile in der ursprünglichen Ausgabenwährung |
| Nettobetrag | Nettobetrag pro Debitlinie vor Steuern |
| Nettobetrag in der ursprünglichen Ausgabenwährung | Nettobetrag der Belastungszeile in der ursprünglichen Ausgabenwährung |
Tax amounts data
Hier können Sie die Datei um Steuerpostenbeträge erweitern:
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
| Grundbetrag | Nettobasisbetrag |
| Steuerbetrag | Steuerbetrag, der der Lastschrift zugeordnet wurde |
| Steuerliche Kategorie | Steuerliche Kategorie |
| Tax code | Tax code |
| Steuersatz | Steuersatz |
| Steuerkonto (ERP) | Buchungskonto (ERP) |
| Steuersatz Land | Land |
| Beschreibung des Steuersatzes | Beschreibung |
| Name des Steuersatzes | Name |
| Priorität des Steuersatzes | Priorität, wobei eine höhere Zahl eine höhere Priorität bedeutet. |
| Steuersatzstatus | Status des Steuersatzes, entweder aktiv oder inaktiv |
| Gültig ab | Gültig ab Datum |
| Gültig bis | Gültig bis zum Datum |
| Version | Version |
Benutzerdefinierte Felder für Ausgaben und Rechnungen
Wenn Sie haben Richten Sie benutzerdefinierte Felder ein, um zusätzliche Informationen in Ausgaben und Rechnungen zu erfassen, die dabei helfen, zusätzliche Informationen diesen Ausgaben zuzuordnen und sie auf mehreren Ebenen zu verwenden, z. B. für Analysen oder Buchhaltungszwecke. Sie können diese Informationen in der Ausgabenexportdatei exportieren.
Jede Spaltenüberschrift entspricht dem Code des benutzerdefinierten Felds, und der Wert enthält den zugehörigen Wert. Diese Werte werden dynamisch basierend auf dem Inhalt von tagMap eingebunden.
| Credit line | Debit line | VAT lines for each debit line option | Consolidated tax amounts |
|---|---|---|---|
|
|
|
|
Hier können Sie alle Eigenschaften einfügen, die Perk verwendet, um die Datei mit benutzerdefinierten Felddaten zu erweitern:
Attribut |
Beschreibung |
|---|---|
Tag-Code |
Code der Antwort des benutzerdefinierten Felds. Jede Antwort gehört zu einem benutzerdefinierten Feld. |
Tag-Dimensions-ID |
Benutzerdefinierte Feld-ID der Antwort. |
Tag-ID |
Antwort-ID. |
Tag-Name |
Name der Antwort. |
Tag status |
Status der Antwort. |
Other custom data
Manchmal möchten Sie Informationen einfügen, die weder Teil der Standard-Ausgabendaten noch Teil der benutzerdefinierten Felder sind, die zu Ausgaben oder Rechnungen hinzugefügt wurden.
Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise eine additionalId in den Export aufnehmen. Diese Information kann als technisches benutzerdefiniertes Feld auf einem Kostenobjekt hinzugefügt werden. Mit anderen Worten: Perk richtet für Sie ein benutzerdefiniertes Feld für additionalId in allen relevanten Rechtseinheiten auf dem Kostenobjekt ein. Anschließend können Sie dieses benutzerdefinierte Feld als Teil der Kostenobjektdaten einbeziehen.
Sie müssen Perk darum bitten, ein technisches benutzerdefiniertes Feld für Sie einzurichten. Sobald es hinzugefügt wurde, können Sie Ihr technisches benutzerdefiniertes Feld als Datenfeld auswählen.