Weisen Sie einem Reisegenehmigungsprozess einen Kostenstellengenehmiger zu.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie einen Reisegenehmigungsprozess für ein Kostenobjekt erstellen, bei dem der bevorzugte Genehmiger und optional zusätzliche Genehmiger festgelegt werden. Sobald jemand dieses Kostenobjekt beim Bezahlvorgang auswählt, sendet Perk die Anfrage an alle Genehmiger, und jeder kann die Reise genehmigen.

Kontoadministratoren können diese Aufgabe ausführen.

Bevor Sie den Genehmigungsprozess einrichten, erstellen Sie Ihre Reisekostenobjekte und fügen Sie die entsprechenden Genehmiger hinzu. Erstellen Sie anschließend den Genehmigungsprozess und wählen Sie Genehmiger für Kostenobjekte aus.

Reisekostenobjekte einrichten

Um Genehmiger für Kostenobjekte in Reisegenehmigungsprozessen in Perk zu verwenden, benötigt jedes Kostenobjekt die korrekte Verwendung und die entsprechenden Genehmiger.

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Kostenverwaltung >KostenobjekteDie
  2. Kostenobjekt erstellen oder bearbeitenDie
  3. Wählen Sie unter Nutzung die Option Reise aus. Dadurch wird das Kostenobjekt während des Buchungsvorgangs verfügbar.
  4. Im Schritt Genehmigung wählen Sie einen Genehmiger aus. Diese Person ist der bevorzugte Genehmiger für das Kostenobjekt.
  5. Optional können Sie unter Zusätzliche Genehmiger weitere Personen auswählen, die ebenfalls Reisen mit diesem Kostenobjekt genehmigen können.
    Additional approvers on a travel cost object
  6. Klicken Speichern
Achtung: Wählen Sie einen bevorzugten Genehmiger aus, bevor Sie weitere Genehmiger speichern. Der bevorzugte Genehmiger kann nicht zusätzlich als weiterer Genehmiger aufgeführt werden. Gastbenutzer können nicht als Genehmiger ausgewählt werden.
Hinweis: Zusätzliche Genehmiger gelten nur für Reisekosten. Wird das Kostenobjekt auch für Spesen oder Rechnungen verwendet, erscheinen zusätzliche Genehmiger unter „Nur für Reisekosten“. Die Einstellungen für die Beauftragten für Spesen und Rechnungen sind von den zusätzlichen Genehmigern für Reisekosten getrennt.

Weitere Informationen finden Sie unter Kostenstellen für Reisekosten einrichtenDie

Genehmigungsprozess erstellen oder bearbeiten

Sobald Ihre Reisekostenobjekte Genehmiger haben, können Sie einen Genehmigungsprozess erstellen oder bearbeiten, der den Genehmiger des Kostenobjekts verwendet.

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Reiseverwaltung>GenehmigungsprozesseDie
  2. Erstellen oder Bearbeiten eines GenehmigungsprozessesDie
  3. Unter Wer sollte die Reisen genehmigen? klicken Sie auf Genehmiger auswählen und geben Sie Genehmiger für Kostenobjekt ein oder wählen Sie ihn aus.
  4. Klicken Sie auf Einstellungen auswählen und legen Sie fest, welche Buchungsarten genehmigungspflichtig sind. Die Regeln für Richtlinienkonformität und Richtlinienverstöße hängen von Ihren Einstellungen ab. ReiserichtlinienDie
  5. Bewegen Sie den Mauszeiger über Einstellung auswählen, klicken Sie auf + wenn und wählen Sie das Kostenobjekt aus.
  6. Klicken Sie auf Genehmigungsprozess erstellen oder Speichern.

Wenn eine Genehmigungsanfrage das ausgewählte Kostenobjekt enthält, sendet Perk sie an den für dieses Kostenobjekt bevorzugten Genehmiger sowie an alle weiteren Genehmiger. Jeder von ihnen kann die Genehmigung erteilen. Wenn Sie in einem mehrstufigen Genehmigungsprozess einen Kostenobjekt-Genehmiger in einem Schritt verwenden, erstellt Perk für jeden weiteren Genehmiger in diesem Schritt einen separaten Genehmigungspfad. Weitere Informationen finden Sie unter [Link einfügen]. Richten Sie einen Reisekostengenehmigungsprozess nach Kostenart ein.Zusätzliche Genehmiger können auch als Ersatzgenehmigungsempfänger bei Dienstreisen außerhalb des Büros fungieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Reisebeauftragten einrichtenDie

Bezahlvorgang

Wenn jemand eine genehmigungspflichtige Reise bucht und in Perk ein Kostenobjekt auswählt:

  • Das ausgewählte Kostenobjekt bestimmt, welcher bevorzugte Genehmiger und welche zusätzlichen Genehmiger die Genehmigungsanfrage erhalten.
  • Jeder dieser Genehmigenden kann die Reise genehmigen.
  • Die Buchungsgenehmigungsregeln gelten weiterhin.

Wenn kein Kostenobjekt ausgewählt wird, wird der Genehmigungsprozess für das Kostenobjekt nicht angewendet.

Tipp: Legen Sie für alle Reisekostenobjekte bevorzugte und zusätzliche Genehmiger fest, damit die Genehmigungsprozesse wie erwartet funktionieren. Sie können auch Kostenstellen für alle Reisebuchungen verpflichtend machenDie

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