Dieser Artikel beschreibt, wie Sie einen Reisegenehmigungsprozess erstellen, bei dem zwei Personen eine Reise nacheinander genehmigen müssen: zuerst die erste, dann die zweite Person. Verwenden Sie diesen Prozess, wenn eine Person (z. B. der/die Vorgesetzte) die Reise vor der Buchung genehmigen soll, bevor eine andere Person (z. B. aus der Finanzabteilung oder eine Führungskraft) die Reise anschließend freigibt.

Bevor Sie beginnen

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert hat (z. B. im Pro-Tarif und mit entsprechenden Funktionen). Falls die Option zum Hinzufügen eines zweiten Genehmigers nicht angezeigt wird, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer oder den Support.
• Legen Sie fest, wer der erste und der zweite Genehmiger sein sollen. Sie können bestimmte Personen, den Vorgesetzten des Reisenden oder den Genehmiger des Kostenobjekts (die Person, die dem für die Reise ausgewählten Kostenobjekt zugeordnet ist) benennen.
• Legen Sie fest, wann diese Regel gelten soll (z. B. für alle Fahrten, nur für Fahrten außerhalb der Richtlinien oder nur bei Auswahl eines bestimmten Kostenträgers). Ihre Reiserichtlinien definieren, was als richtlinienkonform bzw. richtlinienwidrig gilt.

Einrichtung des Genehmigungsprozesses

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Reiseverwaltung > Reisegenehmigungen.
2. Klicken Sie auf Neuer Genehmigungsprozess.
3. Geben Sie dem Genehmigungsprozess einen Namen und wählen Sie aus, für wen der Prozess gilt (z. B. für welche Reisenden oder Unternehmen).
4. Wählen Sie unter Ist bei der Buchung eine Genehmigung erforderlich? die Option Ja aus.
5. Unter Wer sollte ihre Reisen genehmigen? klicken Sie auf Genehmiger auswählen und wählen Sie den ersten Genehmiger (z. B. den Linienvorgesetzten oder eine bestimmte Person).
6. Klicken Sie auf Einstellungen auswählen und legen Sie fest, welche Buchungsarten genehmigungspflichtig sind (z. B. nur Buchungen außerhalb der Richtlinien oder alle Reisen). Die Optionen hängen von Ihren Reiserichtlinien ab.
7. Um die Regel auf bestimmte Kostenobjekte zu beschränken, bewegen Sie den Mauszeiger über Einstellung auswählen, klicken Sie auf + wenn und wählen Sie das Kostenobjekt aus.

Hinzufügung des zweiten Genehmigers

1. Klicken Sie neben der ersten Genehmigungsregel auf + und dann auf die Option, die einen zweiten Schritt mit der Verhaltensweise „gefolgt von“ hinzufügt.
2. Wählen Sie den zweiten Genehmiger aus (z. B. einen bestimmten Benutzer oder Genehmiger eines Kostenobjekts). Die Regel sollte wie folgt lauten: „Genehmigung anfordern von [erster Genehmiger] gefolgt von [zweiter Genehmiger].“
3. Unter Genehmigungen für Änderungen an gebuchten Reisen können Sie auswählen, ob und wie Änderungen an der Reise nach der Buchung genehmigt werden müssen. Sie können Nutzen Sie die Optionen oder erstellen Sie Ihre eigenen Regeln.
4. Klicken Sie auf Genehmigungsprozess erstellen .

Nach dem Speichern muss jede Reise, die der Regel entspricht, vom ersten Genehmiger freigegeben werden; erst dann erhält der zweite Genehmiger die Genehmigungsanfrage. Die Reise wird erst gebucht, nachdem beide zugestimmt haben.

Tipp: Wenn der Linienvorgesetzte zuerst und anschließend ein Finanz- oder Kostenverantwortlicher die Genehmigung erteilen soll, legen Sie als ersten Genehmiger den Linienvorgesetzten und als zweiten die jeweilige Person oder den Genehmiger des Kostenobjekts fest. Falls Ihre Reisenden unterschiedliche Kostenobjekte verwenden, weisen Sie die entsprechenden Genehmiger unter „Einstellungen > Kostenmanagement > Kostenobjekte“ zu, damit die Anfragen korrekt weitergeleitet werden.
Weitere Szenarien für ein zweistufiges Genehmigungsverfahren finden Sie unter Beispiele für zweistufige Genehmigungsregeln.