Benutzerdefinierte Berichte sind der Perk-Berichtsexport, der einen festen Katalog von statischen Spalten mit den dynamischen Spalten kombiniert, die jedes Konto einrichtet, wie z. B. benutzerdefinierte Reisefelder und Gruppen.

Dieser Artikel behandelt den benutzerdefinierten Bericht für Administratoren und Analysten. Informationen zum benutzerdefinierten Bericht für Genehmiger finden Sie hier. Entdecken Sie benutzerdefinierte Berichte für Genehmiger.

Was sind benutzerdefinierte Berichte?

Benutzerdefinierte Berichte in Perk sind konfigurierbare Exporte von Reise- und Buchungsdaten aus dem Reiseberichtswesen. Mit benutzerdefinierten Berichten können Sie Ergebnisse filtern, die einzuschließenden Spalten auswählen und das Ergebnis anschließend als CSV- oder Excel-Datei herunterladen.

Die Berichte werden über Looker mithilfe einer separaten Datenbank erstellt, die mit dem Hauptsystem von Perk synchronisiert wird. Daher sind sie für Berichterstellung und Analyse konzipiert, nicht für operative Echtzeitdaten. Die Synchronisierung der Berichte erfolgt über Nacht und endet gegen 1 Uhr nachts. Daten, die nach diesem Zeitpunkt zu Perk hinzugefügt werden, erscheinen nicht im Export des jeweiligen Tages. Aus diesem Grund hinken benutzerdefinierte Berichte – wie alle Perk-Berichte – den Live-Daten in der Regel etwa 24 Stunden hinterher, sodass tagesaktuelle Zahlen möglicherweise nicht verfügbar sind.

Die Exporte umfassen zwei Arten von Spalten:

• Statische Spalten: Standardfelder, die für jedes Konto verfügbar sind, wie z. B. Name des Reisenden, Reisestatus und Ausgaben.
• Dynamische Spalten: Benutzerdefinierte Felder und Gruppen, die von Ihrem Unternehmen eingerichtet wurden und daher zwischen verschiedenen Konten variieren können.

Wann sollte man benutzerdefinierte Berichte verwenden?

Benutzerdefinierte Berichte sind das richtige Werkzeug, wenn Sie einen übersichtlichen Datensatz mit einer Zeile pro Buchung benötigen, den Sie in einer Tabellenkalkulation öffnen, Ihrem Finanzteam übergeben oder in ein nachgelagertes System importieren können. Benutzerdefinierte Berichte umfassen Reise- und Ausgabenberichte, Genehmigungsanalysen, Nachhaltigkeitsberichte und den Abgleich mit Ihren ERP- oder Buchhaltungssystemen.

Nutzen Sie diese Funktionen, wenn Sie Reisedaten nach Ihren eigenen Vorstellungen analysieren möchten – beispielsweise alle Hotelbuchungen eines bestimmten Kostenstellenbereichs des letzten Quartals abrufen, die Flugemissionen Ihrer Geschäftsbereiche exportieren oder eine Finanzabstimmungsdatei erstellen, die Buchungen mit Rechnungen abgleicht. Da Sie Filter und Spaltenauswahl selbst bestimmen, können Sie jeden Export auf eine spezifische Fragestellung zuschneiden, anstatt mit einem festen Bericht zu arbeiten.

Generieren und Herunterladen eines benutzerdefinierten Berichts

Benutzerdefinierte Berichte werden bei Bedarf aus dem Reiseberichtswesen in Perk generiert. Sie wählen die Filter und Spalten beim Export aus und laden das Ergebnis anschließend als CSV- oder Excel-Datei herunter. Der Export spiegelt Ihre aktuellen Auswahlen wider. Für eine andere Ansicht führen Sie den benutzerdefinierten Bericht einfach mit neuen Auswahlen erneut aus.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Laden Sie einen benutzerdefinierten Bericht herunter.

Feldreferenz – Erläuterung jeder Spalte

Der benutzerdefinierte Bericht zeigt alle Spalten an, die Perk für den Admin-Export veröffentlicht, hier nach Kategorien gruppiert. Nutzen Sie die unten stehende Feldreferenz, um die Bedeutung der einzelnen Spalten nachzuschlagen und sie Kollegen oder Ihrem Team zu erläutern.

Reise- und Reiseinformationen

Kosten-, Währungs- und Steuerdetails

Dynamische Spalten: Benutzerdefinierte Felder und Gruppen

Benutzerdefinierte Berichte enthalten eine dynamische Spalte für jedes benutzerdefinierte Reisefeld und jede im Konto eingerichtete Gruppenkategorie. In diesem Bericht wird jeder definierte Name als eigene Spalte veröffentlicht. Die Spaltenüberschrift enthält ein Typpräfix, das den Spaltentyp angibt: `Benutzerdefiniertes Feld` für benutzerdefinierte Felder und `Gruppe` für Gruppen. Obwohl das Typpräfix am Ende der sichtbaren Überschrift angezeigt wird, wird es weiterhin als Präfix des dynamischen Spaltennamens behandelt.

Ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen Projekt wird beispielsweise im Export als Spalte mit der Überschrift Projekt – Benutzerdefiniertes Feld angezeigt. Eine Gruppenkategorie mit dem Namen Region wird als Spalte mit der Überschrift Region – Gruppe angezeigt.

Das Typpräfix wird jedes Mal auf jede dynamische Spalte angewendet. Dadurch bleiben die Spaltenüberschriften für nachgelagerte Nutzer vorhersehbar, Exporte lassen sich leichter debuggen und Datenkonflikte werden vermieden, wenn ein benutzerdefiniertes Feld oder eine Gruppe, die Sie eingerichtet haben, denselben Namen wie eine statische Spalte hat.

Archivierte benutzerdefinierte Felder und Gruppen

Benutzerdefinierte Berichte zeigen auch nach der Archivierung noch benutzerdefinierte Felder und Gruppen an, sodass historische Buchungen die zuvor festgelegten Werte behalten. Im benutzerdefinierten Bericht werden archivierte dynamische Spalten mit dem Suffix „(archiviert)“ gekennzeichnet, das dem Typpräfix angehängt wird.

Beispielsweise erscheint ein archiviertes benutzerdefiniertes Feld, das ursprünglich Altes Projekt hieß, im Export als Altes Projekt - Benutzerdefiniertes Feld (archiviert).

CSV- und Excel-Exporte

Benutzerdefinierte Berichte sind in zwei Formaten verfügbar: CSV und Excel. In beiden Formaten verhalten sich benutzerdefinierte Berichte identisch – es stehen dieselben Spalten zur Verfügung, dieselben Filter werden angewendet und dieselben Benennungsregeln gelten für die Überschriften.

Dies schließt das Typpräfix für dynamische Spalten ein. Unabhängig davon, ob Sie Projekt – Benutzerdefiniertes Feld als CSV-Datei oder als Excel-Datei exportieren, bleibt die Spaltenüberschrift gleich, und archivierte Spalten tragen in beiden Formaten das Suffix (archiviert). Wählen Sie das Format, das am besten zu Ihren nachgelagerten Tools passt; die Daten und die Überschriften sind in jedem Fall konsistent.