Mit Paylocity verwalten Sie Lohnabrechnung, Personalwesen und Workforce-Management auf einer einzigen Plattform. Dank der Paylocity-Integration importieren Sie Ihr Mitarbeiterverzeichnis ganz einfach in Perk und halten die Benutzerkonten automatisch auf dem neuesten Stand.

Hinweis: Für die Einrichtung der API und die Beschaffung der Zugangsdaten von Paylocity können Kosten anfallen. Bitte wenden Sie sich vorab an Ihren Paylocity-Kundenbetreuer, um weitere Informationen zu erhalten.

Die Paylocity-Integration verstehen

Die Paylocity-Integration ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Provision-Benutzer – Mitarbeiter direkt aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis ein- und auschecken.
• Automatisch ausfüllen Mitarbeiterprofilinformationen auf Perk.
• Manuelle Synchronisierung auslösen, um neue Mitarbeiter zu importieren und ausgeschiedene Mitarbeiter zu archivieren.
• Führen Sie vollautomatische Synchronisierungen zwischen Paylocity und Perk durch.
• Konten automatisch einrichten, z. B. Kostenobjekte und Genehmigungsprozesse hinzufügen (nur Pro-Plan).

Bevor Sie beginnen

• Um die Paylocity-Integration zu aktivieren, müssen Sie einKontoadministrator bei Perk undPaylocity sein.
• Wenn Sie SSO für Perk aktiviert haben, empfehlen wir Ihnen, die Optionen „Benutzererstellung zulassen“ und „Benutzeraktualisierungen zulassen“ zu deaktivieren, da dies zu Konflikten mit der Integration führen kann. Weitere Informationen finden Sie unter SSO-Einstellungen anpassen.
• Wenn der Vorname, Nachname oder die E-Mail-Adresse einer Person im Identitätsanbieter (IDP) von den Daten in Paylocity abweicht, überschreibt der IDP die von Paylocity mit Perk synchronisierten Daten.
• Wenn der Dienstbenutzer, der die Integration eingerichtet hat, nicht mehr aktiv ist, schlägt die Synchronisierung fehl, und Sie müssen die Integration mit einem neuen Administratorkonto neu verbinden.
• Die Abwesenheitsregelung ist für die Paylocity-Integration nicht verfügbar.
• Um die Paylocity-Integration zu deaktivieren, folgen Sie den Anweisungen auf Integrationen verwalten.
• Bei Fragen oder wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung der Integration benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager.

1. Paylocity mit Perk verbinden

Hinweis: Für die Anbindung an Paylocity müssen Sie ein Formular an den Paylocity-Support senden und auf dessen Antwort warten, bevor Sie Ihre API-Zugangsdaten erhalten. Planen Sie daher zusätzliche Zeit ein, bevor Sie mit der Konfiguration fortfahren.

1. Wählen Sie unter Erneut verbinden, um Abwesenheitsdaten zu synchronisieren die Option Erneut verbinden aus.
2. Suchen Sie die Paylocity-Integration und klicken Sie auf Setup starten.
3. Klicken Sie auf Aktivieren – dadurch öffnet sich das Popup „Link zusammenführen“.
4. Folgen Sie dem Folgen Sie der Paylocity-Anleitung im Merge-Hilfecenter, um die Verbindung herzustellen. Sobald die Verbindung hergestellt ist, kehren Sie hierher zurück, um die Integration einzurichten.

2. Einrichtung der Paylocity-Integration

Nachdem Sie erfolgreich eine Verbindung zu Paylocity hergestellt haben, navigieren Sie zur Konfigurationsseite, um Ihre Einrichtung abzuschließen.

1. Setup starten:
   1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
   2. Suchen Sie Ihre Integration im Abschnitt Aktiviert und klicken Sie auf Verwalten.
   3. Klicken Sie im Feld Setup abschließen auf Konfigurieren.
2. Mitarbeiterauswahl: Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die mit Perk synchronisiert werden sollen – klicken Sie entweder auf „Alle Mitarbeiter synchronisieren“ oder auf „Eine Gruppe von Mitarbeitern synchronisieren“.
   • Wenn Alle Mitarbeiter synchronisieren ausgewählt ist, synchronisiert Perk alle aktiven Mitarbeiter.
   • Wenn Eine Gruppe von Mitarbeitern synchronisieren ausgewählt ist, synchronisiert Perk nur die ausgewählten Gruppen.
3. Standardmäßige Feldauswahl und -zuordnung: Wählen Sie die Felder aus, die von Paylocity mit Perk synchronisiert werden sollen, und ordnen Sie sie zu. Alle verfügbaren Felder sind standardmäßig ausgewählt und zugeordnet, mit Ausnahme der eindeutigen ID, für die eine benutzerdefinierte Zuordnung oder deren Entfernung erforderlich ist.
   • Um ein Feld zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol rechts neben der Feldzeile.
   • Um ein Feld hinzuzufügen, klicken Sie unten in der Liste der Standardfelder auf Standardfeld hinzufügen.
   • Um eine Feldzuordnung anzupassen, wählen Sie in der linken Spalte ein alternatives Feld aus Paylocity aus.
4. Auswahl und Zuordnung benutzerdefinierter Felder: Wählen Sie benutzerdefinierte Felder aus, die von Paylocity mit Perk synchronisiert werden sollen, und ordnen Sie diese zu. Alle in Perk vorhandenen benutzerdefinierten Felder stehen für die Synchronisierung mit Paylocity zur Verfügung.
   • Falls ein benutzerdefiniertes Feld nicht sichtbar ist, überprüfen Sie, ob es in Perk erstellt wurde.
5. Firmenauswahl und -zuordnung: Wählen Sie die Unternehmen aus, die von Paylocity mit Perk synchronisiert werden sollen, und ordnen Sie sie zu. Die Unternehmen werden automatisch von Paylocity erkannt und in der linken Spalte angezeigt. Standardmäßig werden alle Unternehmen aus Paylocity dem Standardunternehmen in Perk zugeordnet.
   • Um das Quellfeld anzupassen, wählen Sie in der linken Spalte eine alternative Quelle aus.
   • Um die Firmenzuordnung anzupassen, wählen Sie in der rechten Spalte eine andere Firma in Perk aus. Falls eine Firma nicht angezeigt wird, überprüfen Sie, ob sie in Perk angelegt wurde.
   • Klicken Sie zum Abschluss des Vorgangs auf Speichern und synchronisieren. Die erste Synchronisierung dauert einige Stunden – der Kontoadministrator erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald sie abgeschlossen ist.
6. Automatische Synchronisierung und Fehlermeldungen aktivieren (optional):
   • Um Paylocity täglich automatisch mit Perk zu synchronisieren, aktivieren Sie den Schalter Automatische Synchronisierung.
   • Um Fehlermeldungen zu erhalten, geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Speichern.

Manuelle Synchronisierung ausführen

Nutzen Sie die manuelle Synchronisierung, um jederzeit die neuesten Mitarbeiterdaten von Paylocity zu importieren. Klicken Sie auf der Seite mit den Paylocity-Integrationseinstellungen in Perk auf Jetzt synchronisieren, um die neuesten Daten zu importieren.

Sollten während der Synchronisierung Fehler auftreten, können Sie das XLS-Protokoll herunterladen, um weitere Details zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Das Integrationssynchronisationsprotokoll verstehen.

Synchronisierte Mitarbeiter werden auf der Seite „Personen“ mit dem Synchronisierungssymbol gekennzeichnet.