Verwalten Sie Ihre Gästeliste für Ihre Veranstaltung mit dem KI-Assistenten

Mit dem KI-Assistenten in Event Manage können Sie Ihre Gästeliste einfach per Chat erstellen und aktualisieren – Personen namentlich einladen, eine lange Liste aus einer CSV-Datei importieren, Zu- und Absagen aktualisieren, einen Mitorganisator hervorheben und vieles mehr.

Rolle: Veranstalter, Mitveranstalter und Kontoadministratoren können diese Aufgabe übernehmen.

Änderungen an der Gästeliste müssen vor ihrer Wirksamkeit bestätigt werden: Der Assistent zeigt eine Bestätigungskarte an, und Sie müssen Bestätigen anklicken, bevor etwas passiert.

Weitere Informationen finden Sie unter Wie der KI-Assistent Ihnen bei der Organisation Ihrer Veranstaltung hilftDie

Personen namentlich einladen

Mit dem Assistenten können Sie Gäste einladen, indem Sie einfach deren Namen im Chat eingeben.

  1. Wechseln Sie für die Veranstaltung zum Assistent-Tab.
  2. Geben Sie eine Anfrage ein, in der Sie die Personen benennen, die Sie einladen möchten, zum Beispiel „Alex Macdonald und das Vertriebsteam einladen“.
  3. Prüfen Sie die Bestätigungskarte, falls der Assistent mehrere Treffer für einen Namen anzeigt – wählen Sie die richtige Person aus.
  4. Weisen Sie den Assistenten darauf hin, ob die Einladungs-E-Mail sofort versendet oder der Gast hinzugefügt werden soll, ohne die E-Mail vorher zu versenden.
  5. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Gäste hinzuzufügen.
Hinweis: Falls zwei Personen denselben Namen tragen, werden Sie vom Assistenten gebeten, zu bestätigen, welche Person gemeint ist, bevor diese hinzugefügt wird.

Massenimport einer CSV-Datei

Bei langen Gästelisten kann der Assistent die Teilnehmer gesammelt aus einer Datei importieren, anstatt sie einzeln hinzuzufügen.

  1. Klicken Sie auf das Anhangssymbol neben dem Chatfenster.
  2. Wählen Sie eine CSV-Datei mit Ihrer Gästeliste aus.
  3. Teilen Sie dem Assistenten mit, ob er im Rahmen des Imports auch Einladungs-E-Mails versenden soll.
  4. Klicken Sie auf Bestätigen, um den Import auszuführen.
Hinweis: Der Assistent akzeptiert nur CSV-Dateien. Andere Dateitypen wie .xlsx oder .txt werden mit einer Fehlermeldung abgelehnt. Beim Importieren einer CSV-Datei werden keine Einladungs-E-Mails versendet, es sei denn, Sie weisen den Assistenten explizit dazu an.

Aktualisierung des RSVP-Status

Sie können den Assistenten auch verwenden, um den RSVP-Status eines Gastes direkt zu aktualisieren.

  1. Geben Sie eine Anfrage ein, in der Sie den Gast und den neuen Status nennen, zum Beispiel „Maria als teilnehmend markieren“.
  2. Klicken Sie auf Bestätigen, um das Update zu speichern.

Förderung eines Mitorganisators

Gewähren Sie einem anderen Gast die Möglichkeit, Organisatorenrechte zu erwerben, indem Sie ihn über den Assistenten zum Mitorganisator befördern.

  1. Geben Sie eine Anfrage ein, in der der Gast namentlich genannt wird, zum Beispiel „Alex Macdonald als Mitorganisator hinzufügen“.
  2. Klicken Sie auf Bestätigen, um ihnen Zugriff als Mitorganisator zu gewähren.

Hinzufügen von Reisenden, die bereits für Ihr Reiseziel gebucht haben

Der Assistent kann Personen erkennen, die bereits eine Reise für den Termin und das Ziel Ihrer Veranstaltung gebucht haben, und Ihnen vorschlagen, diese Personen Ihrer Gästeliste hinzuzufügen, da sie sich ohnehin schon auf dem Weg dorthin befinden.

  1. Prüfen Sie die Reisenden, die Ihnen der Assistent im Chat vorschlägt.
  2. Bitten Sie den Assistenten, einen oder mehrere von ihnen auf Ihre Gästeliste zu setzen.
  3. Klicken Sie auf Bestätigen, um die vorgeschlagenen Reisenden hinzuzufügen.

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