Einen Mitarbeiter mit anstehenden privaten Reisen archivieren

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt und demnächst private Reisen über Perk gebucht hat, erklärt dieser Artikel, wie Sie dafür sorgen können, dass er weiterhin Reise-E-Mails erhält und wann Sie sein Profil archivieren können.

Rolle: Kontoadministratoren können diese Aufgabe ausführen.

Die Schritte, die Mitarbeiter vor ihrem Ausscheiden befolgen sollten, finden Sie unter „Private Reisen verwalten, wenn Sie Ihr Unternehmen verlassen“.

Wann Sie das Profil eines Mitarbeiters archivieren können

Kontoadministratoren können das Perk-Profil eines Mitarbeiters archivieren, sobald dieser keine laufenden oder bevorstehenden Reisen (geschäftlich oder privat) mehr hat. Bis dahin erscheint beim Auswählen von „Profil archivieren“ eine Meldung wie: „[Name] ist aktuell auf Reisen oder hat bevorstehende Reisen, daher kann das Profil noch nicht archiviert werden. Bitte warten Sie, bis die Reisen beendet sind, und versuchen Sie es dann erneut.“ Alternativ kann die Meldung auch darauf hinweisen, dass der Mitarbeiter die bevorstehenden Reisen gebucht hat, und die Reise-IDs auflisten. Die Meldung gibt nicht an, ob es sich um geschäftliche oder private Reisen handelt, und die privaten Reisen des Mitarbeiters können nicht eingesehen werden.

Bevor der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt: Fügen Sie eine zweite E-Mail-Adresse hinzu.

Mitarbeiter sollten vor ihrem Ausscheiden eine alternative E-Mail-Adresse hinterlegen. Falls sie dies noch nicht getan haben, können Sie dies gerne für sie erledigen. Für Mitarbeiter mit anstehenden privaten Reisen:

Bitten Sie den Mitarbeiter um eine private E-Mail-Adresse.
Öffnen Sie das Mitarbeiterprofil und wählen Sie unter Kontaktinformationen die Option Bearbeiten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Reiseaktualisierungen an sekundäre E-Mail-Adresse senden und geben Sie die Adresse unter Sekundäre E-Mail-Adresse ein.
Wählen Sie Speichern.
Bitten Sie den Mitarbeiter, seine E-Mails mit den Bestätigungen privater Reisen an die zweite E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Da Sie keinen Einblick in seine privaten Reisen haben, muss er dies selbst erledigen.
Archivieren Sie das Profil, nachdem alle Reisen beendet sind.

Achtung: Sobald eine alternative E-Mail-Adresse eingerichtet ist, werden auch E-Mails zu Geschäftsreisen an diese Adresse gesendet. Legen Sie sie kurz vor dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters fest, damit die E-Mails zu Geschäftsreisen bis dahin weiterhin im dienstlichen Posteingang landen.

Hinweis: Wenn Ihr Unternehmen Benutzer über eine HR-Systemintegration (HRIS) archiviert, versucht Perk die Archivierung täglich erneut, bis alle Reisen abgeschlossen sind. Wenn Sie Benutzer über eine Identitätsanbieterintegration (IdP) archivieren, wird die Archivierung nach Reiseende über Ihren IdP erneut versucht.

Häufig gestellte Fragen

Wann kann ich das Profil eines Mitarbeiters archivieren?

Sie können ihr Profil archivieren, sobald alle ihre Reisen, sowohl geschäftliche als auch private, beendet sind.

Kann ich die privaten Reisen eines Mitarbeiters einsehen?

Nein. Sie können deren private Reisen nicht öffnen. Die Archivnachricht enthält möglicherweise Reise-IDs, aber sie gibt nicht an, ob es sich um Geschäfts- oder Privatreisen handelt.

Was passiert, wenn der Mitarbeiter vor seinem Ausscheiden vergessen hat, eine private E-Mail-Adresse anzugeben?

Sie können die private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters als sekundäre E-Mail-Adresse hinzufügen, indem Sie die oben genannten Schritte befolgen. Bei Änderungen oder Stornierungen sollte sich der Mitarbeiter per E-Mail oder Telefon an den Perk-Kundenservice wenden.

Werden durch das Hinzufügen einer zweiten E-Mail-Adresse auch E-Mails zu Geschäftsreisen weitergeleitet?

Ja. Perk sendet alle Reise-E-Mails, sowohl geschäftliche als auch private, ausschließlich an die Zweit-E-Mail-Adresse. Bereits empfangene E-Mails verbleiben im geschäftlichen Posteingang des Mitarbeiters, daher muss der Mitarbeiter seine privaten Reisebestätigungen selbst weiterleiten.