Los responsables de personal y los administradores pueden configurar de forma flexible quién puede acceder a la plataforma Perk, qué información pueden ver y qué acciones pueden realizar.

El acceso a la plataforma se otorga a nivel global, determinando quién puede iniciar sesión en Perk para acceder a información confidencial de la empresa, como datos de los empleados, o quién solo recibe información sobre los viajes que se han reservado para ellos.

Los roles y permisos se utilizan para determinar las acciones que las personas pueden realizar en Perk en su día a día, por ejemplo, reservar viajes, gestionar gastos o mantener la cuenta de Perk.

Comprender el acceso y los roles

Cuando invitas a una persona nueva a Perk, tú decides si puede acceder a la plataforma con su propio nombre de usuario y contraseña.
 

Sin acceso

Si decides que no necesitan acceso a la plataforma, aún podrán recibir información sobre los viajes reservados para ellos. Por ejemplo, puedes añadir a un contratista externo a Perk y que un gestor de viajes reserve un viaje en su nombre para que puedas controlar los gastos de viaje. Seguirán recibiendo todas las comunicaciones sobre el viaje, como los detalles de la reserva y cualquier cambio en el itinerario.

Acceso

Si le das acceso a una persona a Perk, puede Iniciar sesión con una cuenta de Google, utilizando su dirección de correo electrónico, o utilizando SSO. Dado que la dirección de correo electrónico se utiliza para identificar a la persona en Perk, debe ser única.

Al iniciar sesión, los usuarios pueden ver diferentes secciones según su rol. Un rol determina el tipo de acceso (visualización o edición) que se le otorga y las acciones que puede realizar. En otras palabras, si una persona puede, por ejemplo, crear un viaje o revisar una reserva.

Roles y permisos

Perk combina roles con permisos para determinar las acciones que una persona puede realizar. Por ejemplo, algunas acciones se basan en el rol asignado, mientras que otras se basan en los permisos.

• Acciones basadas en roles: Reservar viajes como invitado, invitar a nuevos usuarios como gestor de personas y gestionar la configuración de la plataforma como administrador de cuenta.
• Acciones basadas en permisos: Aprobar viajes como aprobador o gerente de línea.

Los permisos que se otorguen complementan el rol asignado a la persona. Por ejemplo, puede tener el rol de gestor de viajes para reservar en nombre de un grupo específico de empleados, pero también puede ser responsable de aprobar las reservas de todos los empleados que las realicen por su cuenta.

Todas las cuentas deben tener al menos un administrador de cuenta y pueden tener otros roles dependiendo de tu plan Perk. Puedes asignar uno o más roles a alguien dependiendo de las acciones que necesite realizar.

Por ejemplo, alguien con el rol de gestor de viajes puede reservar viajes para un grupo específico de personas. Pero también puede necesitar el rol de analista para ver los informes y las facturas de esas personas. Si tienes un plan Pro, puedesasignar múltiples roles a una persona.

Los roles de administrador y gerente de personal son responsables de agregar personas, dar acceso a la plataforma y asignación de roles.

Roles generales

Los roles generales son para personas que no realizan tareas específicas relacionadas con los viajes o gastos de su empresa. Los roles de invitado y empleado son para personas que solo necesitan reservar viajes, y el rol de administrador de cuenta se utiliza para gestionar la cuenta y la configuración de la empresa.

• Huésped: Gestiona tus propios viajes, gastos y perfil.

• Empleado: Gestiona sus propios viajes, gastos y perfil, y reserva viajes para otros.

• Administrador de cuenta: Gestiona la configuración y las suscripciones de toda tu organización.

Para obtener más información, consulte Funciones generales.

Roles especializados

Gerente

Los puestos de gerente especializado están diseñados para la supervisión de alto nivel. Son ideales para miembros del equipo de Recursos Humanos o de Personal que administran perfiles de empleados, o para quienes gestionan reservas de viajes para toda la organización o para personas específicas.

• Gestor de viajes: Gestiona viajes, perfiles de viaje y aprobaciones para personas específicas. Este rol solo está disponible para clientes de viajes.

• Administrador de personas: Invite a personas y administre sus perfiles, configuraciones de cuenta y roles.

Para obtener más información, consulte funciones de gerente especializado.

Finanzas

Los roles financieros especializados están dirigidos a gerentes y miembros del equipo de finanzas que necesitan acceder a gastos de viaje, facturas y otros datos financieros. Existen diferentes roles según el nivel de acceso y la información requerida.

• Analista: Acceda y descargue informes y facturas. Este puesto solo está disponible para clientes de viajes.

Estos roles solo están disponibles para clientes de Spend:

• Revisor financiero: Revisar los gastos aprobados y exportarlos a los sistemas ERP.

• Auditor: Revisar los registros financieros para verificar su cumplimiento.

• Procesador de facturas: Vea, edite y gestione facturas y datos de proveedores.

Para obtener más información, consulte puestos especializados en finanzas.

Administrador

Los puestos administrativos especializados están destinados a personas que gestionan tarjetas de empresa o procesan gastos de viaje y necesitan acceso de alto nivel a información confidencial específica.

• Administrador de tarjetas: Gestiona las tarjetas de la empresa, la configuración y las transacciones. Este rol solo está disponible para clientes de Spend.

• Procesador de gastos de viaje: Importe y envíe borradores de gastos de viaje y gestione tarjetas de alojamiento.

• Desarrollador: Gestionar la integración técnica de la plataforma Perk con otros sistemas de terceros.

• Administrador de la empresa:Gestiona la configuración, los usuarios y las configuraciones para empresas específicas dentro de una cuenta de Perk.

Para obtener más información, consulte Funciones administrativas especializadas.

Breve descripción general de los roles más utilizados

Nota: *Los gestores de viajes solo pueden realizar ciertas acciones para los empleados que gestionan. Es posible que algunos de estos roles no estén disponibles para usted. dependiendo de tu plan.