Los objetos de coste se utilizan para asignar y realizar un seguimiento de los costes que llegan a través de Perk. Pueden representar diferentes partes de una empresa, como departamentos, equipos, proyectos o centros de coste, dependiendo de cómo esté configurada cada empresa y de qué información necesite reportar.

Los objetos de costo pueden ser:

• Relación jerárquica: padre-hijo.
• Creado a nivel de empresa o cuenta.
• Utilizado para viajar, gastos y facturas, o restringido a un uso específico.
• Se utiliza para aprobaciones.
• Accedido u oculto para los empleados.

En Perk, puedes crear objetos de coste manualmente. También puedes importarlos mediante un archivo CSV o mediante la integración con un sistema de terceros, como un sistema de recursos humanos, un ERP o un sistema de finanzas y contabilidad.

Precaución: Solo se puede usar un sistema de origen para sincronizar objetos de coste. Por ejemplo, si importa objetos de coste desde un sistema de RR. HH., no podrá importarlos con un sistema ERP.

Una vez creados, los objetos de coste no se pueden eliminar, solo archivar. Esto garantiza la trazabilidad y mantiene la coherencia en los informes. Un objeto de coste puede utilizarse para la gestión de viajes, el procesamiento de gastos y el procesamiento de facturas.

Utilización de objetos de coste para la aprobación

Los objetos de coste pueden utilizarse para determinar el flujo de aprobación de viajes, gastos o facturas.

Para los viajes, puede optar por enviar todas las solicitudes de viaje al aprobador del objeto de costo como parte del proceso de aprobación de viajes. Los objetos de costo de viaje admiten un aprobador preferido y aprobadores adicionales opcionales (cualquiera puede aprobar).

Para gastos y facturas, puede elegir una estrategia de aprobación estándar de Perk o crear un flujo de trabajo personalizado con el diseñador de flujos de trabajo. Si utiliza objetos de costo jerárquicos, la aprobación puede escalarse a los aprobadores del objeto de costo principal.

• Configurar un proceso de aprobación de viajes por objeto de costo
• Configurar un proceso de aprobación de gastos por objeto de costo
• Configurar un proceso de aprobación de facturas por objeto de costo

Aprobación de objetos de coste en viajes

A menudo, las solicitudes de viaje van directamente a tu jefe directo. Sin embargo, puedes configurar la regla de aprobación para que el objeto de coste determine quién aprueba el viaje.

Cuando configure objetos de costo de viaje, asigne un aprobador preferido para el objeto de costo. También puede agregar aprobadores adicionales (opcional). Si su proceso de aprobación de viajes utiliza el aprobador del objeto de costo, cualquiera de los aprobadores preferidos o adicionales puede aprobar el viaje. Si un empleado elige ese objeto de costo durante el proceso de pago, Perk dirige automáticamente la solicitud a los aprobadores del objeto de costo en lugar de a su gerente habitual.

Por ejemplo, la empresa A tiene dos departamentos principales: Ventas y Marketing.

• El presupuesto de ventas es gestionado por Jo Smith.
• El presupuesto de marketing es gestionado por Alex Macdonald.

Si la empresa configura su proceso de aprobación de viajes para utilizar objetos de costo, la ruta de aprobación cambia según el departamento al que se le cobra:

• Sarah trabaja en Ventas, pero está viajando para ayudar con un evento de Marketing.
• Cuando Sarah reserva su viaje, selecciona el objeto de coste Marketing.
• La solicitud de aprobación se envía directamente a Alex Macdonald (la responsable de Marketing) porque ella es la propietaria de ese objeto de coste, omitiendo por completo al gerente habitual de Sarah. Si Alex tiene aprobadores adicionales configurados, cualquiera de ellos también podría aprobar el viaje.

Nota: Se aplican aprobadores adicionales a viajar solo aprobación. Para gastos y facturas, utilice el Aprobador y Delegar campos: estos son independientes de los aprobadores adicionales de viajes.

Puede establecer un delegado de viajeEsto le permite transferir temporalmente los derechos de aprobación a otra persona mientras usted está fuera de la oficina. Cuando se configuran aprobadores adicionales, estos también pueden ser destinatarios de aprobación de respaldo en situaciones de viaje o ausencia de la oficina.

Aprobación de objetos de coste en gastos y facturas

En el procesamiento de gastos y facturas, puede configurar flujos de aprobación complejos dependiendo de cómo estén configurados sus objetos de costo:

• No jerárquico:sólo una única aprobación
• Jerárquico:puede implicar múltiples aprobaciones dependiendo de los límites de aprobación, a medida que la aprobación se escala en la estructura

Aprobación de gastos y facturas con objetos de coste no jerárquicos

Cada objeto de costo tiene un aprobador predeterminado, responsable de aprobar todos los gastos o facturas presentados para este objeto. Cuando se presenta un gasto o una factura con este objeto, la persona seleccionada en el... Aprobador El campo es responsable de aprobar el gasto/factura antes de que sea revisado por los revisores financieros.

Si el aprobador es el mismo que el remitente del gasto o la factura, de forma predeterminada, el documento es aprobado automáticamente (a menos que haya configurado un flujo de trabajo personalizado para escalar la aprobación a otro usuario).

Por ejemplo, cuando Sarah (de Ventas) envía un gasto por un banner de marketing que compró, Perk ve el objeto de coste "Marketing" y envía el gasto directamente a Alex. Sin embargo, si Alex compra algo y lo etiqueta con su propio presupuesto de marketing, Perk sabe que ya lo ha aprobado. Omitirá el paso de aprobación y pasará directamente a Finanzas (a menos que su empresa tenga un flujo de trabajo personalizado que lo impida).

Puedes delegar temporalmente las aprobaciones del objeto de coste a otra persona seleccionándola en el campo Delegar. Puedes hacerlo en Configuración > Gestión de costes > Objetos de coste (si eres administrador de la cuenta) o en Gastos > Aprobaciones > Aprobaciones de objetos de coste (para los aprobadores).

También puede establecer una fecha de vencimiento. Después de esa fecha, la aprobación del objeto de costo regresa al aprobador original.

Objetos de coste jerárquicos para gastos y facturas

Los objetos de coste pueden tener una relación padre-hijo. Esto determina cómo se gestiona la aprobación en dichos objetos de coste, escalando automáticamente cualquier gasto/factura al aprobador del objeto de coste padre cuando el gasto/factura supere un determinado umbral. Puede configurar hasta ocho niveles jerárquicos en Perk. Consulte Estrategias de aprobación de objetos de costo.

Nota: Solo se pueden configurar objetos de coste jerárquicos para gastos y facturas. Los objetos de coste exclusivos de viajes no se pueden configurar con una estructura jerárquica, ya que la aprobación se determina mediante procesos de aprobación de viajes.

Objetos de coste por empresa y personas

Los objetos de coste suelen crearse para una empresa específica; sin embargo, puede optar por crear objetos de coste compartidos entre todas las empresas de la cuenta. En este caso, el objeto de coste tendrá la misma configuración para todas las empresas.

Precaución: Si necesita definir identificadores ERP separados para exportar datos por separado al sistema financiero y contable, debe seleccionar solo una empresa al crear el objeto de coste.

Asignar objetos de costo a personas

Cuando agregas a una persona a Perk, puedes asignarle un objeto de costo predeterminado. Este objeto predeterminado aparece como la primera opción durante el proceso de pago de la reserva de viaje, así como en los gastos y las facturas. Una persona solo puede tener un objeto de costo predeterminado a la vez, y al ser asignada como predeterminada, automáticamente tiene acceso para seleccionarlo.

Por defecto, un objeto de coste solo es visible para los usuarios a los que está asignado. Los demás no pueden verlo ni seleccionarlo. Por ejemplo, no aparecerá si otro empleado lo busca en el campo de objeto de coste.

Para permitir que otros usuarios utilicen un objeto de coste sin que este se convierta en el predeterminado, seleccione Permitir que otros usuarios utilicen este objeto de coste en la configuración del objeto de coste. Una vez marcada esta opción, puede ampliar el acceso a todos los usuarios de la cuenta, o a usuarios o grupos de usuarios específicos. Ampliar el acceso de esta forma no modifica el objeto de coste predeterminado de nadie; solo la asignación lo hace.

Los aprobadores (y sus delegados) siempre tienen acceso al objeto de coste que haya seleccionado la persona que solicita la aprobación, independientemente de si se trata de su opción predeterminada.

Sin embargo, puede optar por permitir que otras personas vean y seleccionen otros objetos de costo según corresponda. En ese caso, podrán elegir su propio objeto de costo predeterminado o cualquier otro objeto de costo que se les haya proporcionado.

Puedes asignar un objeto de coste predeterminado a una persona en su perfil. También puedes asignar un objeto de coste a varias personas a la vez, ya sea desde el propio objeto de coste o desde la página Personas (seleccionando a todas las personas y haciendo clic en Objeto de coste).

Nota: El acceso a los objetos de costo solo afecta la selección de objetos de costo en viajes, gastos y facturas. No afecta a los análisis. Todos los datos de los objetos de costo se muestran en Analytics.

Objetos de coste en viajes

Puedes usar el objeto de coste para categorizar los gastos de viaje, independientemente de si procesas tus gastos y facturas en Perk o a través de una integración de terceros.

Los objetos de coste se utilizan de 3 maneras al gestionar los viajes:

• Utilice objetos de costo para categorizar el gasto del viaje durante el proceso de pago al reservar un viaje en Perk (ya sea por el viajero, el agente de reservas o a través del servicio de conserjería). El objeto de costo puede seleccionarse automáticamente para los viajeros (utilizando el objeto de costo predeterminado configurado en su perfil). Alternativamente, los viajeros pueden elegir otro objeto de costo.
  
• Usar enpresupuestos de viaje para determinar los gastos de viaje permitidos.
• Utilice objetos de coste para determinaraprobaciones de viaje.
• Utilice objetos de coste para realizar un seguimiento yanalizar el gasto en viajesLos administradores y analistas pueden realizar un seguimiento y clasificar los gastos de viaje por departamentos. Los objetos de costo se muestran en las facturas de viaje para que pueda procesar el gasto en su sistema financiero y contable. Si utiliza Perk para procesar sus gastos, el objeto de costo se incluye en todos los gastos de reserva de viajes.
  

Ver Configurar objetos de coste para los gastos de viaje..

Nota: Los huéspedes solo pueden ver el objeto de costo configurado para ellos en su perfil. No pueden cambiar el objeto de costo seleccionado; solo los administradores de viajes pueden realizar esta tarea.

Precaución: En Concierge, el número de objetos de coste que se muestran está limitado a 500. Si el cliente tiene más de 500 objetos de coste, debe ponerse en contacto con Atención al Cliente.

Objetos de coste en gastos y facturas

Para los gastos y las facturas, se utilizan objetos de costo para informar los costos.

Uso de objetos de coste al presentar gastos o facturas

Los objetos de coste se seleccionan al crear un gasto o añadir una factura en Perk. Por ejemplo, cuando los empleados crean un gasto, acceden a su objeto de coste predeterminado, que un administrador o responsable de personal establece en su perfil. Si no se ha configurado ningún objeto de coste predeterminado, Perk selecciona el último objeto de coste elegido por el empleado.

Para las facturas, puede elegir un objeto de coste predeterminado por proveedor para que Perk codifique automáticamente las facturas de ese proveedor mediante códigos inteligentes.

Nota: Los administradores de ventajas pueden elegir no mostrar objetos de costo a los empleados. En este caso, los revisores financieros son responsables de verificar y asignar los objetos de costo según corresponda durante la revisión.

Dependiendo de la configuración de la empresa, los empleados pueden actualizar el objeto de coste, cambiando por completo la asignación de costes al seleccionar otro objeto de coste.

En los gastos, los empleados pueden agregar objetos de costo adicionales. Esto añade una fila donde el empleado puede seleccionar otro objeto de costo y ajustar el porcentaje o la cantidad que se asignará a cada uno. De esta forma, la partida del gasto se divide, generando dos subpartidas con un único objeto de costo asignado a cada una.

El importe asignado a cada objeto de coste siempre debe sumar el total del gasto. Si ajusta el importe o el porcentaje de un objeto de coste, las asignaciones de los demás objetos de coste se ajustarán automáticamente. Del mismo modo, el desglose porcentual siempre debe sumar el 100 %. Puede expresar los porcentajes con hasta dos decimales. Por ejemplo, si introduce 33,337 %, se redondeará a 33,34 %.

Nota: Si los empleados deciden dividir el gasto, asignando parte del importe total del reclamo a una categoría adicional (y, por lo tanto, a un objeto de costo), el importe restante se ajusta automáticamente en el desglose del objeto de costo según el porcentaje ingresado.

En el caso de las facturas, los encargados de procesarlas pueden aceptar el objeto de coste predeterminado propuesto para cada partida o seleccionar otro, según corresponda.

En el caso de objetos de coste restringidos a personas específicas, si el objeto de coste no ha sido seleccionado como objeto de coste predeterminado para el proveedor o no ha sido seleccionado para la partida individual por una persona con los permisos adecuados para verlo, no aparecerá.

Utilizando objetos de costo como revisor financiero

Los revisores financieros pueden ver los objetos de coste asignados a los gastos y facturas al revisar los documentos (Finanzas > Revisión > Gastos y facturas). Sin embargo, por defecto, solo pueden seleccionar el objeto de coste que les ha sido asignado. Si desea permitir que los revisores financieros puedan seleccionar otros objetos de coste, añadir objetos de coste adicionales o incluso elegir una categoría (y, por lo tanto, un objeto de coste) adicional antes de finalizar la revisión, debe otorgarles acceso a dichos objetos de coste en la configuración de objetos de coste.

Exportación de objetos de coste en gastos y facturas

Solo se puede asignar un objeto de coste por asiento contable. Por ejemplo, un asiento contable típico para un gasto privado podría tener este aspecto:

Aquí, el objeto de coste se reporta para el monto del débito, de modo que pueda realizar un seguimiento del gasto.

Puede dividir un costo entre varios centros de costo o proyectos, elegir diferentes objetos de costo o usar otros. Para ello, Perk divide la partida, creando dos subpartidas con un único objeto de costo asignado a cada una.

Por ejemplo, para un gasto dividido en dos objetos de costo, los asientos de diario podrían verse así:

Si también desea realizar un seguimiento de varios equipos o proyectos, puede utilizar campos personalizados para capturar estas dimensiones financieras adicionales.

Por ejemplo, puede que desee asignar un gasto a un objeto de coste, Servicios Profesionales, y también realizar un seguimiento por proyecto del cliente. Para ello, cree Servicios Profesionales como objeto de coste. El gasto se asigna a ese objeto de coste y puede incluir un campo personalizado adicional, Proyectos, con el nombre del cliente.

Por ejemplo, para un gasto pagado de forma privada que el remitente ha asignado a un proyecto específico configurado como un campo personalizado, la entrada del diario podría verse así:

Nota : Si es necesario, puede optar por no exportar objetos de coste al sistema de terceros.