Cada vez que realice una reserva de viaje, Perk puede crear automáticamente un único gasto de viaje o un gasto de viajeEsto permite a los empleados incluir otros gastos, como recibos, reclamaciones de kilometraje y viáticos. Cualquier cambio en las reservas de viaje se refleja en el gasto de reserva de viaje.

En las reservas de viajes pagadas inmediatamente con tarjeta (privada, corporativa o de hotel), cada reserva se representa como un único gasto. En las facturas periódicas, cada línea se representa como un gasto independiente en Perk. Por ejemplo, un viajero reserva un viaje de Singapur a Barcelona, que incluye dos vuelos (con transbordo en Zúrich) y una reserva de hotel. Esto puede representarse en la factura como cuatro partidas: tres relacionadas con los dos vuelos y el hotel, y una cuarta para los gastos de reserva. Cada partida se crea como un gasto independiente en Perk.

El gasto de viaje se categoriza automáticamente y se vincula con la transacción con tarjeta correspondiente, si se paga con tarjeta. Si la reserva del viaje contiene información sobre el IVA, el gasto incluye el porcentaje y el importe del impuesto aplicado, si se encuentra el tipo impositivo correspondiente en Perk para la empresa.

Los gastos de viaje se pueden crear en estados de reclutamiento o reclutamiento de viaje y puede ser asignado al encargado de la reserva, al empleado o al procesador de gastos de viaje.

Si la reserva del viaje fue sujeto a aprobación, el gasto de viaje correspondiente se muestra con el En revisión estado. Los revisores financieros pueden entonces exportar estos gastos al sistema financiero.

Estados de gastos de viaje

Los gastos de viaje de los viajes Perk se pueden crear con uno de dos estados:

• BorradorLos gastos de viaje se importan a Perk para que los empleados puedan gestionarlos como parte de un viaje o como gastos individuales.
• Borrador de viaje:Los gastos de viaje solo son visibles para los procesadores de gastos de viaje (Finanzas > Importación de gastos). Sólo los procesadores de gastos de viaje pueden gestionar estos gastos.

Dependiendo de los requisitos de su empresa, puede elegir si desea que los empleados gestionar los gastos de viaje o asignar un procesador de gastos de viaje Para procesar estos gastos:

Gestionar los gastos de viaje como empleado

Si decide permitir que los empleados administren estos gastos, ellos serán responsables de verificar que todos los datos sean correctos y enviarlos para su aprobación.

Por ejemplo, los empleados pueden realizar estas tareas:

• Ver gastos de viaje
• Editar datos de gastos de viaje
• Presentar gastos de viaje

Si utiliza un flujo de aprobación estándar (aprobación del gerente de línea o aprobación de objeto de costo), los gastos de viaje siguen el flujo estándar para la aprobación de gastos.

Precaución: Para permitir que los empleados administren los gastos de viaje, estos deben importarse con estado de borrador, no como borrador de viaje.

Gestionar los gastos de viaje como procesador de gastos de viaje

Si decide asignar gastos de viaje al rol de procesador de gastos de viaje, este será responsable de revisar todos los gastos y enviarlos a finanzas. Esto le permite configurar un flujo de aprobación específico para gestionar estos gastos por separado.

Pueden acceder a todos los gastos de viaje en Finanzas > Importación de gastosPuede elegir importar gastos de viaje con estado de borrador o de borrador de viaje:

Asignación de gastos de viaje a los empleados

Según la configuración de reserva de viajes de la empresa, Perk asigna los gastos de viaje primero al responsable de la reserva o al viajero. Sin embargo, si Perk no encuentra a la persona mencionada en la reserva (ni al responsable ni al viajero), asigna el gasto al procesador de gastos de viaje de la empresa como solución alternativa.

Nota: Cambios en la estrategia de asignación Afecta solo a nuevas reservasSi cambia la estrategia después de haber reservado viajes en Perk, es posible que el procesador de gastos de viaje deba reasignar esas reservas a la persona correcta en Finanzas > Importación de gastos.

Asignar primero al que realiza la reserva y luego al viajero

Por defecto, los gastos de viaje se asignan al responsable de la reserva en Perk. Si no se encuentra en Perk, el gasto se asigna al viajero. En la mayoría de los casos, tanto el responsable de la reserva como el viajero son la misma persona.

En otras palabras, la prioridad de la asignación es primero quien realiza la reserva y luego el viajero. Por ejemplo, si un viaje lo reserva un usuario, el gasto de viaje se le asigna en Perk. Si Perk no encuentra al usuario (o está asociado a otra empresa), Perk asigna el gasto de viaje al viajero. Si el viajero no pertenece a la empresa, Perk asigna el gasto de viaje al procesador de gastos de viaje.

Cuando hay varios viajeros enumerados en la factura, Perk asigna el gasto de viaje al primer viajero encontrado (cuando no puede asignarlo al responsable de la reserva).

Asigne primero al viajero, luego al que realiza la reserva.

Como alternativa, si los gastos de viaje fueron pagados por el proveedor de viajes o con tarjeta de alojamiento, puede establecer una estrategia de asignación alternativa. En este caso, el gasto de viaje se asigna primero al viajero. Como alternativa, si el viajero no forma parte de la empresa, el gasto de viaje se asigna al responsable de la reserva. Si ni el responsable de la reserva ni el viajero forman parte de la empresa, la factura se asigna al procesador de gastos de viaje.

Nota: La estrategia de asignación alternativa no aplica a reservas de grupo. Estas reservas se asignan automáticamente al titular, incluso si se pagaron con tarjeta de alojamiento o a través del proveedor de viajes.

Métodos de pago para reservas de viajes

Las facturas de beneficios se pagan con tarjeta de empresa, como la tarjeta de Perk, u otro método de pago, como la domiciliación bancaria. Los métodos de pago se configuran en el perfil de pagos.

Según el tipo de pago, el ciclo de facturación en los perfiles de pago debe ajustarse correctamente. En TravelPerk, el ciclo de facturación puede ser instantáneo o flexible. Dependiendo de cómo planee gestionar los gastos de viaje en Perk, la configuración en Perk debe ajustarse según corresponda.

Pagado con tarjeta de empresa con datos de transacciones de tarjeta en Perk

Los gastos de viaje pagados con tarjeta de empresa son reservas que se pagan al instante con una tarjeta Perk (u otra tarjeta integrada con Perk). En este caso, debe configurar el ciclo de facturación para que sea inmediato. Esto garantiza que la factura de la reserva y la transacción con tarjeta en Perk tengan el mismo importe y se puedan conciliar automáticamente. Sin embargo, puede ocurrir que una misma transacción genere varias facturas. En este caso, el procesador de gastos de viaje debe gestionar la conciliación manualmente. Hacer coincidir múltiples gastos con una sola transacción con tarjeta.

Si se produce un reembolso total o parcial de un viaje, como la cancelación de una reserva de hotel, se genera una nota de crédito con un importe negativo. El mismo importe se abona en la tarjeta Perk o en la tarjeta utilizada para el pago, y se puede comparar según corresponda.

Si utilizas FlexiTravel Para modificaciones en la reserva, consultar Gestionar el crédito FlexiTravel en Perk.

Pagado mediante otro método de pago, como facturación periódica o tarjeta no integrada con Perk

Los gastos de viaje con método de pago pagado por el proveedor de viajes son reservas pagadas con una tarjeta que no está integrada en Perk (es decir, no hay datos de transacciones disponibles en Perk) o que se factura periódicamente. Es decir, se utiliza como método de pago transferencia bancaria o SEPA manual. El ciclo de facturación puede configurarse como semanal, quincenal o mensual. Estas facturas contienen varias partidas que se crean como gastos de viaje independientes.

Los gastos de viaje pagados con tarjeta en TravelPerk no tienen que coincidir con una transacción con tarjeta en Perk. Cada gasto se categoriza automáticamente según la configuración de mapeo de categorías.

Precaución: No se admite la facturación flexible, que permite a cualquier usuario de Perk seleccionar otra empresa para facturar o un perfil de pago de otra empresa durante el pago.

Impuestos sobre los gastos de viaje

El beneficio puede incluir la información fiscal proporcionada en la factura. Esta información se muestra en el gasto según estos criterios:

• Si el Habilitar impuestos Si la empresa está activa, el impuesto se muestra en el gasto. Si esta función no está habilitada ni en la empresa ni en la cuenta, el gasto se crea sin IVA.
• Si hay una coincidencia Se ha establecido una tasa impositiva para la empresa y Se aplica al país donde se produjo el gasto., luego la información del IVA se muestra en el gasto.
• Si hay una coincidencia Se ha establecido una tasa impositiva para la empresa y no se aplica al país donde se produjo el gasto, entonces el gasto se crea sin IVA.
• Si no hay una tasa impositiva correspondiente establecida en la empresa, entonces el gasto de viaje se crea sin IVA.

Facturas de reservas de viajes como archivos adjuntos

Si la reserva del viaje se paga con tarjeta y ha configurado la facturación instantánea en el perfil de pago, Perk adjunta el PDF de la factura al gasto como documento de apoyo.

En otros casos, si no se configura la facturación instantánea según el período del ciclo de facturación, la factura podría estar en borrador y aún no haberse emitido. En ese caso, no se vincula al gasto de viaje.