Puede enviar una factura por correo electrónico a un buzón de facturación específico de Perk. La factura se carga automáticamente en Perk para su procesamiento. Según la configuración de su empresa, la forma en que Perk gestiona el correo electrónico puede variar.

Perk admite estos formatos por correo electrónico:

• Facturas en papel en formato PDF
• Facturas digitales como X-Rechnung, ZUGFeRD y Peppol BIS 3.0

Todos los demás formatos se consideran documentos de respaldo o son ignorados.

Buzón de facturas de Perk

El equipo de Perk tendrá Configurar un buzón de facturas para recibir facturas de su empresa en Configuración > Facturas de proveedores > Configuración de facturasEl formato de la dirección del buzón de facturación incluye una parte personalizada definida específicamente para su organización o empresa y siempre termina con “@facturas.perk.com".

Puedes tener:

• un único buzón para cada empresa (entidad jurídica)
• Un buzón genérico para varias empresas
• Un buzón genérico para toda la organización

Las facturas enviadas a un buzón genérico para varias empresas o para toda la organización se pueden transferir automáticamente a la empresa correspondiente. Cada buzón genérico está asociado a una empresa predeterminada.

Perk acepta correos electrónicos enviados a la dirección de correo electrónico basada en Perk en el a y cc campos. Cualquier correo electrónico enviado con la dirección de correo electrónico del buzón de facturas en el CCO Los campos no se procesan.

Perk utiliza la dirección de correo electrónico del destinatario para determinar la organización y la empresa donde debe cargarse la factura. Por ejemplo, si el correo electrónico se envió a los buzones de facturación de dos entidades legales diferentes de la misma organización, el buzón de facturación de la a Este campo tiene preferencia sobre cualquier buzón de factura indicado en el cc campo. Si se utilizaron ambos buzones de facturación en el a Campo, Perk carga la factura en el primer buzón configurado. Si los buzones de facturación pertenecen a diferentes organizaciones, el correo electrónico no se procesa.

Además, Perk puede usar la información de la factura para determinar si pertenece a la empresa predeterminada o si debe transferirse a otra empresa. Cuando Mover la factura a la empresa con criterios coincidentes (orden de compra, identificación fiscal, nombre del cliente o dirección) Se ha seleccionado la casilla de verificación en la configuración de la factura, Perk utiliza la información de la orden de compra, el ID fiscal, el nombre del cliente y la dirección del cliente en la factura para determinar a qué empresa pertenece la factura:

1. correos:¿Existe un número de orden de compra en la empresa que coincida con el número de orden de compra en la factura?
2. Identificación fiscal¿El ID fiscal que aparece en la factura coincide con el ID fiscal de la empresa (que se encuentra en Admin > Empresa, Configuración general)
3. Nombre del cliente¿El nombre de la empresa que figura en la factura coincide con el nombre de la empresa de la entidad legal?
4. Dirección del cliente¿La dirección que figura en la factura coincide con la dirección de la empresa?

Perk verifica progresivamente con las demás empresas de la organización para encontrar la empresa coincidente a la que debe asignarse la factura. Si no la encuentra, la factura no se transfiere de la empresa predeterminada y se activa una advertencia en el encabezado. Si varias empresas coinciden con la factura, esta no se transfiere de la empresa predeterminada y se activa una advertencia en el encabezado.

Remitente de facturas recibidas por correo electrónico

De forma predeterminada, la persona con una dirección de correo electrónico registrada en Perk que envía una factura al buzón de facturas de Perk es añadido automáticamente como remitenteDependiendo de su función dentro de la empresa, es posible que puedan o no procesar más la factura.

Si la persona que envió la factura no es reconocida como poseedora de una cuenta en Perk, la factura no se asigna a ningún remitente.

En cualquier caso, el correo electrónico desde el que se reciben las facturas queda registrado en el encabezado de la factura si pasas el cursor sobre él. fuente de la factura.

Extraer facturas del cuerpo del correo electrónico y de los archivos adjuntos

Después de enviar el correo electrónico con la factura a esta bandeja de entrada específica, Perk puede extraer la factura del correo electrónico e importarla a su cuenta.

Escaneo de archivos adjuntos

Perk garantiza la seguridad de sus datos analizando todos los archivos adjuntos de correo electrónico entrantes enviados al buzón de facturación con un antivirus estándar. Detectamos y eliminamos cualquier virus para que no infecte a su organización. Si un correo electrónico contiene solo archivos inofensivos, estos se procesan con normalidad.

Cuando se encuentra un archivo infectado, Perk lo pone en cuarentena. Para avisarle de que el archivo enviado estaba infectado, Perk genera un archivo de texto de reemplazo, que sube como documento de apoyo en la pestaña Documentos de la factura. El archivo de texto contiene un mensaje genérico que identifica el virus detectado en el archivo adjunto, según la base de datos del antivirus estándar del sector.

El nombre del archivo de texto indica claramente que el archivo cargado contenía un virus. Utiliza el formato del nombre del archivo original más... informe de virusPor ejemplo, si un PDF con nombre orden de compra.pdf se envía a la bandeja de entrada de facturas y se encuentra un virus en este archivo, un archivo de texto llamado orden-de-compra.pdf-informe-de-virus.txt se carga en la factura correspondiente.

Procesamiento de archivos adjuntos

Perk no realiza ningún posfiltrado adicional en los archivos recibidos. En otras palabras, asume que todo lo enviado por correo es una factura o un documento justificativo. Solo los archivos PDF o XML (es decir, facturas electrónicas) se consideran facturas. El número máximo de documentos PDF que se pueden enviar por correo electrónico está restringido por el proveedor de correo electrónico, no por Perk.

Archivos PDF

De forma predeterminada, Perk considera Todos los archivos PDF serán facturasSi el correo electrónico no contiene un PDF, se crea una factura a partir del cuerpo del correo electrónico.

• Si el correo electrónico contiene un archivo PDF, se crea una factura a partir de ese archivo PDF.
• Si el correo electrónico contiene varios archivos PDF, se crea una factura para cada documento PDF adjunto.

Sin embargo, puedes configurar Perk para Utilice IA para clasificar archivos PDF ya sea como facturas o documentos de respaldo.

Cuando Perk crea la factura a partir del cuerpo del correo electrónico, la vista previa de la factura generada incluye todo el contenido del cuerpo, es decir, el texto y las imágenes. Es posible que el diseño cambie durante la conversión a PDF.

Facturas electrónicas

La bandeja de entrada de facturas puede recibir y procesar facturas digitales enviadas en formatos PDF y XML como XRechnung, ZUGFeRD y Peppol BIS 3.0.

Si las facturas electrónicas se envían por correo electrónico en formato XML y PDF, Perk puede reconocer si el documento de factura PDF y el archivo XML de la factura electrónica contienen la misma información (es decir, representan la misma factura). Perk fusiona ambas facturas en una sola entrada. El archivo XML se utiliza como fuente de datos principal y el PDF se utiliza únicamente para la representación de la factura. En tales casos, se crea un registro de la fusión en el historial del registro de factura.

Otros formatos de archivo

Si se adjuntan al correo electrónico documentos (DOC, DOCX, etc.), hojas de cálculo (XLS, XLSX, etc.) u otros archivos (CSV), estos archivos se cargan como documentos de respaldo en el Documentos Pestaña en Perk. Si el correo electrónico incluye imágenes (PNG, JPG, GIF, etc.) u otros tipos de archivos (TXT, etc.) como adjuntos, estos se ignoran.

Según la configuración de su empresa, Perk también puede importar el cuerpo del correo electrónico como documento de apoyo, siempre que la factura se haya adjuntado al correo electrónico como PDF. En este caso, el documento PDF generado se vincula automáticamente al informe de la factura y se muestra en el... Documentos pestaña.

Clasificación de archivos PDF con Perk AI

Cuando los proveedores envían facturas por correo electrónico, pueden incluir otros archivos PDF, como estados de cuenta, hojas de horas u otra información del proyecto.

Puedes configurar Perk AI para identificar y clasificar correctamente estos documentos. En lugar de procesarlos como si fueran otra factura, Perk los carga como documentos de apoyo, adjuntándolos a la factura principal.

Cuando la clasificación de documentos está habilitada para la empresa, Perk AI analiza cualquier documento PDF enviado al buzón de facturas y los clasifica como una de las siguientes categorías:

• Factura
• Nota de crédito
• Recordatorio de factura
• Declaración
• Hoja de horas
• Orden de compra
• Otro

Una vez clasificado, Perk procesa el documento como una factura (es decir, crea una nueva factura en Perk) o como un documento de respaldo (es decir, adjunta el archivo a una factura existente en Perk).

Si el correo electrónico contiene varios archivos PDF adjuntos que Perk AI detecta más de una factura, Perk crea una factura para Cada documento de factura PDF detectado y carga todos los demás archivos PDF adjuntos clasificados como documentos de respaldo en todas las facturas creadas desde el correo electrónico.

Si Perk AI detecta solo documentos de respaldo en el correo electrónico, pero no hay documentos de factura, Perk crea una factura a partir del cuerpo del correo electrónico.

Cuando el correo electrónico contiene archivos adjuntos en formato XML y PDF, Perk AI clasifica los documentos PDF como facturas o documentos de respaldo.

Puede Determinar cómo Perk procesa las clasificaciones de documentos en la configuración de la factura.

Habilitar la clasificación de documentos

Para permitir que Perk identifique y procese correctamente los archivos PDF recibidos por correo electrónico, debe habilitar la clasificación de documentos a nivel de empresa activando la Clasificación de documentos interruptor de palanca.

Una vez habilitado, puede determinar cómo desea que Perk procese cada categoría:

Puedes clasificar el tipo de archivo adjunto como:

• Factura:crea un nuevo registro de factura en Perk.
• Documento de apoyo: adjunta el archivo a un registro de factura existente (es decir, creado a partir de otro archivo adjunto de correo electrónico).

Documentos identificados como notas de crédito

Si Perk recibe una factura que la IA identifica como una nota de crédito y la clasificación del documento está configurada para clasificar los archivos adjuntos de correo electrónico de notas de crédito como facturas en Perk (es decir, crear un nuevo registro de factura que esté marcado como una nota de crédito), Perk realiza varias comprobaciones y acciones sobre la nota de crédito resultante.

Si la nota de crédito extraída contiene un importe total negativo, no se realiza ninguna acción. Todos los datos del documento permanecen sin cambios.

Si la nota de crédito extraída contiene un importe total positivo, Perk invierte el signo del importe total e invierte el signo de los importes de cada partida:

En otras palabras:

• El importe neto, el importe del impuesto y los importes brutos que son valores positivos se convierten en valores negativos.
• Los importes netos, los importes de impuestos y los importes brutos que son negativos se vuelven positivos.
• Las líneas con importe cero permanecen sin cambios.

La inversión de signo se aplica independientemente de la moneda del documento. Los importes no se recalculan ni se ajustan. Solo se invierten los signos de los valores existentes.