Como analista financiero, existen tres tareas que deberá realizar para gestionar las transacciones con tarjeta:
- Revisar la coincidencia automática
- Realizar coincidencia manual , si es necesario
- Borrar transacciones coincidentes erróneamente , si es necesario
Revisar la coincidencia automática
Para garantizar que todas las transacciones con tarjeta se procesen correctamente en tu herramienta Perk, debes asegurarte de que todas las transacciones estén, en primer lugar, conciliadas y, en segundo lugar, que la conciliación sea correcta. Una vez revisados los gastos, puedes empezar a comprobar la conciliación, que el sistema realizó automáticamente.
Para ello, vaya a Finanzas > Revisar > Transacciones con tarjeta , pestaña Transacciones con tarjeta , donde verá tanto las transacciones coincidentes como las no coincidentes. Para consultar informes de gastos específicos vinculados a transacciones, seleccione la transacción y, a continuación, el gasto en la ventana que se abre. Asegúrese de comprobar que se hayan vinculado la transacción y el informe de gastos correctos.
Para ver los gastos de la tarjeta de empresa que aún no se han asociado a una transacción, vaya a la pestaña Gastos de tarjeta y filtre por No asociado en el filtro Estado asociado .
Nota: Para que un gasto se clasifique como gasto con tarjeta de empresa en Perk, informe de gastos debe enviarse con el método de pago Tarjeta de empresa . De lo contrario, no se mostrará. Un revisor financiero puede corregir el método de pago en un informe de gastos para que se realice la conciliación automática.
Realizar coincidencia manual
Por lo general, las transacciones con tarjeta se asocian automáticamente a los informes de gastos. Sin embargo, hay casos en los que la asociación automática falla. En estos casos, la transacción y el gasto deben asociarse manualmente.
Para todas las transacciones en Finanzas > Revisar > Transacciones con tarjeta , pestaña Transacciones con tarjeta que indica el estado No coincidente , se ha producido uno de los dos casos siguientes:
- El remitente aún no ha enviado el informe de gastos correspondiente o la transacción aún no se ha importado, por lo que la conciliación automática aún no se ha realizado.
- El remitente ha enviado el informe de gastos correspondiente; sin embargo, la coincidencia automática falló . En este caso, debe ser cotejado manualmente, ya sea por el remitente o por usted como revisor financiero.
Consejo: Puede hacer coincidir manualmente las transacciones con el Comprobador de gastos en la pestaña Finanzas > Revisar > Transacciones de tarjeta , Transacciones .
Si el estado del gasto correspondiente se muestra como No revisado después de la coincidencia, asegúrese de revisar el informe de gastos correspondiente en Finanzas > Revisar > Gastos y facturas para que pueda exportar y registrar la transacción.
Nota: Si un informe de gastos se muestra como No revisado pero no aparece en Finanzas > Revisión > Gastos y facturas , el aprobador debe aprobar primero el gasto antes de que aparezca en Revisión .
Si un gasto no coincide en la pestaña Finanzas > Revisar > Transacciones con tarjeta, Gastos con tarjeta , pero no hay ninguna transacción con la que coincidir, tendrá que esperar hasta que se importe la transacción para poder hacerla coincidir.
Eliminar transacciones coincidentes erróneas
Si una transacción se asocia erróneamente a un gasto, puede anular la asociación y asignar manualmente el informe de gastos correcto a la transacción. Para ello:
- Vaya a Finanzas > Revisar > Transacciones con tarjeta , pestaña Transacciones con tarjeta .
- Haz clic en la transacción.
- Seleccione Borrar coincidencia .
La transacción no coincide con el informe de gastos, y puede vincularla manualmente al informe de gastos correcto.