Para configurar los gastos de viaje en Perk, necesitas habilitar la función en Configuración > Cuenta > Empresas ajustes.
Una vez habilitada la función, deberá determinar cómo se procesan los gastos (por ejemplo, kilometraje, viáticos) como parte de un viaje.
- Configuración general
- viajes de exportación
- Notificaciones específicas del viaje
- pasos fronterizos
- Dietas
- Configuración de kilometraje
Habilitar viajes
Para que las personas puedan combinar varios gastos en un solo viaje:
- Ir a Configuración > Cuenta > Empresas.
- Seleccione una empresa y haga clic. Ver configuración de gastos.
- Desplázate hacia abajo hasta el Habilitar viajes sección.
- Gira el Habilitar viajes Opción de alternancia.
Configuración general
Al habilitar la función de viajes, puede definir el comportamiento específico de los usuarios al crearlos, por ejemplo, si deben incluir al menos un recibo o ningún gasto (excepto kilometraje o viáticos). También puede determinar el estado de los gastos generados automáticamente, como kilometraje o viáticos. Además, puede modificar el uso de los objetos de costo en los viajes.
| Opción | Descripción | Ubicación con configuración de gastos |
|---|---|---|
| Solo se permite presentar gastos (con o sin recibo) como parte de un viaje. | Las personas pueden Solo se debe presentar el recibo; no se aceptan gastos como parte de un viaje.De lo contrario, estos gastos serán rechazados. | Habilitar viajes |
| Establecer el estado de los gastos generados automáticamente como borrador. | Si está habilitada, cualquier gasto generado automáticamente (es decir, kilometraje y viáticos) en un viaje se establece en estado de borrador y debe ser confirmado por la persona antes de ser enviado para su aprobación. | Habilitar viajes |
| Habilitar la copia de viajes | Permite a los remitentes Copia un viaje para usarlo como plantilla. | Habilitar viajes |
| Deshabilitar el autocompletado del nombre del viaje | Por defecto, el nombre del viaje se genera a partir de las ubicaciones de inicio y fin. Puedes desactivar esta función para que los usuarios tengan que introducir siempre un nombre nuevo para el viaje. | Habilitar viajes |
| Deshabilitar la selección de objetos de coste (Viajes) e ignorar los objetos de coste (Gastos). | No permita que los usuarios asignen gastos/viajes a objetos de coste por sí mismos, pero los objetos de coste siguen siendo obligatorios. Si está habilitado, los gastos se asignan al objeto de coste que corresponda a los remitentes. Recursos Humanos / Gestión de usuarios pestaña. | Definición de informe de gastos |
| Deshabilitar objetos de coste (Viajes) | Si esta opción está habilitada, los remitentes no tienen que seleccionar un objeto de costo en los viajes. | Definición de informe de gastos |
viajes de exportación
Los analistas financieros pueden gastos de exportación a nivel mundial por viajeUna vez revisado el viaje, los gastos correspondientes están disponibles de la siguiente manera:
- gastos individuales en Gastos
- gastos agrupados en Viajes
Al exportar los gastos por viaje, todos los gastos incluidos como parte del viaje se combinan en un único trabajo de exportación.
Los viajes se muestran para exportación si al menos un gasto es Listo para la exportación y todos los demás gastos son o Listo para la exportación o ExportadoLos gastos rechazados se ignoran. El viaje hereda el estado más bajo del flujo de trabajo para todos los gastos que contiene.
Por ejemplo, si un viaje tiene cinco gastos, cuatro de los cuales son Listo para exportar y uno es En revisión, entonces el estado general del viaje se mostrará como En resumen. Esto también significa que el personal de finanzas no puede exportar el viaje completo. Solo se pueden exportar los gastos individuales a través de la pestaña Gastos.
Nota: Aunque todos los gastos de un viaje se incluyen en la misma operación de exportación, la exportación de datos en sí se realiza a nivel de gasto. Por lo tanto, se aplica cualquier lógica de exportación establecida para los gastos, como la división de las dietas para la exportación a un sistema de nóminas.
Puedes optar por crear un informe en PDF de todos los viajes exportados y determinar el nombre de la carpeta.
| Opción | Descripción | Ubicación |
|---|---|---|
| Habilitar informes de viaje | Si se selecciona esta opción, el personal de finanzas puede descargar un informe de todos los gastos del viaje tras la exportación. El archivo se muestra en la siguiente pantalla. Finanzas > Exportar registro pestaña, en la Archivos generados columna. Haga clic en el icono de descarga y seleccione la carpeta ZIP del informe de viaje. | Habilitar viajes |
| Nombre de la carpeta ZIP para exportar los gastos del viaje | Si Habilitar informes de viaje Si se selecciona, establezca un nombre de archivo estándar para la carpeta del informe de viaje. De lo contrario, se le asignará automáticamente el nombre de archivo. Resumen de gastos por viajePuedes usar marcadores de posición. |
Habilitar viajes |
marcadores de posición para nombres de carpeta
Puedes utilizar estos marcadores de posición para incluir datos específicos en el nombre de la carpeta del informe de viaje:
| Marcador de posición | Significado |
|---|---|
##{{legalEntityName}} |
El nombre de la carpeta contiene el nombre de la entidad legal |
##{{exportId}} |
El nombre de la carpeta contiene el ID de exportación |
##{{YYYYMMDD_HHMMSS}} |
El nombre de la carpeta contiene la fecha en este formato |
##{{date}} |
El nombre de la carpeta contiene la fecha en formato AAAA-MM-DD |
##{{timestamp}} |
El nombre de la carpeta contiene una marca de tiempo. |
| texto libre | El nombre de la carpeta es el texto “texto libre” (sin caracteres especiales). |
Notificaciones específicas del viaje
En CumplimientoPuedes configurar notificaciones específicas para los viajes que impidan que las personas envíen un viaje que no cumpla con la política de la empresa.
| Opción | Descripción | Ubicación |
|---|---|---|
| No se permiten viajes con fechas superpuestas. | Marcar esta opción impide que las personas creen viajes cuya fecha de inicio o finalización coincida con un viaje creado previamente. | Cumplimiento |
pasos fronterizos
Al habilitar los cruces fronterizos, la interfaz de viaje requiere que el usuario ingrese la hora de cruce. En algunos países, como Austria, esta información es crucial para calcular con precisión las dietas diarias del viaje. Esto se debe a que el monto del pago depende del número de horas que el empleado pasa en cada país, lo que hace que esta información sea relevante y necesaria.
| Opción | Descripción | Ubicación |
|---|---|---|
| Habilitar los cruces fronterizos | Marque esta opción para habilitar los itinerarios de viaje detallados. | Habilitar viajes |
| tipo de cruce fronterizo | Elija la configuración predeterminada o el itinerario detallado. | Habilitar viajes |
Ajustes por día
Si desea incluir viáticos como parte de un viajeDebe habilitarlos para que aparezcan como parte del viaje. Las dietas deben estar habilitadas en la configuración. Definición de informe de gastosDe lo contrario, estos ajustes se ignoran.
- Ir a Configuración > Cuenta > Empresas.
- Seleccione una empresa y haga clic. Ver configuración de gastos.
- Desplázate hacia abajo hasta Definición de informe de gastos.
- Seleccione el Viaje casillas de verificación debajo Habilitar viáticos.
Configuración de kilometraje (ubicación)
Si desea incluir gastos de kilometraje como parte de un viaje, debes habilitarlos para que aparezcan como parte de un viaje.
Los gastos por kilometraje deben estar habilitados en Definición de informe de gastosAdemás, debes determinar el punto de partida de los viajes.
| Opción | Descripción | Ubicación |
|---|---|---|
| Tipo de búsqueda de lugares |
Especifique qué tipo de datos se requieren para indicar el lugar de origen y el destino de un informe de gastos de viaje de negocios. Puede elegir entre:
Nota: Google permite a los usuarios enviar puntos de interés (es decir, un pin con nombre en una ubicación específica en Google Maps). Los puntos de interés no se consideran direcciones válidas y, por lo tanto, no son compatibles con Perk. |
Habilitar viajes > Configuración de ubicación |
| Direcciones guardadas para viajes y kilometraje |
Determina las direcciones de salida y llegada predeterminadas que se proponen cuando el remitente crea un viaje.
|
Habilitar viajes > Configuración de ubicación |
| Imponer dirección precisa | Si está habilitada, las personas deberán introducir una dirección completa al crear un viaje. | Habilitar viajes > Configuración de ubicación |
| Distancia mínima recorrida para aplicar las tarifas por millaje | Ingrese el distancia mínima recorrida requerida para tener derecho a reembolso de gastos de kilometraje. | Habilitar viajes > Configuración de ubicación |
| Notificar si se supera el umbral de distancia de Google Maps | Si Perk calcula automáticamente los gastos de kilometraje en los viajes, envía una notificación cuando una persona excede un límite de distancia preestablecido. | Cumplimiento |
| umbral de distancia de Google Maps | Si habilitas el umbral de distancia de Google Para los gastos de kilometraje, tiene la opción de establecer un límite de distancia específico. | Cumplimiento |