El procesamiento de una factura en Perk consta de tres pasos:
- Sube la factura a Perk.
- Vea la factura, validando o editando la información requerida, como centros de costos, categorías, etc.
- Finalice la factura, ya sea enviándola para su aprobación y posterior revisión, o rechazándola.
- Exporte la factura una vez aprobada y revisada para contabilidad.
Nota:Solo puede editar facturas que tengan el estado Nuevo, Borrador o Necesita revisión. Si el estado de la factura es En aprobación, En revisión o Listo para exportar, debe primero, recuerde la factura.
Visualización de facturas como remitente o procesador de facturas
Dependiendo de tu rol, puedes ver o editar facturas.
| Facturas mostradas en la tabla resumen | ||
|---|---|---|
| Empleado (remitente) | Solo facturas asignadas |
|
| Procesador de facturas | Todas las facturas |
|
Resumen de la factura (emisor)
Resumen de factura (procesador de facturas)
Editar una factura
La vista de detalles de la factura muestra una vista previa del documento de factura a la izquierda y la Resumen del encabezado de la factura que contiene los datos que Perk AI ha extraído. Puede ver el Barra de herramientas de acciones en la parte superior de la pantalla, donde verá las acciones para guardar, rechazar o enviar la factura, así como otras opciones.
A continuación, puede ver el partidas que Perk ha extraído de la factura. Además, hay otras cuatro pestañas: Historia, Aprobador, Documentos, y Facturas relacionadas.
1. Vista previa de la factura, 2. Resumen del encabezado de la factura, 3. Partidas de la factura, 4. Capturador de panel
Consejo:Puede ajustar el tamaño de la tabla de líneas de factura arrastrando y soltando el selector de panel (4) en la parte inferior de la pantalla.
Advertencia: Los cambios en la factura no se guardan automáticamente. Debe pulsar Guardar para conservar los cambios. De lo contrario, se perderán.
Resumen del encabezado de la factura
Esta sección muestra un resumen de los datos básicos de la factura. En la aplicación móvil, esta sección se encuentra en la pestaña Detalles. El encabezado de la factura contiene el estado, el origen y la empresa asociada.
El origen indica si la factura fue cargado manualmente por un usuario, o cargado por correo electrónico, incluyendo la dirección de correo electrónico del usuario que envió el correo electrónico.
Según su configuración, el encabezado de la factura puede contener otros campos, como campos personalizados para su empresa. Para cada factura, puede editar los siguientes datos:
Campos del encabezado de la factura
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Número de factura | El número que figura en la factura sirve como identificador único. |
| Proveedor |
El proveedor del que procede la factura. Este campo suele rellenarse automáticamente por Perk basándose en los datos maestros del proveedor que se han registrado en Perk. Si Perk no encuentra ninguna coincidencia, el campo aparecerá vacío. Deberá seleccionar el proveedor correcto en el menú desplegable o agregarlo a sus datos maestros de proveedores. |
| Número de pedido de compra |
El número de la orden de compra correspondiente. Si no se ha extraído ningún número, no se ha encontrado ninguna orden de compra en Perk. Este campo solo se muestra si el módulo de órdenes de compra está activado para su entidad jurídica. De lo contrario, no aparece. |
| Importe total / Importe bruto | El importe y la moneda del total indicado en la factura. La moneda es obligatoria y debe ser un código ISO 4271 de tres letras válido. |
| Fecha de factura | La fecha en que se creó la factura. |
| Fecha de vencimiento de la factura (solo visible si está activada) | La fecha en la que vence el pago de la factura. |
| Fecha de publicación (solo visible si está activada) | La fecha en la que se registra la factura en el sistema ERP. |
| Fecha de facturación (solo visible si está activada) | La fecha o el período de tiempo en que se prestó el servicio facturado en la factura. |
| Cuenta de pago | Cuenta del proveedor a la que se debe transferir el pago. Este campo suele rellenarse automáticamente por Perk con la información de la factura capturada por nuestros algoritmos de IA. Si Perk no encuentra una coincidencia entre la cuenta de pago de la factura y la cuenta de pago de los datos maestros del proveedor, mostrará una advertencia de discrepancia de cuentas para evitar fraudes. Además, este campo estará vacío si no se proporciona información bancaria del proveedor o si no se encuentra información en la factura. |
| Número de referencia | El número de referencia que se encuentra junto con los datos de la cuenta de pago. Esto suele aplicarse a las facturas que tienen un código QR suizo. |
| Fecha de pago (solo visible si está activada) | La fecha en que se pagará la factura. |
| Condiciones de pago |
Si se han configurado condiciones de pago específicas (por ejemplo, descuentos) para este proveedor, puede seleccionarlas manualmente en esta lista desplegable.
Perk calcula automáticamente la fecha de vencimiento de la factura y la fecha de pago (los campos de precondiciones están vacíos). Todos los cálculos se realizan en función de la fecha indicada en la factura. |
| Remitente |
Por defecto, en este campo se registra el remitente que importó la factura. Sin embargo, puede modificar el remitente seleccionando varios usuarios. Tras guardar o enviar la factura, aparece una nueva ventana donde puede decidir si desea notificar a los remitentes recién seleccionados sobre la factura que se les ha asignado mediante correo electrónico. |
| Observación/Comentario | Agregue una observación que pueda ser relevante para el procesamiento financiero de la factura o que desee incluir al exportarla. Estos comentarios aparecen en la pestaña Historial. Según su integración, es posible que estos comentarios se envíen a su sistema financiero al exportar la factura. |
| ID de ventaja |
El identificador único del informe de factura generado por Perk. Utilice este ID para realizar el seguimiento del informe de factura en Perk. Este número no coincide con el número de factura definido por el proveedor. |
Partidas de la factura
En esta sección, encontrará todos los artículos que se han extraído de la factura, con información detallada para cada uno de ellos.
Nota:La lógica según la cual se extraen las partidas y se asignan los objetos de coste predeterminados, así como las categorías, depende de la configuración del proveedor en Facturas > Procesador de facturas > Proveedores.
Panel de partidas
Para cada partida, puede editar los siguientes datos en el informe de factura:
Datos de las partidas de la factura
| Campo | Descripción |
|---|---|
| No. | Posición del artículo en la factura. |
| Descripción | Descripción del artículo tal como figura en la factura. |
| Partida de pedido (solo visible si está activada) | Seleccione la línea del pedido de compra con la que se debe hacer coincidir la línea de la factura, si Perk no la ha extraído. |
| Estado coincidente (solo visible si está activado) | El estado indica si la partida de la factura se ha asociado con una partida correspondiente del pedido de compra. |
| Categoría | Seleccione la categoría (correcta), si Perk no la extrajo, en la que se debe registrar el artículo. |
| Objeto de coste | Seleccione el objeto de coste (correcto), si Perk no lo ha extraído, en el que se debe contabilizar la partida. |
| Cantidad | El número de la misma línea en la factura. |
| Precio | El precio total del artículo. |
| Porcentaje de impuestos | Tasa impositiva que se factura en la línea de detalle. |
| Neto | El importe neto de la partida. |
| Bruto | El importe bruto del artículo se muestra en la moneda que aparece en la sección de resumen de la factura. |
Según los datos extraídos de la factura, Perk puede calcular automáticamente los importes de las partidas de la factura en función del tipo impositivo seleccionado. Ver Cálculo de los importes de las partidas de la factura.
Puede agregar más artículos (+ Agregar artículo) que puedan faltar en la factura.
Nota:Si el módulo de órdenes de compra no está activo, no podrá conciliar las líneas de factura con las líneas de la orden de compra. No verá las columnas Línea de orden de compra ni Estado de conciliación.
pestaña Historial
Podrá consultar el historial de la factura y todas las actividades, incluyendo el nombre de la persona que realizó cada actividad y la fecha y hora en que se produjo.
Por ejemplo, puede ver el nombre de la persona que subió la factura, si se han modificado los remitentes de la factura, incluidos los nombres de los nuevos remitentes, cualquier comentario introducido en el campo de comentarios por una persona específica y cuándo el usuario gestor ha aprobado la factura. Dependiendo de su integración financiera, los comentarios incluidos aquí pueden enviarse a su sistema financiero al exportar la factura.
pestaña Aprobador
Aquí puede ver el flujo de aprobación de esta factura, incluyendo a todos los aprobadores involucrados. Esta pestaña le permite ver quién será el siguiente en aprobar su factura, una vez que haya ingresado todos los detalles necesarios.
El flujo de aprobación se define durante la implementación de Perk en el sistema financiero de su empresa.
pestaña Documentos
Aquí puede adjuntar documentos adicionales al informe de factura. Si envió la factura por correo electrónico, según la configuración de su empresa, es posible que encuentre el cuerpo del correo como un documento aparte en esta pestaña.
Perk te permite subir estos tipos de archivos:
- JPEG
- PNG
- DOC, DOCX
- CSV
- XLS, XLSX
Puedes subir hasta tres documentos por factura, con un tamaño máximo de archivo de 5 MB. Para confirmar la subida, debes guardar la factura. De lo contrario, se perderán los documentos subidos.
Nota:Solo puede cargar documentación de respaldo a las facturas en estado Nuevo, Borrador o En revisión. No puede adjuntar archivos adicionales si la factura está En aprobación (a menos que esté configurada para permitir a los aprobadores agregar documentos de respaldo), Listo para exportar o Exportado.
Pestaña de facturas relacionadas
Aquí encontrará otras facturas relacionadas del mismo proveedor registradas en Perk. Esto significa que si se han procesado facturas anteriores del mismo proveedor, las encontrará aquí.
Nota:Solo los procesadores de facturas y los revisores financieros pueden ver la pestaña Facturas relacionadas.
Barra de herramientas de acciones
En la esquina superior derecha de la aplicación web, puede realizar varias acciones sobre la factura:
- Cambiar entre facturas: Haga clic en Anterior y Siguiente para navegar entre las facturas asignadas.
- Abrir factura en una pestaña nueva: Para abrir el documento de la factura en una pestaña nueva de su navegador web, haga clic en la flecha de doble punta.
- Enviar factura: Haga clic en la flecha derecha para Reenviar la factura a un nuevo usuario. Se abrirá una ventana donde podrá seleccionar un nuevo remitente para que revise y envíe la factura. Puede escribir un comentario para explicar el motivo del reenvío.
- Factura dividida: Si desea crear varias facturas a partir de una factura, tiene la opción de Divide las páginas del PDF haciendo clic en el icono de tijeras. Esta acción no elimina la factura, sino que crea una nueva a partir de la existente. Deberás eliminar la factura original posteriormente.
- Eliminar factura: Para Elimine la factura que tiene abierta actualmente; haga clic en el icono de la papelera. El documento se eliminará permanentemente de Perk.
- Mensajes de factura: Agregue cualquier comentario interno a la factura. Estos comentarios se pierden al exportar la factura.
-
Guardar: Con este botón de múltiples acciones, puedes elegir cómo se comporta Perk al guardar la factura. Puedes elegir:
- Guardar: Guarda la factura pero la mantiene abierta.
- Guardar y abrir la siguiente: Guarda la factura actual y pasa a la siguiente factura en la cola.
- Guardar y cerrar: Guarda la factura actual y regresa al panel de control de facturas.
Puedes hacer clic en cualquiera de las opciones para realizar esa acción. Para mantener el comportamiento deseado, haz clic en el icono de estrella que aparece junto a la opción.
Nota: Cuando actualiza cualquier detalle de la factura (encabezado o partidas) y hace clic en Guardar, la acción se registra en el Historial pestaña.
El botón Acciones (tres puntos) le permite acceder a la opción de hacerlo manualmente. crear una nota de crédito para un reembolso (solo disponible en la aplicación web).
Edita varios elementos de la línea en la aplicación web.
En la aplicación web, puede editar los elementos de línea de forma masiva haciendo clic en la casilla de verificación a la izquierda de cada elemento. Una vez que haya hecho clic en la casilla de verificación junto a al menos dos elementos de línea, verá varias acciones:
- : edite las partidas seleccionadas de forma masiva; es decir, puede establecer los mismos valores para todas las partidas seleccionadas a la vez. Por ejemplo, puede definir la misma categoría u objeto de coste para todas las partidas seleccionadas. Una vez que haya establecido todos los valores aplicables, haga clic en Guardar y los cambios se mostrarán en la vista general de las partidas del informe de factura.
- Eliminar: elimina todos los elementos de línea seleccionados.
- Agrupar partidas: agrupa todas las partidas seleccionadas en una sola. Si agrupa partidas, no podrá volver a la vista de partidas complejas a menos que vuelva a cargar la factura.
Finalizar la factura
Una vez que haya revisado y adaptado los campos necesarios en el informe de factura, tiene tres opciones para continuar. Puede encontrarlas en la esquina superior derecha del informe de factura en la aplicación web.
- Guardar: Haga clic en Guardar si desea guardar el informe de factura y volver más tarde para finalizarlo.
- Rechazar: Haga clic en Rechazar si desea Rechazar la factura por uno de los siguientes motivos: Duplicada, Rechazada, Fraude, Datos incorrectos, Datos incompletos, Otro. Añada un comentario explicando el motivo. (Solo disponible en la aplicación web)
- Enviar: Haga clic en Enviar si está listo para enviar su informe de factura.