Un informe de gastos de viaje sirve como un registro de gastos, que puede incluir varios tipos de gastos incurridos durante un viaje de negocios (por ejemplo, alojamiento, transporte, dietas, kilometraje). Esto ofrece grandes ventajas tanto para quienes presentan el informe como para los gerentes.
Al recopilar todos los gastos incurridos durante un viaje en un único informe de gastos de viaje:
- Usted mantiene una visión general clara de todos sus gastos relacionados con su viaje.
- Los gerentes pueden revisar todos los gastos incurridos durante un viaje de negocios a la vez, lo que reduce el trabajo de aprobación y ahorra tiempo.
Precaución:Las opciones para crear informes de gastos de viaje varían según el país donde se encuentre su oficina y la configuración específica de su empresa.
Es posible que algunos ajustes descritos a continuación difieran o no estén disponibles en la configuración de su empresa. Este artículo describe la configuración más común de los viajes.
Para crear un nuevo informe de gastos de viaje:
- Crea un viaje.
- Seleccione el tipo de viaje.
- Introduzca el itinerario del viaje.
- Ingrese los detalles del viaje y genere las dietas (si corresponde).
- Resumen del viaje.
- Ajustar el kilometraje y/o las dietas (si es necesario).
- Agregar gastos.
- Finalizar el informe del viaje.
Si puedes reclamar dietas y/o kilometraje en tu empresa, Perk puede crear automáticamente los gastos de kilometraje y dietas seleccionando las paradas activas (para determinar la tarifa de dieta aplicable), eligiendo calcular el kilometraje y/o generar las dietas. Posteriormente, podrás editar cualquier asignación de kilometraje y viáticos generados automáticamente por Perk. Puede ordenar los gastos por grupo, mostrando todos los viáticos o gastos de kilometraje juntos.
Por defecto, Perk elige la tarifa por milla y las dietas que coinciden con la información del viaje (ubicaciones, fechas y horas introducidas en el viaje).
Precaución:Siempre debe verificar las dietas y los reembolsos de kilometraje antes de enviar la solicitud.
Si ya has creado un viaje, puedes Úsalo como plantilla para crear un nuevo viaje.
Crea un viaje
En Perk, creas un nuevo viaje en Gastos > Mis tareas seleccionando la pestaña Gastos de viaje y haciendo clic en Crear un viaje en la esquina superior derecha.
En la aplicación móvil Perk, ve a la pestaña Gastar y toca el icono Viajes.
Seleccione un tipo de viaje
Perk clasifica los viajes en tres tipos:
Puedes cambiar el tipo de viaje en cualquier momento. Las fechas de salida, el destino/escala y la información de regreso se conservan si cambias el tipo de viaje. Por ejemplo, si eliges un viaje de ida y vuelta y luego te das cuenta de que necesitas seleccionar un viaje con varias escalas, puedes cambiar el tipo de viaje sin perder ningún detalle.
Viaje de regreso |
En un viaje de ida y vuelta, los puntos de inicio y fin son idénticos. Por ejemplo, viaja desde su oficina/casa a la ubicación de un cliente y regresa a casa/a la oficina (es decir, Berlín → Londres → Berlín). Un viaje de ida y vuelta consta de tres ubicaciones:
Perk propone como punto de inicio y fin del viaje la ubicación de tu oficina o tu domicilio, según la configuración de tu empresa. Sin embargo, puedes seleccionar otra ubicación si lo deseas. |
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Multiparada |
En un viaje con varias paradas, el punto de inicio y el de destino pueden no coincidir. Normalmente, hay varias paradas entre el punto de partida y el de destino. Por ejemplo, puedes viajar a varios destinos desde tu casa u oficina (por ejemplo, Berlín → Londres → Madrid → Lisboa → Roma). Un viaje con múltiples paradas consta de al menos tres lugares, pero puede haber más:
Al igual que en los viajes de ida y vuelta, Perk propone como punto de inicio y fin del viaje la ubicación de tu oficina o tu domicilio. Sin embargo, puedes seleccionar otra ubicación si lo deseas. Por defecto, debe tener al menos un destino en un viaje con múltiples paradas. |
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Viaje de ida |
En un viaje de ida, el lugar de inicio del viaje es diferente al lugar de destino. Por ejemplo, un empleado viaja a un único destino y no planea regresar al lugar de inicio (es decir, Berlín → Londres). Además, normalmente no hay ningún punto intermedio. Un viaje de ida consta de dos ubicaciones:
Sin embargo, si es necesario, puedes añadir paradas intermedias (lugares temporales). Por ejemplo, puedes añadir paradas para indicar los lugares donde te detuviste durante tu viaje en coche particular, lo que te ayudará a calcular los gastos de kilometraje. |
Introduce el itinerario del viaje
Después de seleccionar el tipo de viaje, ingrese los datos del itinerario. El itinerario contiene la lugares de viaje que visite en su viaje de negocios, así como los el tiempo que pasaste allí.
Además, para los viáticos, puede determinar si la ubicación es una Parada activa o no. Una parada activa se define como un lugar donde se cumple un propósito comercial.
Si utiliza su vehículo privado y puede reclamar los gastos de kilometraje en su empresa, Perk puede Calcula automáticamente el kilometraje en función de la ubicación de tu viaje.
Lugares de viaje
Independientemente de si se trata del punto de partida, destino, escala o regreso, debe introducir las direcciones de los lugares a los que viaja durante su viaje de negocios.
Dependiendo de la configuración de su empresa, las direcciones se pueden ingresar de la siguiente manera:
- direcciones (por ejemplo, Förrlibuckstrasse 181, 8005 Zúrich)
- establecimientos (por ejemplo, el aeropuerto de Zúrich (ZRH))
- regiones (por ejemplo, Westminster, Londres)
- ciudades (por ejemplo, Zúrich, Ámsterdam, etc.)
- cualquiera de las anteriores
Precaución:Google permite a los usuarios enviar un punto de interés (es decir, un marcador con nombre en una ubicación específica en Google Maps). Los puntos de interés no se consideran direcciones válidas y, por lo tanto, Perk no los admite.
En algunos casos, es posible que se le solicite que ingrese una dirección precisa, en lugar de solo una ciudad o país, ya que Perk utiliza esta información para determinar la tarifa diaria que se aplicará a las asignaciones diarias.
Consejo:Si se ha añadido una dirección de oficina a Perk, se puede establecer como la Ubicación predeterminada para todos los viajes.
Tiempos de viaje
Debes introducir las horas de llegada o salida de cada lugar.
Es posible que deba especificar diferentes horarios, como la hora de inicio del viaje, la hora de salida (local), la hora de cruce de frontera, la hora de llegada (local), etc. En general, todos los viajes requieren una fecha y hora de inicio y una fecha y hora de finalización.
Si su empresa exige viáticos, estos se utilizan para dividir el viaje en segmentos al calcularlos. Por ejemplo, si la política de su empresa requiere que se registren los tiempos de cruce de frontera para determinar las políticas de viáticos aplicables, es posible que se le solicite que ingrese la hora de inicio del viaje, la hora de salida y la hora de llegada a cada destino, así como la hora de finalización del viaje y la hora de cruce de frontera en el caso de viajes al extranjero.
Nota:Dado que los requisitos para las dietas varían de un país a otro, consulte con su administrador de Perk para obtener más información sobre los horarios que debe ingresar al crear viajes en su empresa.
Todas las horas deben especificarse en la zona horaria local. Debe seleccionar una hora posterior a la introducida en la sección anterior. Por ejemplo, la hora de llegada al destino debe ser posterior a la hora de inicio del viaje.
Paradas activas (opcional)
Según la configuración de su empresa, es posible que vea un interruptor para indicar si la parada está activa o no. Las paradas pueden ser activas o de paso. Una parada activa es un lugar donde se realiza una actividad comercial.
Cuando seleccionas una ubicación como parada activa, Perk la utiliza como base para calcular la tarifa diaria aplicable. Por lo general, toma como referencia la última parada activa de tu viaje.
Por ejemplo, en su viaje de negocios de dos días, usted viaja por tres países diferentes (Ámsterdam, Países Bajos; Zúrich, Suiza y Milán, Italia). En el segundo país (Zúrich, Suiza), tiene una reunión de negocios; esta es una parada activa, ya que se encuentra en Zúrich por motivos laborales. Ese mismo día, llega al tercer país (Milán, Italia) a las 23:00, donde se va directamente a dormir. Esta no es una parada activa, ya que no trabajó en Milán ese día. Por lo tanto, la dieta diaria se calcula utilizando la tarifa de Zúrich.
Calcular el kilometraje reclamado para... (opcional)
Dependiendo del siguiente punto de su viaje, puede seleccionar este interruptor para generar automáticamente reclamaciones de kilometraje (si su empresa reembolsa el kilometraje cuando utiliza su vehículo privado) por la distancia hasta el siguiente punto de su viaje.
Ingrese los detalles del viaje y genere las dietas.
Una vez que haya ingresado el Itinerario, pase a la página siguiente donde deberá completar los detalles del viaje.
En la sección de detalles del viaje, la información que se muestra puede variar según la configuración de su empresa. El campo Nombre del viaje se rellena automáticamente con los datos introducidos en la página del itinerario, pero puede modificarlo.
Además, la página de detalles del viaje puede contener los siguientes campos:
Objeto de coste
Objeto de costo que se utilizará al crear los gastos del viaje. Este objeto de costo se asigna a los gastos de kilometraje y dietas generados automáticamente por Perk. Por defecto, se selecciona el objeto de costo predeterminado.
Nota:Es posible que no vea este campo, ya que su empresa puede optar por no mostrar los objetos de coste para los viajes.
Calcular automáticamente las dietas
Si recibe dietas por viajes de negocios, puede optar por generar automáticamente solicitudes de reembolso de dietas para los lugares y períodos de tiempo indicados durante el viaje.
campos_personalizados_del_usuario
Es posible que su empresa haya configurado campos adicionales para recopilar datos que permitan determinar dónde y cómo se registran los gastos en su sistema financiero y contable, o para describir con mayor detalle el propósito del viaje. Para obtener más información sobre cómo completar estos campos, consulte con su administrador de Perk.
Revisa el resumen del viaje
Una vez que haya completado todos los campos obligatorios, haga clic en Siguiente para continuar con el siguiente paso, el resumen del viaje. Aquí puede ver todos los detalles del viaje. Puede revisar o realizar cambios (haciendo clic en el icono del lápiz). Cuando edita una sección, regresa a la sección anterior en el proceso. Haga clic en el botón Crear viaje para guardar el viaje y continuar con el siguiente paso. Resumen del viaje.
Ajustar las dietas y los gastos de kilometraje
En la vista general del viaje, puede seleccionar los ajustes correspondientes a las dietas, ya sean adicionales o menores, según proceda.
Según la configuración de su empresa, es posible que pueda editar las dietas. Para editar una dieta, selecciónela para una fecha específica y ajuste el país de destino, el importe de la dieta, la modificación (aumento/reducción) y los objetos de coste. También puede añadir comentarios y documentos justificativos, si es necesario.
Alternativamente, si desea aplicar directamente los ajustes o deducciones de viáticos, seleccione el símbolo correspondiente junto al viático. Cada símbolo representa un concepto específico de ajuste o deducción de viáticos. Los ajustes y deducciones disponibles dependen de las políticas de su empresa y/o de su ubicación.
Para editar un gasto por kilometraje, haga clic en el gasto deseado para una fecha específica de su viaje. Se abrirá una nueva ventana donde podrá ajustar la tarifa por kilometraje, calcular la distancia entre dos paradas y editar el objeto de costo para dicho gasto.
Nota:Perk utiliza la API de direcciones de Google Maps para Calcula la distancia, tomando la ruta más eficiente al calcular el kilometraje. Puede haber una ligera variación en la distancia calculada debido a otros factores como la dirección exacta o aproximada de los lugares de salida y llegada, el tráfico en la ruta, la complejidad de la ruta, etc.
Agregar gastos al informe de gastos del viaje
Al seleccionar Agregar gasto, puede agregar gastos adicionales al viaje. Hay otras formas de agregar gastos a tu viaje, pero esta es la forma más fácil si ya tienes los gastos listos cuando estás creando tu viaje.
Según el tipo de gasto que desee agregar (y según las políticas de su empresa), seleccione una de las siguientes opciones:
- Sube un archivo de recibo (o una foto).
- Agregar una reclamación de kilometraje
- Agregar un viático
- Crea un informe de gastos sin recibo.
Por ejemplo, si desea agregar un recibo de su viaje en taxi, seleccione el icono del clip y cargue el recibo correspondiente. Este se agregará automáticamente a su viaje.
Nota:Cuando agregas un gasto a un viaje desde la vista general del viaje, el estado del gasto siempre es Borrador (por favor, verifique) para asegurarte de revisar todos los detalles antes de enviar el viaje.
Si tus reservas de vuelos o de hoteles se importan automáticamente a Perk, puedes agregarlas a tu viaje accediendo a ellas en Mis tareas > Gastos individuales y seleccionando tu viaje recién creado en el campo de viaje. Estos gastos aparecerán entonces como Gastos previos al viaje.
Finalizar el informe de gastos del viaje
Después de comprobar que su informe de gastos de viaje sea correcto y de añadirle todos los gastos separados que puedan haber ocurrido antes, durante o después del viaje, seleccione Enviar para enviar su viaje para su aprobación.
Precaución:Asegúrese de revisar y, si es necesario, editar toda la información para cada día del viaje.
Copiar un viaje existente
Si realiza el mismo viaje repetidamente, puede usar un viaje existente como plantilla para crear otro. Toda la información del viaje se copia del viaje original.
Al copiar un viaje, se copia el itinerario, ajustando únicamente las fechas de inicio y fin. Una vez confirmado, los gastos generados automáticamente (como dietas y kilometraje) se generan automáticamente. Los gastos individuales no se copian.
Nota:El viaje que está copiando debe estar vinculado a la misma empresa donde trabaja actualmente. De lo contrario, no podrá copiar el viaje y deberá crearlo desde cero.
Para hacerlo en la aplicación web, haz clic en el botón «Copiar viaje» en la columna «Acciones» de la tabla «Gastos del viaje». Aparecerá una ventana emergente donde podrás modificar el nombre y la fecha/hora de inicio del nuevo viaje. Haz clic en «Siguiente» para continuar con el borrador del nuevo viaje. En la aplicación móvil, desliza el dedo hacia la izquierda y pulsa el icono de copiar.
Los valores de todos los campos, excepto la fecha y la hora de inicio, se copian del viaje original. Por ejemplo, todas las paradas, los costos, la diferencia horaria entre paradas y cualquier otra información presente en el viaje original se copian al nuevo viaje.
Nota:Si no puede ver el botón de copiar viaje, significa que no se ha configurado por el administrador de su cuenta.
Una vez habilitada, debe activar la opción en la aplicación web: en la tabla de gastos de viaje, haga clic en el icono de columnas (…) y seleccione la casilla de verificación Acción. En la versión móvil, la opción está disponible inmediatamente después de habilitarla.