El Informe de cobro de facturas Perk ayuda a los revisores financieros a verificar que los importes de las facturas de los proveedores coincidan con lo que Perk facturó a su cuenta. Cuando el informe señala una discrepanciaEsto significa que los datos de la factura del proveedor y del estado de cuenta no coinciden exactamente. Este artículo explica qué son las discrepancias, por qué ocurren y qué medidas se deben tomar al respecto.
Comprender las discrepancias en la facturación hotelera
La facturación hotelera rara vez es un proceso lineal desde la reserva hasta la emisión de la factura. Entre el momento en que Perk realiza el cargo en tu cuenta y la llegada de la factura del proveedor, pueden ocurrir varias cosas: el hotel puede aplicar tasas locales, utilizar un tipo de cambio diferente, dividir los cargos entre varios tipos de IVA o, simplemente, tardar algunos días en generar la factura. Dado que el Informe de Cobro de Facturas de Perk reúne los datos del estado de cuenta y de la factura del proveedor en una sola vista, cualquier diferencia entre ambas fuentes se muestra como una discrepancia. Esto no significa que haya algún problema con tu cuenta, sino que el informe está cumpliendo su función, mostrando la discrepancia para que puedas decidir si requiere atención.
Seguimiento de las discrepancias en el informe
El informe de cobro de facturas incluye dos tablas. La tabla de estados de cuenta de facturación. Muestra cada entrada del estado de cuenta junto con las facturas a las que se asigna, incluyendo el estado de cobro y cualquier indicador de discrepancia. La tabla de facturas de proveedores Desglosa las facturas de proveedores por tipo de IVA; así, una sola factura de hotel que incluya la habitación y el desayuno puede aparecer en varias filas, cada una con su propio tipo, importe neto e importe bruto. Esta estructura significa que, al investigar una discrepancia, a menudo encontrará la información necesaria en la tabla de Facturas de proveedores, y no solo el estado general en la tabla de Extractos de facturación.
Tipos de discrepancia
La tabla que aparece a continuación detalla todos los tipos de discrepancias que puede encontrar en el informe, su significado y las medidas que debe tomar.
| Tipo de discrepancia | Qué significa | Causa común | Qué hacer |
|---|---|---|---|
| Aún no se ha recogido | Perk espera recibir una factura, pero aún no la ha recibido. | La estancia fue reciente, el hotel aún está tramitando la reserva o la factura aún no se ha emitido. | Espera; esto suele solucionarse con la siguiente actualización diaria. No es necesario hacer nada a menos que el problema persista. |
| No se pudo recopilar | Perk intentó recuperar la factura, pero no pudo. | El hotel no emitió una factura, la dirección de facturación era incorrecta o el proveedor no factura para este tipo de reserva. | Póngase en contacto con el servicio de asistencia si necesita la factura para la devolución del IVA o para fines de auditoría. |
| Discrepancia en la cantidad | El total de la factura del proveedor no coincide con lo que facturó Perk. | El hotel cobró una tarifa diferente a la reservada, añadió impuestos o tasas locales, o aplicó una corrección después de la estancia. | Revise las partidas en la tabla de Facturas de proveedores. Si encuentra alguna diferencia inesperada, póngase en contacto con el servicio de asistencia. |
| discrepancia del IVA | El importe o el tipo de IVA que figura en la factura no coincide con el desglose previsto. | El proveedor aplicó un tipo de IVA diferente o dividió las partidas de forma distinta (por ejemplo, los gastos de habitación y desayuno con tarifas separadas). | Revise el tipo de IVA y la categoría de gasto en la tabla de facturas de proveedores. Esto es habitual en estancias que incluyen varios tipos de servicios. |
| Diferencia de divisas | La factura está en una moneda diferente a la del estado de cuenta. | El hotel facturó en su moneda local, mientras que Perk facturó en la moneda de su cuenta, aplicándose una conversión de divisas entre ambas. | Verifique el tipo de cambio aplicado. Es normal que existan diferencias en las cuentas multidivisa; solo presente una reclamación si el importe convertido parece significativamente distinto. |
| Nota de crédito / corrección | La factura original fue modificada o cancelada. | Una nueva reserva, una resolución de disputa o una corrección por parte del hotel. Una nota de crédito reduce o anula el importe original de la factura. | Comprueba si la nota de crédito coincide con alguna cancelación o modificación que hayas realizado. Si no coincide, ponte en contacto con el servicio de asistencia. |
Determinar las discrepancias que requieren acción.
La mayoría de los estados de discrepancia en el Informe de Cobranza de Facturas son informativos: explican una discrepancia en lugar de señalar un error. Aún no se ha cobrado El estado, por ejemplo, es una parte normal de la facturación del hotel para estancias recientes. Una discrepancia en el IVA Es común que un hotel combine los cargos de habitación y desayuno en una sola factura con tarifas diferentes. Los casos que normalmente requieren seguimiento son:
- No se pudo recopilar (Si necesita la factura para cumplir con la normativa o para la devolución del IVA)
- Nota de crédito/corrección (si no esperabas un cambio de rumbo)
Para todo lo demás, revisar la tabla de facturas de proveedores generalmente le brinda el contexto que necesita para cerrar la conciliación. Puede Descargue los datos del Informe de Cobranza de Facturas..