Los informes personalizados son la exportación de informes de Perk que combina un catálogo fijo de columnas estáticas con las columnas dinámicas que configura cada cuenta, como campos y grupos de viajes personalizados.

Este artículo cubre el informe personalizado de administrador y analista. Para el informe personalizado de aprobador, consulte Explore los informes personalizados para los aprobadores.

¿Qué son los informes personalizados?

Los informes personalizados en Perk son exportaciones configurables de datos de viajes y reservas desde Informes de viajes. Estos informes permiten filtrar los resultados y elegir las columnas que se incluirán, para luego descargar el resultado como un archivo CSV o Excel.

Estos informes se procesan a través de Looker utilizando una base de datos independiente que se sincroniza con el sistema principal de Perk. Por ello, están diseñados para generar informes y análisis, no para datos operativos en tiempo real. La sincronización de informes se realiza durante la noche, con un límite alrededor de la 1:00 a. m. Cualquier dato que se agregue a Perk después de esa hora no aparecerá en la exportación del día. En consecuencia, los informes personalizados, al igual que todos los informes de Perk, suelen tener un retraso de aproximadamente 24 horas con respecto a los datos en tiempo real, por lo que es posible que no estén disponibles las cifras del mismo día.

Las exportaciones incluyen dos tipos de columnas:

• Columnas estáticas: Campos estándar disponibles para todas las cuentas, como el nombre del viajero, el estado del viaje y el gasto.
• Columnas dinámicas: Campos y grupos personalizados configurados por su empresa, por lo que pueden variar entre cuentas.

Cuándo utilizar informes personalizados

Los informes personalizados son la herramienta ideal cuando necesita un conjunto de datos plano, con una fila por reserva, que pueda abrir en una hoja de cálculo, entregar a su equipo financiero o cargar en un sistema posterior. Los informes personalizados abarcan informes de viajes y gastos, análisis de aprobaciones, informes de sostenibilidad y conciliación con su sistema ERP o herramientas contables.

Úselas cuando desee analizar los datos de viajes según sus propias necesidades; por ejemplo, para obtener todas las reservas de hotel de un centro de costos específico durante el último trimestre, exportar las emisiones de vuelos de sus unidades de negocio o crear un archivo de conciliación financiera que compare las reservas con las facturas. Dado que usted controla el filtro y la selección de columnas, puede personalizar cada exportación para una pregunta específica en lugar de trabajar con un informe fijo.

Generación y descarga de un informe personalizado

En Perk, los informes personalizados se generan bajo demanda a partir de los informes de viajes. Al exportar, seleccionas los filtros y las columnas, y luego descargas el resultado como un archivo CSV o Excel. La exportación refleja las selecciones que hiciste en ese momento; si deseas una vista diferente, vuelve a generar el informe personalizado con una nueva selección.

Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Descargue un informe personalizado.

Referencia de campo: explicación de cada columna

El informe personalizado muestra todas las columnas que Perk publica para la exportación de administración, agrupadas aquí por categoría. Utilice la referencia de campos a continuación para consultar el significado de cada columna y explicarlas a sus compañeros o a su equipo.

Información para viajeros y viajes

Detalles sobre costos, moneda e impuestos

Columnas dinámicas: campos y grupos personalizados

Los informes personalizados incluyen una columna dinámica para cada campo de viaje personalizado y cada categoría de grupo configurada en la cuenta. En el informe personalizado, cada nombre que defina se publica como una columna independiente, y el encabezado de la columna lleva un prefijo que indica el tipo de columna dinámica: Campo personalizado - para campos personalizados y Grupo - para grupos. Aunque el prefijo se muestra al final del encabezado visible, se sigue interpretando como un prefijo en el nombre de la columna dinámica.

Por ejemplo, un campo personalizado que hayas denominado Proyecto aparece en la exportación como una columna encabezada por Proyecto - Campo personalizado. Una categoría de grupo denominada Región aparece como una columna encabezada por Región - Grupo.

El prefijo de tipo se aplica a cada columna dinámica, siempre. Esto garantiza la previsibilidad de los encabezados para los usuarios posteriores, facilita la depuración de las exportaciones y evita conflictos de datos cuando un campo o grupo personalizado que hayas configurado comparte nombre con una columna estática.

Campos y grupos personalizados archivados

Los informes personalizados siguen mostrando los campos y grupos personalizados incluso después de haber sido archivados, por lo que las reservas históricas conservan los valores que se les asignaron. En el informe personalizado, las columnas dinámicas archivadas se etiquetan con el sufijo (archived) después del prefijo de tipo.

Por ejemplo, un campo personalizado archivado originalmente llamado Proyecto antiguo aparece en la exportación como Proyecto antiguo - Campo personalizado (archivado).

Exportaciones a CSV y Excel

Los informes personalizados están disponibles en dos formatos: CSV y Excel. En ambos, los informes personalizados funcionan de forma idéntica: se muestran las mismas columnas, se aplican los mismos filtros y las mismas reglas de nomenclatura rigen los encabezados.

Esto incluye el prefijo de tipo en las columnas dinámicas. Tanto si exporta Proyecto - Campo personalizado a CSV como a Excel, el encabezado de la columna se lee igual, y las columnas archivadas llevan el sufijo (archivado) en ambos formatos. Elija el formato que mejor se adapte a sus herramientas posteriores; los datos y los encabezados son consistentes en ambos casos.