Archivar a un empleado con próximos viajes personales

Si un empleado va a dejar su empresa y tiene viajes personales reservados próximamente en Perk, este artículo explica cómo ayudarle a seguir recibiendo correos electrónicos sobre sus viajes y cuándo puede archivar su perfil.

Rol: Los administradores de cuenta pueden realizar esta tarea.

Para conocer los pasos que deben seguir los empleados antes de marcharse, consulte la sección Gestionar sus viajes personales cuando abandone la empresa.

Cuándo se puede archivar el perfil de un empleado

Los administradores de cuenta pueden archivar el perfil de Perk de un empleado una vez que este no tenga viajes en curso ni próximos, ya sean de negocios o personales. Hasta entonces, al seleccionar Archivar perfil aparece un mensaje como: "[Nombre] está de viaje o tiene viajes próximos, por lo que aún no se puede archivar. Espere a que finalicen sus viajes e inténtelo de nuevo". El mensaje también puede indicar que el empleado es quien reservó los próximos viajes y mostrar los ID de los mismos. El mensaje no especifica si los viajes son de negocios o personales, y no se pueden consultar los viajes personales del empleado.

Antes de que el empleado se vaya: agregue un correo electrónico secundario.

Los empleados deben agregar su correo electrónico secundario antes de irse. Si no lo han hecho, usted puede agregarlo por ellos. Para ayudar a un empleado que se va con próximos viajes personales:

Pídele al empleado una dirección de correo electrónico personal.
Abra el perfil del empleado y, en Información de contacto, seleccione Editar.
Marque la casilla Enviar actualizaciones de viaje al correo electrónico secundario e introduzca la dirección en Correo electrónico secundario.
Seleccione Guardar.
Pídele al empleado que reenvíe sus correos electrónicos de Confirmación de viaje personal a la dirección de correo electrónico secundaria. Como no puedes ver sus viajes personales, deben hacerlo ellos mismos.
Archiva el perfil una vez que finalicen todos sus viajes.

Precaución: Una vez configurada una dirección de correo electrónico secundaria, los correos sobre viajes de negocios también se enviarán a esa dirección. Configúrela cerca del último día del empleado para que los correos sobre viajes de negocios sigan llegando a su bandeja de entrada de trabajo hasta entonces.

Nota: Si su empresa archiva usuarios mediante una integración con un sistema de recursos humanos (HRIS), Perk intentará archivarlos diariamente hasta que finalicen todos los viajes. Si archiva usuarios mediante una integración con un proveedor de identidad (IdP), intente archivarlos nuevamente desde su IdP una vez finalizados los viajes.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo puedo archivar el perfil de un empleado?

Puedes archivar su perfil una vez que finalicen todos sus viajes, tanto de negocios como personales.

¿Puedo ver los viajes personales de un empleado?

No. No puedes acceder a sus viajes personales. El mensaje de archivo puede incluir los identificadores de los viajes, pero no indica si son de negocios o personales.

¿Qué ocurre si el empleado olvida añadir un correo electrónico personal antes de marcharse?

Puedes añadir su dirección personal como correo electrónico secundario siguiendo los pasos anteriores. Para realizar cambios o cancelaciones, el empleado debe ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente de Perk por correo electrónico o por teléfono.

¿Añadir un correo electrónico secundario también redirige los correos electrónicos relacionados con viajes de negocios?

Sí. Perk envía todos los correos electrónicos de viajes, tanto profesionales como personales, únicamente al correo electrónico secundario. Los correos ya recibidos permanecen en la bandeja de entrada del correo electrónico del empleado, por lo que este debe reenviar personalmente las confirmaciones de sus viajes personales.