Les responsables et les administrateurs peuvent configurer de manière flexible qui peut accéder à la plateforme Perk, quelles informations ils peuvent consulter et quelles actions ils peuvent effectuer.
L'accès à la plateforme est global, déterminant qui peut se connecter à Perk pour accéder à des informations sensibles de l'entreprise, telles que les données des employés, ou qui reçoit uniquement des informations sur les voyages qui ont été réservés pour lui.
Les rôles et les autorisations servent à déterminer les actions que les utilisateurs peuvent effectuer au quotidien dans Perk, par exemple réserver des voyages, gérer leurs dépenses ou maintenir leur compte Perk.
Comprendre l'accès et les rôles
Lorsque vous invitez une nouvelle personne sur Perk, vous déterminez si elle peut ou non accéder à la plateforme avec ses propres identifiants.
Aucun accès
Si vous décidez qu'ils n'ont pas besoin d'accéder à la plateforme, ils pourront toujours recevoir des informations sur les voyages réservés pour eux. Par exemple, vous pouvez ajouter un prestataire externe à Perk et lui confier la réservation d'un voyage afin de maîtriser les dépenses. Ils recevront toutes les communications relatives au voyage, notamment les détails de la réservation et les éventuelles modifications d'itinéraire.
Accéder
Si vous donnez à une personne l'accès à Perk, elle peut se connecter à l'aide d'un compte Google, en utilisant leur adresse e-mail, ou L'authentification unique (SSO) est utilisée. L'adresse e-mail servant à identifier la personne dans Perk, elle doit être unique.
Une fois connectés, les utilisateurs accèdent à différentes sections selon leur rôle. Ce rôle détermine le type d'accès (consultation ou modification) et les actions autorisées. Autrement dit, il détermine si une personne peut, par exemple, créer un voyage ou consulter une réservation.
Rôles et autorisations
Perk associe les rôles aux permissions pour déterminer les actions qu'une personne peut effectuer. Par exemple, certaines actions dépendent du rôle attribué, tandis que d'autres dépendent des permissions.
- Actions basées sur les rôles : Réserver un voyage en tant qu’invité, inviter de nouveaux utilisateurs en tant que gestionnaire de personnes et gérer les paramètres de la plateforme en tant qu’administrateur de compte.
- Actions basées sur l'autorisation : Approuver les voyages en tant qu'approbateur ou responsable hiérarchique.
Les autorisations accordées complètent le rôle attribué à la personne. Par exemple, un responsable voyages peut effectuer des réservations pour un groupe spécifique d'employés, mais il peut également approuver les réservations de tous les employés qui réservent eux-mêmes leurs voyages.
Tous les comptes doivent avoir au moins un administrateur de compte et peuvent avoir d'autres rôles en fonction de votre Perk plan. Vous pouvez attribuer un ou plusieurs rôles à une personne en fonction des actions qu'elle doit effectuer.
Par exemple, une personne ayant le rôle de gestionnaire de voyages peut réserver des voyages pour un groupe spécifique de personnes. Mais elle peut également avoir besoin du rôle d'analyste pour consulter les rapports et les factures de ces personnes. Si vous avez un abonnement Pro, vous pouvez…attribuer plusieurs rôles à une seule personne.
Les rôles d'administrateur et de gestionnaire de personnel sont responsables de ajouter des personnes, donner accès à la plateforme, et attribution des rôles.
Rôles généraux
Les rôles généraux sont destinés aux personnes qui n'effectuent pas de tâches spécifiques liées aux voyages et/ou aux dépenses de votre entreprise. Les rôles « Invité » et « Employé » sont destinés aux personnes qui ont uniquement besoin de réserver des voyages, et le rôle « Administrateur de compte » sert à gérer les paramètres de votre compte et de votre entreprise.
Invité : Gèrent leurs propres voyages, dépenses et profil.
Employé : Gère ses propres voyages, dépenses et profil, et réserve des voyages pour les autres.
Administrateur du compte : Gérez les paramètres et les abonnements de toute votre organisation.
Pour plus d'informations, consultez Rôles généraux.
Rôles spécialisés
Administrateur
Les postes de gestionnaire spécialisé sont conçus pour une supervision de haut niveau. Ils conviennent parfaitement aux membres des équipes RH ou People qui gèrent les profils du personnel, ou aux personnes qui s'occupent des réservations de voyages pour l'ensemble de l'organisation ou pour des personnes spécifiques.
Gestionnaire de voyages : Gérez les voyages, les profils de voyage et les autorisations pour des personnes spécifiques. Ce rôle est réservé aux clients du service Voyages.
Gestionnaire de personnes : Invitez des personnes et gérez leurs profils, les paramètres de leur compte et leurs rôles.
Pour plus d'informations, consultez Rôles d'administrateur spécialisé.
Données financières
Les postes de spécialistes en finance sont destinés aux gestionnaires et aux membres de votre équipe financière qui ont besoin d'accéder aux notes de frais, aux factures et à d'autres données financières. Il existe différents postes selon le niveau d'accès et les informations requises.
Analyste : Accédez aux rapports et aux factures et téléchargez-les. Ce rôle est réservé aux clients du secteur du voyage.
Ces rôles sont uniquement disponibles pour les clients Spend :
Analyste financier : Examiner les dépenses approuvées et les exporter vers les systèmes ERP.
Auditeur : Examiner les documents financiers pour vérifier leur conformité.
Traitement des factures : Consultez, modifiez et gérez les factures et les données des fournisseurs.
Pour plus d'informations, consultez Rôles spécialisés en finance.
Administrateur
Les postes d'administrateur spécialisé sont destinés aux personnes qui gèrent les cartes d'entreprise ou traitent les notes de frais et qui ont besoin d'un accès de haut niveau à des informations sensibles spécifiques.
Administrateur de cartes : Gérez les cartes, les paramètres et les transactions de l’entreprise. Ce rôle est réservé aux clients Spend.
Gestionnaire de dépenses de voyage : Importez et soumettez les notes de frais de voyage et gérez les cartes d'hébergement.
Développeur : Gérer l'intégration technique de la plateforme Perk avec d'autres systèmes tiers.
- Administrateur de l'entreprise :Gérez les paramètres, les utilisateurs et les configurations pour des entreprises spécifiques au sein d'un compte Perk.
Pour plus d'informations, consultez Rôles d'administrateur spécialisé.
Aperçu rapide des rôles les plus fréquemment utilisés
Remarque : *Les responsables voyages ne peuvent effectuer que certaines actions pour les employés qu’ils encadrent. Certaines de ces fonctions peuvent ne pas vous être accessibles. selon votre forfait.