Les supports de coûts servent à répartir et à suivre les coûts transitant par Perk. Ils peuvent représenter différentes composantes d'une entreprise, telles que des départements, des équipes, des projets ou des centres de coûts, selon leur configuration et les données à déclarer.

Les supports de coûts peuvent être :

• Hiérarchique - relation parent-enfant.
• Créé au niveau de l'entreprise ou du compte.
• Utilisé pour voyage, dépenses et factures, ou limité à un usage spécifique.
• Utilisé pour les approbations.
• Accessible aux employés ou caché à ceux-ci.

Sur Perk, vous pouvez créer des supports de coûts manuellement, les importer à l'aide d'un fichier CSV ou via une intégration avec un système tiers tel qu'un système RH, un ERP ou un système financier et comptable.

 : un système source peut être utilisé pour synchroniser les supports de coûts. Par exemple, si vous importez des supports de coûts depuis un système RH, vous ne pouvez pas les importer depuis un système ERP.

Une fois créés, les supports de coûts ne peuvent être supprimés ; ils peuvent uniquement être archivés. Cela garantit la traçabilité et la cohérence des rapports. Un support de coûts peut servir à la gestion des déplacements, au traitement des notes de frais et à la facturation.

Conseil : Pour une plus grande flexibilité pour les entreprises, les supports de coûts sur Perk remplacent les centres de coûts de TravelPerk .

Si nécessaire, vous pouvez désormais utiliser un support de coûts dans une seule société et créer des supports de coûts exclusivement dédiés aux voyages, aux dépenses ou aux factures.

Les supports de coûts sont accessibles aux autres personnes , même si ce n'est pas leur support par défaut.

Supports de coûts hiérarchiques

Les supports de coûts peuvent être liés par une relation parent-enfant. Cela détermine le mode de gestion des approbations au sein de ces supports de coûts. Lorsqu'une dépense ou une facture dépasse un certain seuil, elle est automatiquement transmise à l'approbateur du support de coûts parent.

Vous pouvez configurer jusqu'à cinq niveaux hiérarchiques dans Perk. Voir Stratégies d'approbation des supports de coûts .

 : Seuls les supports de coûts hiérarchiques pour les dépenses et les factures peuvent être configurés. Les supports de coûts liés aux déplacements ne peuvent pas être configurés avec une structure hiérarchique, car l’approbation est déterminée par les processus approbation des déplacements.

Supports de coûts par entreprise et par personne

Les supports de coûts sont généralement créés pour une société spécifique, mais vous pouvez choisir de créer des supports de coûts partagés par toutes les sociétés du compte. Dans ce cas, le support de coûts possède la même configuration pour toutes les sociétés.

Attention : Si vous devez définir des ID ERP distincts pour exporter des données séparément vers votre système financier et comptable, vous ne devez sélectionner qu'une seule société lors de la création du support de coûts.

Attribution de supports de coûts aux personnes

Lorsque vous ajoutez des personnes à Perk, vous leur attribuez un support de coûts par défaut auquel sont affectées toutes les réservations et dépenses de voyage.

Seules les personnes ayant défini le support de coûts par défaut peuvent y accéder et le sélectionner lors de la validation de la réservation de voyage, pour les dépenses et les factures. Les autres personnes ne peuvent ni y accéder ni le sélectionner.

Par exemple, le support de coûts n'apparaît pas si un employé le recherche dans le champ correspondant. Les approbateurs et les délégués ont toujours accès au support de coûts sélectionné.

Vous pouvez autoriser d'autres personnes à consulter et à sélectionner des supports de coûts, le cas échéant. Elles pourront alors choisir leur support de coûts par défaut ou le support de coûts mis à leur disposition.

• Vous pouvez attribuer un support de coûts par défaut à une personne individuelle dans son profil .
• Vous pouvez attribuer un support de coûts à plusieurs personnes à la fois, soit à partir du support de coûts lui-même, soit sur la page Personnes en sélectionnant toutes les personnes et en cliquant sur Support de coûts .

 : L’accès aux supports de coûts n’affecte que leur sélection dans les sections Voyages, Dépenses et Factures. Il n’a aucune incidence sur les analyses. Toutes les données relatives aux supports de coûts sont affichées dans Analytics.

Les supports de coûts dans le voyage

Les centres de coûts sont désormais des supports de coûts

Vous pouvez utiliser le support de coûts pour catégoriser les frais de voyage, que vous traitiez vos dépenses et factures dans Perk ou que vous utilisiez une intégration tierce.

Les supports de coûts sont utilisés de trois manières dans la gestion des déplacements :

• Pour catégoriser les frais de voyage lors du paiement sur Perk : Le support de coûts peut être sélectionné automatiquement pour les voyageurs à partir du support de coûts par défaut défini dans leur profil. Les voyageurs peuvent également choisir un autre support de coûts.
  
  
   
• Pour déterminer les dépenses de voyage autorisées budgets de voyage.
• Pour suivre et analyser les dépenses de voyage : Les administrateurs et analystes de compte peuvent suivre et classer les dépenses de voyage par service. Les supports de coûts sont affichés sur les factures de voyage afin que vous puissiez traiter la dépense dans votre système financier et comptable. Si vous utilisez Perk pour traiter vos dépenses, le support de coûts est inclus dans toutes les dépenses de voyage.
  
  

Pour plus d'informations, consultez Configurer les supports de coûts pour les frais de voyage .

NoteNous avons renommé les centres de coûts en objets de coûts dans Perk, et fÀ compter du 1er février 2026, nous modifierons également le nom de la colonne dans vos téléchargements CSV et PDF.Si vous utilisez ces fichiers dans un processus automatisé, mettez à jour votre flux de travail pour refléter le changement de noms de colonnes.

Les clients peuvent uniquement consulter le support de coûts qui leur est attribué dans leur profil. Ils ne peuvent pas modifier le support de coûts présélectionné. Seuls les gestionnaires de voyages peuvent effectuer cette action.

Supports de coûts dans les dépenses et les factures

Pour les dépenses et les factures, des supports de coûts sont utilisés pour comptabiliser les coûts.

Les supports de coûts sont sélectionnés lors de la création d'une dépense ou de l'ajout d'une facture dans Perk. Par exemple, lorsqu'un employé crée une dépense, il accède soit à son support de coûts par défaut, défini dans son profil par un administrateur de compte ou un responsable d'équipe, soit, si aucun support de coûts par défaut n'est défini, au dernier support de coûts sélectionné par l'employé.

Pour les factures , vous pouvez définir un support de coûts par défaut pour chaque fournisseur afin que Perk code automatiquement les factures pour ce fournisseur.

 : Les administrateurs des comptes d’avantages peuvent choisir de ne pas afficher les supports de coûts aux employés. Dans ce cas, il incombe aux vérificateurs financiers de contrôler et d’attribuer les supports de coûts, le cas échéant, lors de la vérification.

Selon les paramètres de votre entreprise, les employés peuvent mettre à jour le support de coûts, modifiant ainsi entièrement la répartition des coûts en sélectionnant un autre support de coûts.

Dans la section « Dépenses », les employés peuvent des support de coûts supplémentaires à une dépense. Cela crée une nouvelle ligne où l'employé peut sélectionner un autre support de coûts et ajuster le pourcentage ou le montant à lui allouer. La ligne de dépense est ainsi divisée en deux sous-lignes, chacune associée à un seul support de coûts.

Le montant imputé à chaque support de coûts doit toujours correspondre au total de la note de frais. Si vous modifiez le montant ou le pourcentage d'un support de coûts, les imputations des autres supports de coûts sont automatiquement ajustées. De même, la ventilation en pourcentage doit toujours totaliser 100 %. Vous pouvez exprimer les pourcentages avec deux décimales maximum. Par exemple, si vous saisissez 33,337 %, ce pourcentage sera arrondi à 33,34 %.

Conseil : Si les employés décident de répartir les dépenses en allouant une partie du montant total de la réclamation à une catégorie supplémentaire, le montant restant est automatiquement ajusté dans la ventilation du support de coûts en fonction du pourcentage saisi.

Les processeurs de factures peuvent accepter le support de coûts par défaut proposé pour chaque ligne de facture ou en sélectionner un autre, selon le cas.

Pour les supports de coûts qui ont été réservés à des personnes spécifiques , si le support de coûts n'a pas été sélectionné comme support de coûts par défaut pour le fournisseur ou n'a pas été sélectionné pour l'élément de ligne par une personne disposant des autorisations appropriées pour le consulter, il n'apparaîtra pas.

Pour plus d'informations, consultez Configurer les supports de coûts pour les dépenses et les factures .

Utilisation des supports de coûts en tant qu'analyste financier

Les responsables de la révision financière peuvent consulter les supports de coûts affectés aux dépenses et aux factures lors de la révision des documents en allant dans Finance > Révision > Dépenses et factures .

Par défaut, ils ne peuvent sélectionner que le support de coûts qui leur est attribué. Si vous souhaitez que les vérificateurs financiers puissent sélectionner ou ajouter d'autres supports de coûts, ou choisir une catégorie supplémentaire avant de finaliser la vérification, vous devez leur accorder l'accès à ces supports de coûts dans les paramètres. Configurer les supports de coûts pour les frais de déplacement .

Exportation des supports de coûts dans les dépenses et les factures

Vous ne pouvez affecter qu'un seul support de coûts par écriture comptable. Par exemple, une écriture comptable type pour une dépense à titre privé pourrait ressembler à ceci :

Ici, le support de coûts est indiqué pour le montant débité afin que vous puissiez suivre la dépense.

Vous pouvez répartir un coût entre plusieurs centres de coûts ou projets, choisir différents supports de coûts ou utiliser d'autres supports de coûts. Pour ce faire, Perk divise la ligne de poste, créant ainsi deux sous-lignes auxquelles est affecté un seul support de coûts.

Par exemple, pour une dépense répartie sur deux supports de coûts, les écritures comptables pourraient ressembler à ceci :

Si vous souhaitez également suivre plusieurs équipes ou projets, vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour saisir ces dimensions financières supplémentaires.

Par exemple, vous pouvez affecter une dépense à un support de coûts, « Services professionnels », et la suivre par projet client. Pour ce faire, créez le support de coûts « Services professionnels ». La dépense est ensuite affectée à ce support de coûts et peut inclure un champ personnalisé supplémentaire, « Projets », contenant le nom du client.

Par exemple, pour une dépense payée à titre privé que le déclarant a affectée à un projet spécifique configuré comme champ personnalisé, l'écriture comptable pourrait ressembler à ceci :

Remarque : Si nécessaire, vous pouvez choisir de ne pas exporter les supports de coûts vers le système tiers.