Les objets de coûts servent à répartir et à suivre les coûts transitant par Perk. Ils peuvent représenter différentes composantes d'une entreprise, telles que des départements, des équipes, des projets ou des centres de coûts, selon la structure de chaque entreprise et les données à rendre compte.

Les supports de coûts peuvent être :

• Hiérarchique - relation parent-enfant.
• Créé au niveau de l'entreprise ou du compte.
• Utilisé pour voyage, dépenses et factures, ou limité à un usage spécifique.
• Utilisé pour les approbations.
• Accessible aux employés ou caché à ceux-ci.

Dans Perk, vous pouvez créer des objets de coûts manuellement. Vous pouvez également les importer à l'aide d'un fichier CSV ou via une intégration avec un système tiers tel qu'un système RH, un ERP ou un système de comptabilité et de finance.

 : un système source peut être utilisé pour synchroniser les supports de coûts. Par exemple, si vous importez des supports de coûts depuis un système RH, vous ne pouvez pas les importer depuis un système ERP.

Une fois créés, les supports de coûts ne peuvent être supprimés ; ils peuvent uniquement être archivés. Cela garantit la traçabilité et la cohérence des rapports. Un support de coûts peut servir à la gestion des déplacements, au traitement des notes de frais et à la facturation.

Utilisation des objets de coûts pour l'approbation

Les objets de coûts peuvent être utilisés pour déterminer le flux d'approbation des voyages, des dépenses ou des factures.

Pour les déplacements professionnels, vous pouvez choisir d'envoyer toutes les demandes de voyage à l'approbateur du poste de dépenses dans le cadre du processus d'approbation. Les postes de dépenses liés aux déplacements prennent en charge un approbateur principal et des approbateurs supplémentaires facultatifs (toute personne peut approuver).

Pour les dépenses et les factures, vous pouvez choisir une stratégie d'approbation standard ou créer un flux de travail personnalisé à l'aide de l'outil de conception. Si vous utilisez des objets de coûts hiérarchiques, l'approbation peut être transmise aux approbateurs de l'objet de coût parent.

• Mettre en place un processus d'approbation des déplacements par objet de coût
• Mettre en place un processus d'approbation des dépenses par objet de coût
• Mettre en place un processus d'approbation des factures par objet de coût

Approbation des coûts liés aux voyages

Les demandes de déplacement sont souvent adressées directement à votre responsable hiérarchique. Toutefois, vous pouvez configurer la règle d'approbation afin que l'objet de coût détermine qui valide le déplacement.

Lorsque vous configurez les objets de frais de déplacement, attribuez-leur un approbateur préféré Pour le poste de dépenses, vous pouvez également ajouter des approbateurs supplémentaires (facultatif). Si votre processus d'approbation des déplacements utilise l'approbateur du poste de dépenses, n'importe lequel des approbateurs privilégiés ou supplémentaires peut approuver le déplacement. Si un employé choisit ce poste de dépenses lors du paiement, Perk achemine automatiquement la demande vers les approbateurs du poste de dépenses plutôt que vers son responsable hiérarchique habituel.

Par exemple, la société A possède deux départements principaux : les ventes et le marketing.

• Le budget des ventes est géré par Jo Smith.
• Le budget marketing est géré par Alex Macdonald.

Si l'entreprise configure son processus d'approbation des déplacements pour utiliser des objets de coûts, le circuit d'approbation change en fonction du service facturé :

• Sarah travaille dans le secteur des ventes, mais elle voyage pour participer à un événement marketing.
• Lorsque Sarah réserve son voyage, elle sélectionne l'objet de coût Marketing.
• La demande d'approbation est directement transmise à Alex Macdonald (responsable marketing) car elle est responsable de ce poste de dépenses, court-circuitant ainsi le responsable habituel de Sarah. Si Alex a configuré d'autres approbateurs, chacun d'eux peut également approuver le voyage.

Remarque : Des approbateurs supplémentaires sont requis. voyage Approbation uniquement. Pour les dépenses et les factures, utilisez le Approbateur et Déléguer champs — ceux-ci sont distincts des approbateurs supplémentaires de voyage.

Tu peux désigner un délégué aux voyagesCette fonctionnalité vous permet de transférer temporairement les droits d'approbation à une autre personne pendant votre absence du bureau. Si des approbateurs supplémentaires sont configurés, ils peuvent également servir de destinataires d'approbation de secours en cas d'absence du bureau pendant un déplacement professionnel.

Approbation des objets de coûts dans les dépenses et les factures

Dans le traitement des dépenses et des factures, vous pouvez configurer des flux d'approbation complexes en fonction de la configuration de vos objets de coûts :

• Non hiérarchique: une seule approbation
• Hiérarchique : peut nécessiter plusieurs approbations en fonction des limites d’approbation, l’approbation étant transmise aux niveaux supérieurs de la structure.

Approbation des dépenses et des factures avec des objets de coûts non hiérarchiques

Chaque centre de coûts possède un approbateur par défaut chargé d'approuver toutes les dépenses ou factures qui lui sont rattachées. Lorsqu'une dépense ou une facture est soumise pour ce centre de coûts, la personne sélectionnée dans le champ « Approbateur » est désignée pour approuver toutes les dépenses ou factures qui lui sont associées. Approbateur Le responsable du terrain est chargé d'approuver la dépense/facture avant qu'elle ne soit examinée par les vérificateurs financiers.

Si l'approbateur est la même personne que celle qui soumet la note de frais ou la facture, le document est par défaut automatiquement approuvé (sauf si vous avez configuré un flux de travail personnalisé pour faire remonter l'approbation à un autre utilisateur).

Par exemple, lorsque Sarah (du service des ventes) soumet une note de frais pour l'achat d'une bannière marketing, Perk identifie le poste de dépense « Marketing » et transmet directement la note à Alex. En revanche, si Alex effectue un achat et l'impute à son propre budget marketing, Perk sait qu'elle l'a déjà validé. Le système ignore alors l'étape de validation et transmet directement la note au service financier (sauf si votre entreprise a mis en place un processus personnalisé pour éviter cela).

Vous pouvez déléguer temporairement les approbations relatives à l'objet de coût à une autre personne en la sélectionnant dans le champ Déléguer. Vous pouvez le faire soit dans Paramètres > Gestion des coûts > Objets de coût (si vous êtes administrateur du compte), soit dans Dépenses > Approbations > Approbations des objets de coût (pour les approbateurs).

Vous pouvez également définir une date d'expiration. Passé ce délai, l'approbation de l'objet de coût est renvoyée à l'approbateur initial.

Objets de coûts hiérarchiques pour les dépenses et les factures

Les objets de coûts peuvent avoir une relation parent-enfant. Cela détermine la gestion des approbations au sein de ces objets de coûts, en remontant automatiquement les dépenses/factures à l'approbateur de l'objet de coût parent lorsque leur montant dépasse un certain seuil. Vous pouvez configurer jusqu'à huit niveaux hiérarchiques dans Perk. Voir stratégies d'approbation des objets de coûts.

Remarque : Vous pouvez uniquement configurer des objets de coûts hiérarchiques pour les dépenses et les factures. Les objets de coûts liés aux déplacements ne peuvent pas être configurés avec une structure hiérarchique, car l’approbation est déterminée par les processus d’approbation des déplacements.

Supports de coûts par entreprise et par personne

Les objets de coûts sont généralement créés pour une société spécifique ; toutefois, vous pouvez choisir de créer des objets de coûts partagés par toutes les sociétés du compte. Dans ce cas, l’objet de coûts possède la même configuration pour toutes les sociétés.

Attention : Si vous devez définir des ID ERP distincts pour exporter des données séparément vers le système financier et comptable, vous ne devez sélectionner qu’une seule société lors de la création de l’objet de coût.

Attribution de supports de coûts aux personnes

Lorsque vous ajoutez une personne à Perk, vous pouvez lui attribuer un objet de coût par défaut. Cet objet apparaît comme premier choix lors de la validation de la réservation de voyage, ainsi que dans les notes de frais et les factures. Une personne ne peut avoir qu'un seul objet de coût par défaut à la fois, et l'attribution de cet objet lui permet automatiquement de le sélectionner.

Par défaut, un objet de coût n'est visible que par les utilisateurs auxquels il est attribué. Les autres utilisateurs ne peuvent ni le voir ni le sélectionner. Par exemple, il n'apparaîtra pas si un autre employé le recherche dans le champ des objets de coût.

Pour permettre à d'autres personnes d'utiliser un objet de coût sans qu'il devienne leur objet par défaut, sélectionnez Autoriser d'autres personnes à utiliser cet objet de coût dans les paramètres de l'objet de coût. Une fois cette option activée, vous pouvez étendre l'accès à tous les utilisateurs du compte, ou à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs spécifiques. L'extension de l'accès de cette manière ne modifie jamais l'objet de coût par défaut ; seule l'attribution a cet effet.

Les approbateurs (et leurs délégués) ont toujours accès à l'objet de coût sélectionné par la personne demandant l'approbation, qu'il s'agisse ou non de leur objet par défaut.

Vous pouvez toutefois autoriser d'autres personnes à consulter et à sélectionner d'autres objets de coûts, le cas échéant. Elles pourront alors choisir leur objet de coût par défaut ou l'objet de coût mis à leur disposition.

Vous attribuez un objet de coût par défaut à chaque personne dans son profil. Vous pouvez attribuer un objet de coût à plusieurs personnes simultanément, soit directement depuis l'objet de coût, soit depuis la page Personnes (en sélectionnant toutes les personnes et en cliquant sur Objet de coût).

Remarque : L’accès aux objets de coûts n’affecte que leur sélection dans les sections Voyages, Dépenses et Factures. Il n’a aucune incidence sur les analyses. Toutes les données relatives aux objets de coûts sont affichées dans Analytics.

Les supports de coûts dans le voyage

Vous pouvez utiliser l'objet coût pour catégoriser les frais de voyage, que vous traitiez vos dépenses et vos factures dans Perk ou via une intégration tierce.

Les objets de coût sont utilisés de 3 manières dans la gestion des déplacements :

• Utilisez les objets de coût pour catégoriser les dépenses de voyage lors de la validation de la réservation dans Perk (que ce soit par le voyageur, un agent de réservation ou via le service de conciergerie). L'objet de coût peut être sélectionné automatiquement pour les voyageurs (à partir de l'objet de coût par défaut défini dans leur profil). Les voyageurs peuvent également choisir un autre objet de coût.
  
• Utiliser dansbudgets de voyagepour déterminer les dépenses de voyage autorisées.
• Utilisez les objets de coût pour déterminerautorisations de voyage.
• Utilisez des objets de coût pour suivre etanalyser les dépenses de voyageLes administrateurs et les analystes peuvent suivre et classer les dépenses de voyage par service. Les objets de coût sont affichés sur les factures de voyage, ce qui permet de traiter les dépenses dans votre système comptable. Si vous utilisez Perk pour la gestion de vos dépenses, l'objet de coût est inclus dans toutes les dépenses liées aux réservations de voyage.
  

Voir Configurer les objets de coûts pour les frais de déplacement.

Remarque : Les clients peuvent uniquement consulter le poste de dépense qui leur est attribué dans leur profil. Ils ne peuvent pas le modifier ; seuls les gestionnaires de voyages peuvent effectuer cette opération.

Attention : Dans Concierge, le nombre d’objets de coûts affichés est limité à 500. Si le client a plus de 500 objets de coûts, il doit contacter le service client.

Supports de coûts dans les dépenses et les factures

Pour les dépenses et les factures, des supports de coûts sont utilisés pour comptabiliser les coûts.

Utilisation des objets de coûts lors de la soumission des dépenses ou des factures

Les objets de coûts sont sélectionnés lors de la création d'une dépense ou de l'ajout d'une facture dans Perk. Par exemple, lorsqu'un employé crée une dépense, il accède soit à son objet de coût par défaut, défini dans son profil par un administrateur ou un responsable, soit, si aucun objet de coût par défaut n'est défini, au dernier objet de coût sélectionné par l'employé.

Pour les factures, vous pouvez choisir un objet de coût par défaut par fournisseur afin que Perk code automatiquement les factures de ce fournisseur.

Remarque : Les administrateurs d’avantages peuvent choisir ne pas afficher les objets de coût aux employés. Dans ce cas, les vérificateurs financiers sont chargés de vérifier et d'attribuer les objets de coûts, le cas échéant, lors de la vérification.

Selon les paramètres de l'entreprise, les employés peuvent mettre à jour l'objet de coût, modifiant ainsi entièrement la répartition des coûts en sélectionnant un autre objet de coût.

Dans la section « Dépenses », les employés peuvent ajouter des objets de coût supplémentaires à une dépense. Cela crée une nouvelle ligne où l'employé peut sélectionner un autre objet de coût et ajuster le pourcentage ou le montant à lui allouer. La ligne de dépense est ainsi divisée en deux sous-lignes, chacune associée à un seul objet de coût.

Le montant imputé à chaque centre de coûts doit toujours correspondre au montant total de la dépense. Si vous modifiez le montant ou le pourcentage d'un centre de coûts, les imputations des autres centres de coûts sont automatiquement ajustées. De même, la ventilation en pourcentage doit toujours totaliser 100 %. Vous pouvez exprimer les pourcentages avec deux décimales maximum. Par exemple, si vous saisissez 33,337 %, ce pourcentage sera arrondi à 33,34 %.

Remarque : Si les employés décident de répartir les dépenses, en affectant une partie du montant total de la réclamation à une catégorie supplémentaire (et donc à un objet de coût), le montant restant est automatiquement ajusté dans la ventilation de l’objet de coût en fonction du pourcentage saisi.

Pour les factures, les gestionnaires de factures peuvent accepter l'objet de coût par défaut proposé pour chaque ligne de facture ou en sélectionner un autre, selon le cas.

Pour les objets de coûts dont l'accès est réservé à certaines personnes, si l'objet de coût n'a pas été sélectionné comme objet de coût par défaut pour le fournisseur ou s'il n'a pas été sélectionné pour le poste par une personne disposant des autorisations appropriées pour le consulter, il n'apparaîtra pas.

Utilisation des supports de coûts en tant qu'analyste financier

Lors de la vérification des documents (Finance > Vérification > Dépenses et factures), les vérificateurs financiers peuvent consulter les objets de coûts affectés aux dépenses et aux factures. Toutefois, par défaut, ils ne peuvent sélectionner que l'objet de coût qui leur est attribué. Pour leur permettre de sélectionner d'autres objets de coûts, d'en ajouter ou même de choisir une catégorie supplémentaire (et donc un objet de coût supplémentaire) avant de finaliser la vérification, vous devez leur accorder l'accès à ces objets de coûts dans les paramètres correspondants.

Exportation des supports de coûts dans les dépenses et les factures

Vous ne pouvez affecter qu'un seul support de coûts par écriture comptable. Par exemple, une écriture comptable type pour une dépense à titre privé pourrait ressembler à ceci :

Ici, le support de coûts est indiqué pour le montant débité afin que vous puissiez suivre la dépense.

Vous pouvez répartir un coût entre plusieurs centres de coûts ou projets, choisir différents supports de coûts ou utiliser d'autres supports de coûts. Pour ce faire, Perk divise la ligne de poste, créant ainsi deux sous-lignes auxquelles est affecté un seul support de coûts.

Par exemple, pour une dépense répartie sur deux supports de coûts, les écritures comptables pourraient ressembler à ceci :

Si vous souhaitez également suivre plusieurs équipes ou projets, vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour saisir ces dimensions financières supplémentaires.

Par exemple, vous pouvez affecter une dépense à un support de coûts, « Services professionnels », et la suivre par projet client. Pour ce faire, créez le support de coûts « Services professionnels ». La dépense est ensuite affectée à ce support de coûts et peut inclure un champ personnalisé supplémentaire, « Projets », contenant le nom du client.

Par exemple, pour une dépense payée à titre privé que le déclarant a affectée à un projet spécifique configuré comme champ personnalisé, l'écriture comptable pourrait ressembler à ceci :

Remarque : Si nécessaire, vous pouvez choisir de ne pas exporter les supports de coûts vers le système tiers.