Chaque fois que vous effectuez une réservation de voyage, Perk peut automatiquement créer une dépense de voyage unique ou frais de voyageLes employés peuvent ainsi inclure d'autres dépenses telles que les reçus, les notes de frais kilométriques et les indemnités journalières. Toute modification apportée aux réservations de voyage est prise en compte dans les frais de voyage.

Pour les réservations de voyage réglées immédiatement par carte (personnelle, professionnelle ou hôtelière), chaque réservation est représentée par une dépense unique. Pour les factures périodiques, chaque ligne de facture est représentée comme une dépense distincte dans Perk. Par exemple, un voyageur réserve un séjour de Singapour à Barcelone, comprenant deux vols (avec escale à Zurich) et une réservation d'hôtel. Cette réservation peut être représentée sur la facture par quatre lignes : trois lignes correspondant aux deux vols et à l'hôtel, et une quatrième ligne pour les frais de réservation. Chaque ligne est enregistrée comme une dépense distincte dans Perk.

Les frais de voyage sont automatiquement catégorisés et associés à la transaction par carte correspondante, le cas échéant. Si la réservation de voyage inclut des informations relatives à la TVA, les frais de voyage correspondants comprennent le taux et le montant de la taxe appliquée, si un taux de TVA est défini dans Perk pour l'entreprise.

Les frais de déplacement peuvent être créés dans l'un ou l'autre des deux formats suivants : statuts de conscription ou de voyage et peut être attribué au responsable de la réservation, à l'employé ou au gestionnaire des dépenses de voyage.

Si la réservation de voyage était Sous réserve d'approbation, les frais de déplacement correspondants sont affichés avec le En revue statut. Les analystes financiers peuvent alors exporter ces dépenses vers le système financier.

Statuts des frais de voyage

Les notes de frais liées aux voyages Perk peuvent être créées avec l'un des deux statuts suivants :

• BrouillonLes frais de voyage sont importés dans Perk afin que les employés puissent les gérer soit dans le cadre d'un voyage, soit individuellement.
• Projet de voyageLes frais de voyage ne sont visibles que par les gestionnaires de dépenses de voyage (Finance > Importation des dépensesSeuls les gestionnaires de dépenses de voyage peuvent gérer ces dépenses.

Selon les exigences de votre entreprise, vous pouvez choisir si vous souhaitez que les employés gérer les frais de voyage ou attribuer un processeur de dépenses de voyage pour traiter ces dépenses :

Gérer les frais de déplacement en tant qu'employé

Si vous choisissez d'autoriser les employés à gérer ces dépenses, il leur incombe de vérifier l'exactitude de toutes les données et de les soumettre pour approbation.

Par exemple, les employés peuvent effectuer les tâches suivantes :

• Voir les frais de voyage
• Modifier les données relatives aux frais de déplacement
• Veuillez soumettre les frais de déplacement

Si vous utilisez un flux d'approbation standard (approbation du responsable hiérarchique ou approbation de l'objet de coût), les frais de déplacement suivent le flux standard d'approbation des dépenses.

Prudence: Pour permettre aux employés de gérer leurs frais de déplacement, ces derniers doivent être importés avec le statut de brouillon, et non comme une note de frais de voyage.

Gérer les frais de voyage en tant que processeur de dépenses de voyage

Si vous choisissez d'attribuer la gestion des frais de déplacement au rôle de gestionnaire des dépenses de voyage, ce dernier sera chargé de vérifier toutes les dépenses et de les soumettre au service financier. Cela vous permet de configurer un circuit d'approbation spécifique pour que ces dépenses soient traitées séparément.

Ils peuvent accéder à tous les frais de voyage dans Finance > Importation des dépensesVous pouvez choisir d'importer les frais de voyage avec le statut de brouillon ou de brouillon de voyage :

Imputation des frais de déplacement aux employés

Selon les paramètres de réservation de voyages de l'entreprise, Perk impute les frais de voyage soit au réservataire, soit au voyageur. Si Perk ne parvient pas à identifier la personne mentionnée dans la réservation (réservataire ou voyageur), il impute les frais de voyage au service de gestion des dépenses de voyage de l'entreprise, par défaut.

Note: Changements dans la stratégie d'affectation Cela ne concerne que les nouvelles réservations.Si vous modifiez la stratégie après avoir réservé des voyages dans Perk, le gestionnaire des dépenses de voyage devra peut-être réattribuer ces réservations à la personne concernée. Finance > Importation des dépenses.

Attribuer d'abord à la personne qui a effectué la réservation, puis au voyageur.

Par défaut, les frais de déplacement sont imputés à la personne ayant effectué la réservation dans Perk. Si cette personne est introuvable dans Perk, les frais sont imputés au voyageur. Dans la plupart des cas, la personne ayant effectué la réservation et le voyageur sont la même personne.

Autrement dit, la priorité pour l'attribution est donnée au responsable de la réservation, puis au voyageur. Par exemple, si un voyage est réservé par un responsable, les frais de voyage lui sont imputés dans Perk. Si Perk ne trouve pas le responsable de la réservation (ou s'il est associé à une autre entreprise), les frais de voyage sont imputés au voyageur. Si le voyageur n'appartient pas à l'entreprise, les frais de voyage sont imputés au gestionnaire des dépenses de voyage.

Lorsqu'il y a plusieurs voyageurs inscrits sur la facture, Perk attribue les frais de voyage au premier voyageur trouvé (lorsqu'il est impossible de les attribuer au responsable de la réservation).

Attribuer d'abord au voyageur, puis au responsable de la réservation.

Si les frais de voyage ont été réglés par le prestataire de voyage ou par carte hôtelière, vous pouvez définir une autre stratégie d'imputation. Dans ce cas, les frais sont d'abord imputés au voyageur. Si ce dernier n'appartient pas à l'entreprise, les frais sont imputés à la personne ayant effectué la réservation. Si ni la personne ayant effectué la réservation ni le voyageur ne font partie de l'entreprise, la facture est imputée au gestionnaire des dépenses de voyage.

Note: La stratégie d'attribution alternative ne s'applique pas aux réservations de groupe. Ces réservations sont automatiquement attribuées au titulaire, même si elles ont été réglées par carte hôtelière ou par un prestataire de voyages.

Modes de paiement pour les réservations de voyage

Les factures Perk sont réglées par carte d'entreprise, comme une carte Perk, ou par un autre moyen de paiement, tel que le prélèvement automatique. Les modes de paiement sont configurés dans le profil de paiement.

Selon le type de paiement, le cycle de facturation dans les profils de paiement doit être correctement configuré. Dans TravelPerk, ce cycle peut être instantané ou flexible. La configuration de TravelPerk doit être adaptée à la manière dont vous prévoyez de gérer les frais de voyage.

Paiement par carte d'entreprise avec données de transaction dans Perk

Les frais de voyage réglés par carte d'entreprise correspondent à des réservations payées instantanément avec une carte Perk (ou une autre carte intégrée à Perk). Dans ce cas, vous devez configurer le cycle de facturation pour qu'il soit immédiat. Cela garantit que la facture de réservation et la transaction par carte dans Perk auront le même montant et pourront être rapprochées automatiquement. Cependant, il peut arriver qu'une transaction génère plusieurs factures. Dans ce cas, le système de gestion des dépenses de voyage doit effectuer le rapprochement manuellement. associer plusieurs dépenses à une seule transaction par carte.

En cas de remboursement total ou partiel d'un voyage, par exemple suite à l'annulation d'une réservation d'hôtel, une note de crédit d'un montant négatif est créée. Ce même montant est crédité sur la carte Avantage ou sur la carte ayant servi au paiement, et peut être rapproché en conséquence.

Si vous utilisez FlexiTravel Pour toute modification de réservation, veuillez consulter Gérez votre crédit FlexiTravel dans Perk.

Payé par un autre moyen de paiement, comme la facturation périodique ou une carte non intégrée à Perk

Les frais de voyage réglés par le prestataire de voyage correspondent à des réservations payées avec une carte non intégrée à Perk (autrement dit, aucune donnée de transaction n'est disponible dans Perk) ou faisant l'objet d'une facturation périodique. Le paiement s'effectue alors par virement bancaire ou par prélèvement SEPA manuel. La fréquence de facturation peut être hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Ces factures comportent plusieurs lignes correspondant à des frais de voyage distincts.

Les frais de voyage réglés par carte dans TravelPerk n'ont pas besoin d'être associés à une transaction par carte dans Perk. Chaque dépense est automatiquement catégorisée selon la configuration de correspondance des catégories.

Prudence: La facturation flexible, qui permet à tout utilisateur de Perk de sélectionner une autre entreprise à facturer ou un profil de paiement d'une autre entreprise lors du passage en caisse, n'est pas prise en charge.

Taxes sur les frais de voyage

L'avantage peut inclure les informations fiscales fournies dans la facture. Ces informations sont affichées dans la dépense selon les critères suivants :

• Si le Activer la taxe Si cette option est activée pour l'entreprise, la TVA est affichée dans la dépense. Si cette option n'est pas activée pour l'entreprise ou le compte, la dépense est créée hors TVA.
• Si une correspondance Un taux d'imposition a été fixé pour l'entreprise. et s'applique au pays où la dépense a eu lieuLes informations relatives à la TVA sont alors affichées dans la dépense.
• Si une correspondance Un taux d'imposition a été fixé pour l'entreprise. et ne s'applique pas au pays Si la dépense a été engagée, elle est alors comptabilisée hors TVA.
• S'il n'existe pas de taux de taxe correspondant défini au sein de l'entreprise, les frais de déplacement sont alors comptabilisés hors TVA.

factures de réservation de voyage en pièces jointes

Si la réservation de voyage est réglée par carte et que vous avez configuré la facturation instantanée dans votre profil de paiement, Perk joint le PDF de la facture à la dépense. document justificatif.

Dans d'autres cas, si la facturation instantanée n'est pas configurée en fonction de la période du cycle de facturation, la facture peut être à l'état de brouillon et non encore émise. Dans ce cas, elle n'est pas rattachée aux frais de déplacement.