Vous pouvez envoyer une facture par courriel à une boîte de réception dédiée aux factures Perk. La facture est automatiquement importée dans Perk pour traitement. Selon les paramètres de votre entreprise, le traitement de ce courriel par Perk peut varier.

Perk prend en charge ces formats par e-mail :

• Factures papier au format PDF
• Factures numériques telles que X-Rechnung, ZUGFeRD et Peppol BIS 3.0

Tous les autres formats sont considérés comme étant soit documents justificatifs ou sont ignorés.

Boîte aux lettres de facturation des avantages

L'équipe Perk aura configurer une boîte aux lettres de facturation pour recevoir des factures pour votre entreprise en Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturationLe format de l'adresse de la boîte aux lettres de facturation comprend une partie personnalisée définie spécifiquement pour votre organisation ou entreprise et se termine toujours par «@invoices.perk.com».

Vous pouvez avoir :

• une seule boîte aux lettres par entreprise (entité juridique)
• une boîte aux lettres générique pour plusieurs entreprises
• une boîte aux lettres générique pour l'ensemble de l'organisation

Les factures envoyées à une boîte mail générique pour plusieurs sociétés ou pour l'ensemble de l'organisation peuvent être automatiquement transférées vers la société correspondante. Chaque boîte mail générique est associée à une société par défaut.

Perk accepte les courriels envoyés à l'adresse courriel associée à Perk dans le à et cc champs. Tous les e-mails envoyés avec l'adresse e-mail de la boîte aux lettres de facturation dans le bcc Les champs ne sont pas traités.

Perk utilise l'adresse e-mail du destinataire pour déterminer l'organisation et l'entreprise où la facture doit être téléchargée. Par exemple, si l'e-mail a été envoyé aux boîtes aux lettres de facturation de deux entités juridiques différentes au sein de la même organisation, c'est la boîte aux lettres de facturation de l'entité concernée qui sera utilisée. à Ce champ a priorité sur toute boîte aux lettres de facturation indiquée dans le cc Dans ce champ. Si les deux boîtes aux lettres de facturation étaient utilisées dans le à Si le champ est renseigné, Perk télécharge la facture sur le premier compte configuré. Si les boîtes mail contenant les factures appartiennent à des organisations différentes, le courriel n'est pas traité.

De plus, Perk peut utiliser les informations de la facture pour déterminer si celle-ci appartient à la société par défaut ou si elle doit être transférée à une autre société. Transférer la facture à l'entreprise correspondant aux critères (numéro de commande, numéro d'identification fiscale, nom du client ou adresse). La case à cocher a été sélectionnée dans les paramètres de facturation. Perk utilise les informations de commande, d'identification fiscale, de nom et d'adresse du client figurant sur la facture pour déterminer à quelle entreprise elle appartient :

1. POExiste-t-il un numéro de bon de commande dans l'entreprise qui corresponde au numéro de bon de commande figurant sur la facture ?
2. Numéro d'identification fiscaleLe numéro d'identification fiscale figurant sur la facture correspond-il aux numéros d'identification fiscale de l'entreprise (trouvés dans Administration > Entreprise, Paramètres généraux)
3. Nom du clientLe nom de l'entreprise figurant sur la facture correspond-il au nom de l'entité juridique ?
4. Adresse du clientL'adresse figurant sur la facture correspond-elle à l'adresse de l'entreprise ?

Perk effectue des vérifications progressives auprès des autres sociétés de l'organisation afin de trouver la société correspondante à laquelle la facture doit être affectée. Si aucune société correspondante n'est trouvée, la facture reste associée à la société par défaut et un avertissement est affiché dans l'en-tête de la facture. Si plusieurs sociétés correspondent à la facture, celle-ci reste associée à la société par défaut et un avertissement est affiché dans l'en-tête de la facture.

Soumissionnaire pour les factures reçues par courriel

Par défaut, la personne dont l'adresse électronique est enregistrée dans Perk et qui envoie une facture à la boîte aux lettres des factures Perk est Ajouté automatiquement comme contributeurSelon leur rôle au sein de l'entreprise, ils pourront ou non poursuivre le traitement de la facture.

Si la personne qui a envoyé la facture n'est pas reconnue comme ayant un compte dans Perk, la facture n'est attribuée à aucun expéditeur.

Dans tous les cas, l'adresse électronique d'où proviennent les factures est indiquée dans l'en-tête de la facture si vous survolez la page avec le curseur. source de la facture.

Extraction des factures à partir du corps et des pièces jointes des e-mails

Une fois que vous aurez envoyé l'e-mail contenant la facture à cette boîte de réception spécifique, Perk pourra extraire la facture de l'e-mail et l'importer dans votre compte.

Numérisation des pièces jointes

Perk garantit la sécurité de vos données en analysant toutes les pièces jointes des courriels entrants envoyés à la boîte de réception des factures à l'aide d'un antivirus conforme aux normes du secteur. Tout virus est détecté et supprimé afin d'éviter toute infection de votre organisation. Si un courriel ne contient que des fichiers inoffensifs, ces derniers sont traités normalement.

Lorsqu'un fichier infecté est détecté, Perk le met en quarantaine. Pour vous avertir que le fichier envoyé était infecté, Perk génère un fichier texte de remplacement, qu'il télécharge comme pièce justificative dans l'onglet « Documents » de la facture. Ce fichier texte contient un message générique identifiant le virus détecté dans la pièce jointe, selon la base de données du logiciel antivirus standard.

Le nom du fichier texte indique clairement que le fichier téléchargé contenait un virus. Il utilise le format du nom du fichier d'origine plus rapport sur le virusPar exemple, si un PDF porte le nom bon de commande.pdf un message a été envoyé à la boîte de réception des factures et un virus a été détecté dans ce fichier, un fichier texte nommé bon de commande.pdf-rapport-virus.txt est téléchargée sur la facture correspondante.

Traitement des pièces jointes

Perk n'effectue aucun filtrage supplémentaire sur les fichiers reçus. Autrement dit, le système considère que tout document envoyé par courrier électronique est soit une facture, soit un justificatif. Seuls les fichiers PDF ou XML (factures électroniques) sont pris en compte. Le nombre maximal de documents PDF pouvant être envoyés par courriel est limité par le fournisseur de messagerie, et non par Perk.

fichiers PDF

Par défaut, Perk considère Tous les fichiers PDF doivent être des factures.Si le courriel ne contient pas de PDF, une facture est créée à partir du corps du courriel.

• Si le courriel contient un fichier PDF, une facture est créée à partir de ce fichier PDF.
• Si le courriel contient plusieurs fichiers PDF, une facture est créée pour chaque document PDF joint.

Cependant, vous pouvez configurer Perk pour utiliser l'IA pour classer les fichiers PDF sous forme de factures ou de pièces justificatives.

Lorsque Perk crée la facture à partir du corps de l'e-mail, l'aperçu de la facture générée inclut l'intégralité du contenu, c'est-à-dire le texte et les images présents dans le corps de l'e-mail. Il est possible que la mise en page soit modifiée lors de la conversion au format PDF.

Factures électroniques

La boîte de réception des factures peut recevoir et traiter les factures numériques envoyées aux formats PDF et XML, comme par exemple : XRechnung, ZUGFeRD et Peppol BIS 3.0.

Si les factures électroniques sont envoyées par courriel aux formats XML et PDF, Perk peut déterminer si le document PDF et le fichier XML contiennent les mêmes informations (c'est-à-dire s'il s'agit de la même facture). Dans ce cas, Perk fusionne les deux factures en une seule entrée. Le fichier XML sert de source de données principale, tandis que le PDF est utilisé uniquement pour la représentation de la facture. Un enregistrement de cette opération de fusion est alors créé dans l'historique de la facture.

Autres formats de fichiers

Si des documents (DOC, DOCX, etc.), des feuilles de calcul (XLS, XLSX, etc.) ou d'autres fichiers (CSV) sont joints à l'e-mail, ces fichiers sont téléchargés en tant que pièces justificatives dans le Documents Dans l'onglet Perk, si le courriel contient des images (PNG, JPG, GIF, etc.) ou d'autres types de fichiers (TXT, etc.) en pièces jointes, ces fichiers sont ignorés.

Selon les paramètres de votre entreprise, Perk peut également importer le corps de l'e-mail comme pièce justificative, à condition que la facture y soit jointe au format PDF. Dans ce cas, le document PDF généré est automatiquement lié au rapport de facturation et affiché dans le… Documents languette.

Classification des fichiers PDF à l'aide de Perk AI

Lorsque les fournisseurs envoient des factures par courriel, ils peuvent inclure d'autres fichiers PDF tels que des relevés, des feuilles de temps ou d'autres informations relatives au projet.

Vous pouvez configurer Perk AI pour qu'il identifie et classe correctement ces documents. Au lieu de les traiter comme une facture à part entière, Perk les importe comme pièces justificatives et les joint à la facture principale.

Lorsque la classification des documents est activée pour l'entreprise, Perk AI analyse tous les documents PDF envoyés à la boîte mail des factures et les classe dans l'une des catégories suivantes :

• Facture
• Note de crédit
• Rappel de facture
• Déclaration
• Feuille de temps
• Bon de commande
• Autre

Une fois classé, Perk traite le document soit comme une facture (c'est-à-dire qu'une nouvelle facture est créée dans Perk), soit comme un document justificatif (c'est-à-dire que le fichier est joint à une facture existante dans Perk).

Si le courriel contient plusieurs pièces jointes PDF que Perk AI détecte plusieurs facturesPerk crée une facture pour chaque document de facture PDF détecté et télécharge toutes les autres pièces jointes PDF classées comme documents justificatifs sur toutes les factures créées à partir de l'e-mail.

Si Perk AI détecte uniquement les documents justificatifs Si l'e-mail ne contient aucun document de facturation, Perk crée une facture à partir du corps de l'e-mail.

Lorsque l'e-mail contient à la fois des pièces jointes XML et PDF, Perk AI classe les documents PDF comme des factures ou des pièces justificatives.

Tu peux déterminer comment Perk traite les classifications de documents dans les paramètres de facturation.

Activer la classification des documents

Pour permettre à Perk d'identifier et de traiter correctement les fichiers PDF reçus par e-mail, vous devez activer la classification des documents au niveau de l'entreprise en activant l'option correspondante. Classification des documents interrupteur à bascule.

Une fois activée, cette fonctionnalité vous permet de déterminer comment Perk doit traiter chaque catégorie :

Vous pouvez classer le type de pièce jointe comme suit :

• Facture: crée un nouvel enregistrement de facture dans Perk.
• Document justificatif: joint le fichier à un enregistrement de facture existant (c'est-à-dire créé à partir d'une autre pièce jointe d'e-mail).

Documents identifiés comme notes de crédit

Si Perk reçoit une facture que l'IA identifie comme un avoir et que la classification des documents est configurée pour classer les pièces jointes des e-mails d'avoir comme des factures dans Perk (c'est-à-dire créer un nouvel enregistrement de facture marqué comme une facture), Perk crée un nouvel enregistrement de facture marqué comme tel. note de crédit), Perk effectue plusieurs vérifications et actions sur la note de crédit résultante.

Si l'avoir extrait contient un montant total négatif, aucune action n'est effectuée. Toutes les données du document restent inchangées.

Si la note de crédit extraite contient un montant total positif, Perk inverse le signe du montant total et inverse le signe des montants de chaque ligne :

Autrement dit:

• Le montant net, le montant de la taxe et les montants bruts qui sont des valeurs positives deviennent négatifs.
• Le montant net, le montant de la taxe et les montants bruts qui sont négatifs deviennent positifs.
• Les lignes à montant nul restent inchangées.

L’inversion des signes s’applique quelle que soit la devise du document. Les montants ne sont ni recalculés ni ajustés. Seuls les signes des valeurs existantes sont inversés.