Perk convertit les montants des dépenses (c.-à-d. les reçus) en devises étrangères dans la devise de votre entreprise, à la fois pour permettre le rapprochement et pour récupérer la TVA après exportation.
Toutefois, la conversion des montants des transactions dépend de la banque qui fournit vos cartes d'entreprise et peut donc différer légèrement du montant des dépenses.
Taux de conversion des transactions
Si la devise de la transaction est une devise étrangère, et donc différente de la devise de réservation prédéfinie (c'est-à-dire la devise de l'entité juridique ou la devise de la carte), une conversion vers la devise de réservation devient inévitable.
Pour déterminer le taux de conversion, l'Administration fiscale fédérale (FTA) propose principalement deux options :
- Utilisez les taux de change publiés directement par l'autorité de régulation.
- Utilisez les tarifs du marché équitable
Dans une entreprise opérant à l'international, la première option impliquerait l'intégration des taux de change de plusieurs organismes de réglementation. Le principal inconvénient de cette option réside dans la complexité et les incohérences des données de chaque organisme (irrégularités et délais de publication des taux de change, prise en charge incomplète de toutes les devises mondiales, etc.).
Par conséquent, Perk privilégie la deuxième option et utilise taux de change de clôture quotidiens pour la conversion du montant total de la transaction en devise étrangère . Ces taux de change sont suivis et combinés algorithmiquement à partir de plusieurs sources fiables, garantissant ainsi une cohérence équitable et impartiale.
Conseil : Pour connaître les différentes façons de gérer les frais de change liés aux transactions, consultez Pourquoi certaines transactions incluent-elles les frais de change, tandis que d’autres les excluent ?
Différences entre les montants des transactions et les montants des dépenses
Perk convertit les montants des dépenses (c.-à-d. les reçus) dans la devise de votre entreprise. Pour ce faire, il utilise les taux de change du marché en appliquant les taux de change de clôture quotidiens déterminés pour l'entreprise afin de convertir le montant total en devise étrangère. Ces taux de change sont suivis et combinés par un algorithme à partir de plusieurs sources fiables, garantissant ainsi une cohérence juste et impartiale.
Toutefois, en raison des différences de taux de change et des frais de transaction, de légères différences peuvent apparaître entre le montant final converti et celui calculé par Perk. Par exemple, le montant de la dépense est de 15,92 EUR, tandis que le montant de la transaction (16,02 EUR) correspond au montant payé en devise étrangère et converti par l'émetteur de la carte. Cet écart (0,10 EUR) est fixe et visible dans le relevé exporté. Il peut donc être comptabilisé conformément à la politique de votre entreprise en matière de frais de transaction et d'écarts de taux de change.
Perk exporte le montant de la transaction dans la devise de la carte afin de garantir que le montant réellement payé corresponde au montant total enregistré sur les comptes de dépenses.
Les données des fournisseurs de cartes ne comportant pas suffisamment d'informations sur le taux et le montant de la TVA applicable, Perk les extrait directement du reçu original en devise étrangère grâce à un système de reconnaissance optique de caractères (OCR) basé sur l'intelligence artificielle. Pour calculer le montant de la TVA récupérable, Perk convertit ensuite le montant de la transaction figurant sur le reçu original en utilisant les taux de change.
Stratégie de réservation pour les transactions
L'illustration suivante décrit la méthode de Perk pour traiter les transactions par carte, en convertissant les montants en devises étrangères afin de les enregistrer finalement dans le grand livre comptable.
Les administrateurs de compte peuvent définir la devise d'exportation des montants dans les Paramètres de dépenses , dans Activer les cartes d'entreprise pour cette entreprise . Cela vous permet de choisir si vous préférez que les montants soient exportés dans la devise de la carte, la devise de la transaction, la devise de l'entreprise ou la devise de la dépense d'origine.
Perk exporte le montant de la transaction en devise de la carte (640,96 CHF) afin de garantir que le montant effectivement payé corresponde au montant total imputé aux notes de frais. Les données des fournisseurs de cartes ne comportant pas suffisamment d'informations sur le taux et le montant de la TVA applicable, Perk récupère ces données directement sur le reçu original en devise étrangère grâce à un système de reconnaissance optique de caractères (OCR) basé sur l'intelligence artificielle.
Pour arriver au montant de TVA récupérable, Perk convertit ensuite le montant dépensé du reçu original (581,58 EUR) en utilisant les taux de change de openexchangerates.org comme décrit ci-dessus.
En raison des différences de taux de change et des frais de transaction, il peut y avoir de légères différences (CHF 4,00) en comparant les montants finaux convertis et calculés par Perk (CHF 591,42 + CHF 45,54 = CHF 636,96) au montant payé par carte en devise étrangère et converti par le fournisseur de la carte (CHF 640,96).
Ces différences peuvent être réservées séparément comme suit :
