En tant que vérificateur financier, vous pourriez avoir à effectuer trois tâches pour gérer les transactions par carte :
- Examiner la correspondance automatique
- Effectuer une correspondance manuelle , si nécessaire
- Effacer les transactions appariées par erreur , si nécessaire
Examiner la correspondance automatique
Pour que toutes les transactions par carte soient correctement traitées dans votre outil Perk, vous devez vous assurer, premièrement, que toutes les transactions sont appariées, et deuxièmement, que cet appariement est correct. Une fois les dépenses vérifiées, vous pouvez procéder à la vérification de l'appariement, qui a été effectué automatiquement par le système.
Pour ce faire, accédez à Finances > Vérification > Transactions par carte , puis à l'onglet Transactions par carte , où vous verrez les transactions appariées et non appariées. Pour consulter les notes de frais associées à des transactions, sélectionnez la transaction, puis la dépense dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre. Vérifiez que la transaction et la note de frais correspondantes sont bien appariées.
Pour consulter les dépenses par carte d'entreprise qui n'ont pas encore été associées à une transaction, accédez à l'onglet Dépenses par carte et filtrez pour Non associé dans le filtre Statut associé .
: Pour qu'une dépense soit comptabilisée comme une dépense par carte d'entreprise dans Perk, la note frais doit être soumise avec le mode de paiement Carte d'entreprise Dans le cas contraire, elle ne sera pas visible. Un vérificateur financier peut corriger le mode de paiement dans une note de frais afin que le rapprochement automatique puisse être effectué.
Effectuer une correspondance manuelle
En règle générale, les transactions par carte sont automatiquement rapprochées des notes de frais. Toutefois, il arrive que ce rapprochement automatique échoue. Dans ce cas, la transaction et la dépense doivent être rapprochées manuellement.
Pour toutes les transactions figurant dans Finance > Révision > Transactions par carte , l'onglet Transactions par carte indiquant le statut Non apparié , l'un des deux cas suivants s'est produit :
- La note de frais correspondante n'a pas encore été soumise par l'émetteur ou la transaction n'a pas encore été importée, de sorte que le rapprochement automatique n'a pas encore eu lieu.
- La note de frais correspondante a été soumise par l'expéditeur ; cependant, le rapprochement automatique a échoué . Dans ce cas, un rapprochement manuel est nécessaire, soit par l'expéditeur, soit par vous-même en tant que responsable de la vérification financière.
Astuce : Vous pouvez faire correspondre manuellement les transactions avec l'outil de correspondance des dépenses dans l'onglet Finance > Révision > Transactions par carte , Transactions .
Si le statut de la dépense correspondante est affiché comme Non examiné après le rapprochement, assurez-vous d'examiner le rapport de dépenses correspondant dans Finances > Examen > Dépenses et factures afin de pouvoir exporter et comptabiliser la transaction.
Remarque : Si une note de frais est affichée comme Non examinée mais n'apparaît pas dans Finance > Examen > Dépenses et factures , l'approbateur doit d'abord approuver la dépense avant qu'elle n'apparaisse dans Examen .
Si une dépense n'est pas appariée dans l'onglet Finance > Révision > Transactions par carte, Dépenses par carte , mais qu'il n'y a pas de transaction à laquelle l'apparier, vous devez attendre que la transaction soit importée pour pouvoir l'apparier.
Effacer les transactions appariées par erreur
Si une transaction est associée par erreur à une dépense, vous pouvez annuler l'association et affecter manuellement la note de frais correcte à la transaction. Pour ce faire :
- Allez dans Finance > Révision > Transactions par carte , Transactions par carte onglet.
- Cliquez sur la transaction.
- Sélectionnez Effacer la correspondance .
La transaction ne correspond pas à la note de frais, et vous pouvez la faire correspondre manuellement à la note de frais appropriée.