Objets de coût Vous pouvez utiliser ce système pour définir le flux d'approbation des déplacements, des notes de frais et des factures. Cet article vous explique comment fonctionne l'approbation des objets de coûts pour les déplacements, les notes de frais et les factures, et comment choisir la configuration la plus adaptée à votre entreprise. Pour les déplacements, vous pouvez choisir d'envoyer toutes les demandes de déplacement à l'approbateur de l'objet de coût dans le cadre du processus d'approbation. Pour les notes de frais et les factures, vous pouvez opter pour une stratégie d'approbation standard ou créer un flux de travail personnalisé. concepteur de flux de travailSi vous utilisez des objets de coûts hiérarchiques, l'approbation peut être remontée jusqu'aux approbateurs de l'objet de coût parent.
- Mettre en place un processus d'approbation des déplacements par objet de coût
- Mettre en place un processus d'approbation des dépenses par objet de coût
- Mettre en place un processus d'approbation des factures par objet de coût
Approbation des coûts liés aux voyages
Approbation des dépenses et des factures avec des objets de coûts hiérarchiques
Par exemple, la société A possède deux départements principaux : les ventes et le marketing.
- Le budget des ventes est géré par Jo Smith.
- Le budget marketing est géré par Alex Macdonald, avec Jamie Torres comme approbateur supplémentaire.
Si l'entreprise configure son processus d'approbation des déplacements pour utiliser des objets de coûts, le circuit d'approbation change en fonction du service facturé :
- Sarah travaille dans le secteur des ventes, mais elle voyage pour participer à un événement marketing.
- Lorsque Sarah réserve son voyage, elle sélectionne l'objet de coût Marketing.
- La demande d'approbation est adressée à la fois à Alex Macdonald et à Jamie Torres. L'un ou l'autre peut approuver le voyage.
Approbation des objets de coûts dans les dépenses et les factures
Dans le traitement des dépenses et des factures, vous pouvez configurer des flux d'approbation complexes en fonction de la configuration de vos objets de coûts :
- Non hiérarchique : une seule approbation
- Hiérarchique : peut nécessiter plusieurs approbations en fonction des limites d’approbation, l’approbation étant transmise aux niveaux supérieurs de la structure.
Approbation des dépenses et des factures avec des objets de coûts non hiérarchiques
relation parent-enfant
Approbation des dépenses et des factures avec des objets de coûts hiérarchiques
Les objets de coûts peuvent être hiérarchisés (jusqu'à 5 niveaux). Cette hiérarchie détermine le mode de validation des objets de coûts, en remontant automatiquement les dépenses et factures à la personne responsable de l'objet de coût parent dès lors qu'elles dépassent un certain seuil. Dans les objets de coûts hiérarchiques, vous définissez :
- relation parent-enfant
- approbateur par défaut
- limite d'approbation
Le seuil d'approbation détermine le montant maximal à partir duquel l'objet de coût parent désigne la personne habilitée à approuver la dépense ou la facture. Autrement dit, l'approbation est transmise au niveau supérieur, au responsable de l'objet de coût parent, selon le principe de la double approbation. Par exemple, si une personne de l'objet de coût 1A soumet une note de frais, celle-ci doit être approuvée par le responsable de l'objet de coût. Si la note de frais dépasse le seuil d'approbation du responsable de l'objet de coût 1A (par exemple, 1 000 CHF), elle requiert une approbation supplémentaire du responsable de l'objet de coût parent, en l'occurrence le responsable de l'objet de coût 1. Si la note de frais a déjà été approuvée par le responsable de l'objet de coût 1A car son montant était inférieur à 1 000 CHF, l'approbation du responsable de l'objet de coût parent n'est pas nécessaire. Dans cet exemple, il n'y a que trois niveaux hiérarchiques, mais les objets de coût peuvent être configurés avec jusqu'à cinq niveaux lorsque des flux d'approbation complexes sont requis. L'objet de coût principal n'est pas applicable à tous les flux d'approbation, mais il est nécessaire à la configuration technique. Il peut être rendu invisible pour tous les utilisateurs, si besoin. Autrement dit, il n'est attribué à personne comme objet de coût par défaut.