Les objets Coût peuvent être utilisés pour déterminer le flux d'approbation des voyages, des dépenses ou des factures. Cet article vous explique comment fonctionne l'approbation par objet Coût pour les voyages, les dépenses et les factures, et comment choisir la configuration adaptée à votre entreprise. Pour les voyages, vous pouvez choisir d'envoyer toutes les demandes de voyage à l'approbateur de l'objet Coût dans le cadre du processus d'approbation des voyages. Pour les dépenses et les factures, vous pouvez opter pour une stratégie d'approbation standard de Perk ou créer un flux de travail personnalisé conçu avec le concepteur de flux de travail. Si vous utilisez des objets Coût hiérarchiques, l'approbation peut être remontée jusqu'aux approbateurs de l'objet Coût parent.

• Mettre en place un processus d'approbation des déplacements par objet de coût
• Mettre en place un processus d'approbation des dépenses par objet de coût
• Mettre en place un processus d'approbation des factures par objet de coût

Approbation des coûts liés aux voyages

L'approbation par objet Coût pour les voyages dans Perk achemine les demandes de voyage vers les personnes affectées à l'objet Coût sélectionné par le voyageur lors de la réservation. Lorsque vous configurez vos objets Coût, vous attribuez un approbateur privilégié et pouvez ajouter des approbateurs supplémentaires. Si votre processus d'approbation des voyages utilise l'approbateur de l'objet Coût, Perk les informe tous de la demande. N'importe lequel d'entre eux peut approuver le voyage. Consultez Attribuer un approbateur d'objet Coût à un processus d'approbation des voyages.

Par exemple, la société A possède deux départements principaux : les ventes et le marketing.

• Le budget des ventes est géré par Jo Smith.
• Le budget marketing est géré par Alex Macdonald, avec Jamie Torres comme approbateur supplémentaire.

Si l'entreprise configure son processus d'approbation des déplacements pour utiliser des objets de coûts, le circuit d'approbation change en fonction du service facturé :

• Sarah travaille dans le secteur des ventes, mais elle voyage pour participer à un événement marketing.
• Lorsque Sarah réserve son voyage, elle sélectionne l'objet de coût Marketing.
• La demande d'approbation est adressée à la fois à Alex Macdonald et à Jamie Torres. L'un ou l'autre peut approuver le voyage.

Approbation des objets de coûts dans les dépenses et les factures

Dans le traitement des dépenses et des factures, vous pouvez configurer des flux d'approbation complexes en fonction de la configuration de vos objets de coûts :

• Non hiérarchique : une seule approbation
• Hiérarchique : peut nécessiter plusieurs approbations en fonction des limites d’approbation, l’approbation étant transmise aux niveaux supérieurs de la structure.

Approbation des dépenses et des factures avec des objets de coûts non hiérarchiques

Chaque objet Coût possède un approbateur par défaut, responsable de l'approbation de toutes les dépenses ou factures soumises pour cet objet Coût. Lorsqu'une dépense ou une facture est soumise avec cet objet Coût, la personne sélectionnée dans le champ Approbateur est chargée d'approuver la dépense/facture avant qu'elle ne soit examinée par les contrôleurs financiers. Si l'approbateur est la même personne que celle qui a soumis la dépense ou la facture, le document est automatiquement approuvé par défaut (sauf si vous avez configuré un flux de travail personnalisé pour transférer l'approbation à un autre utilisateur). Par exemple, lorsque Sarah (du service commercial) soumet une dépense pour une bannière marketing qu'elle a achetée, Perk détecte l'objet Coût « Marketing » et envoie directement la dépense à Alex. En revanche, si Alex achète quelque chose et l'associe à son propre budget Marketing, Perk sait qu'elle l'a déjà « approuvée ». L'étape d'approbation est alors ignorée et la dépense est envoyée directement au service Finance (sauf si votre entreprise dispose d'un flux de travail personnalisé pour l'empêcher). Vous pouvez déléguer temporairement les approbations d'un objet Coût à une autre personne en la sélectionnant dans le champ Délégué. Vous pouvez le faire soit dans Paramètres > Gestion des coûts > Objets Coût (si vous êtes administrateur de compte), soit dans Dépenses > Approbations > Approbations des objets Coût (pour les approbateurs). Vous pouvez également définir une date d'expiration. Passé cette date, l'approbation de l'objet Coût revient à l'approbateur d'origine.

Approbation des dépenses et des factures avec des objets de coûts hiérarchiques

Les objets de coûts peuvent être hiérarchisés (jusqu'à 5 niveaux). Cette hiérarchie détermine le mode de validation des objets de coûts, en remontant automatiquement les dépenses et factures à la personne responsable de l'objet de coût parent dès lors qu'elles dépassent un certain seuil. Dans les objets de coûts hiérarchiques, vous définissez :

• relation parent-enfant
• approbateur par défaut
• limite d'approbation

Le seuil d'approbation détermine le montant maximal à partir duquel l'objet de coût parent désigne la personne habilitée à approuver la dépense ou la facture. Autrement dit, l'approbation est transmise au niveau supérieur, au responsable de l'objet de coût parent, selon le principe de la double approbation. Par exemple, si une personne de l'objet de coût 1A soumet une note de frais, celle-ci doit être approuvée par le responsable de l'objet de coût. Si la note de frais dépasse le seuil d'approbation du responsable de l'objet de coût 1A (par exemple, 1 000 CHF), elle requiert une approbation supplémentaire du responsable de l'objet de coût parent, en l'occurrence le responsable de l'objet de coût 1. Si la note de frais a déjà été approuvée par le responsable de l'objet de coût 1A car son montant était inférieur à 1 000 CHF, l'approbation du responsable de l'objet de coût parent n'est pas nécessaire. Dans cet exemple, il n'y a que trois niveaux hiérarchiques, mais les objets de coût peuvent être configurés avec jusqu'à cinq niveaux lorsque des flux d'approbation complexes sont requis. L'objet de coût principal n'est pas applicable à tous les flux d'approbation, mais il est nécessaire à la configuration technique. Il peut être rendu invisible pour tous les utilisateurs, si besoin. Autrement dit, il n'est attribué à personne comme objet de coût par défaut.