stratégie d'approbation des objets de coûts

Objets de coût peut être utilisé pour déterminer le flux d'approbation des voyages, des dépenses ou des factures.

Pour les voyages, vous pouvez choisir d'envoyer toutes les demandes de voyage à l'approbateur du poste de dépenses dans le cadre du processus d'approbation des voyages.

Pour les dépenses et les factures, vous pouvez choisir une stratégie d'approbation standard des avantages ou créer un flux de travail personnalisé. concepteur de flux de travailSi vous utilisez des objets de coûts hiérarchiques, l'approbation peut être remontée jusqu'aux approbateurs de l'objet de coût parent.

Approbation des coûts liés aux voyages

Les demandes de déplacement sont souvent transmises directement à votre responsable hiérarchique. Cependant, vous pouvez paramétrer le règle d'approbation afin que l'objet de coût détermine qui valide le voyage.

Lors de la configuration de vos objets de coûts, il vous suffit de désigner un approbateur. Si un employé sélectionne cet objet de coût lors de la validation de sa facture, Perk achemine automatiquement la demande vers le responsable de cet objet plutôt que vers son supérieur hiérarchique habituel.

Par exemple, la société A possède deux départements principaux : les ventes et le marketing.

  • Ventes Le budget est géré par Jo Smith.

  • Commercialisation Le budget est géré par Alex Macdonald.

Si l'entreprise configure son processus d'approbation des déplacements pour utiliser des objets de coûts, le circuit d'approbation change en fonction du service facturé :

  • Sarah travaille dans le secteur des ventes, mais elle voyage pour participer à un événement marketing.

  • Lorsque Sarah réserve son voyage, elle sélectionne le Commercialisation objet de coût.

  • La demande d'approbation est directement transmise à Alex Macdonald (la responsable marketing) car elle est responsable de ce poste de dépenses, court-circuitant complètement le responsable habituel de Sarah.

Tu peux désigner un délégué aux voyages, ce qui vous permet de transférer temporairement les droits d'approbation à une autre personne pendant votre absence du bureau.

Approbation des objets de coûts dans les dépenses et les factures

Dans le traitement des dépenses et des factures, vous pouvez configurer des flux d'approbation complexes en fonction de la configuration de vos objets de coûts :

  • Non hiérarchique: une seule approbation
  • Hiérarchique : peut nécessiter plusieurs approbations en fonction des limites d’approbation, l’approbation étant transmise aux niveaux supérieurs de la structure.

Approbation des dépenses et des factures avec des objets de coûts non hiérarchiques

Chaque centre de coûts possède un approbateur par défaut chargé d'approuver toutes les dépenses ou factures qui lui sont rattachées. Lorsqu'une dépense ou une facture est soumise pour ce centre de coûts, la personne sélectionnée dans le champ « Approbateur » est désignée pour approuver toutes les dépenses ou factures qui lui sont associées. Approbateur Le responsable du terrain est chargé d'approuver la dépense/facture avant qu'elle ne soit examinée par les vérificateurs financiers.

Si l'approbateur est la même personne que celle qui soumet la note de frais ou la facture, le document est par défaut automatiquement approuvé (sauf si vous avez configuré un flux de travail personnalisé pour faire remonter l'approbation à un autre utilisateur).

Par exemple, lorsque Sarah (du service des ventes) soumet une note de frais pour l'achat d'une bannière marketing, Perk identifie le poste de dépense « Marketing » et transmet directement la note à Alex. En revanche, si Alex effectue un achat et l'impute à son propre budget marketing, Perk sait qu'elle l'a déjà validé. Le système ignore alors l'étape de validation et transmet directement la note au service financier (sauf si votre entreprise a mis en place un processus personnalisé pour éviter cela).

Vous pouvez déléguer temporairement les approbations relatives à l'objet de coût à une autre personne en sélectionnant cette personne dans le Déléguer sur le terrain. Vous pouvez le faire soit dans Paramètres > Gestion des coûts > Objets de coûts (si vous êtes administrateur de compte) ou dans Dépenses > Approbations > Approbations des objets de coûts (pour les approbateurs).

Vous pouvez également définir une date d'expiration. Passé ce délai, l'approbation de l'objet de coût est renvoyée à l'approbateur initial.

Approbation des dépenses et des factures avec des objets de coûts hiérarchiques

Les objets de coûts peuvent être hiérarchisés (jusqu'à 5 niveaux). Cette hiérarchie détermine le mode de gestion des approbations : les dépenses et factures dépassant un certain seuil sont automatiquement transmises au responsable de l'objet de coût parent.

Dans les objets de coûts hiérarchiques, vous déterminez :

  • relation parent-enfant
  • approbateur par défaut
  • limite d'approbation

Le seuil d'approbation détermine le niveau maximal à partir duquel l'objet parent de l'objet de coût désigne la personne chargée d'approuver la dépense ou la facture. Autrement dit, l'approbation est transmise au responsable de l'objet de coût parent, selon le principe de la double validation.

Par exemple, si une personne rattachée à l'objet de coûts 1A soumet une note de frais, celle-ci doit être approuvée par le responsable de l'objet de coûts.

Si la note de frais dépasse la limite d'approbation du responsable de l'objet de coûts 1A (par exemple, CHF 1 000), la note de frais nécessite une approbation supplémentaire du responsable de l'objet de coûts parent, dans ce cas le responsable de l'objet de coûts 1.

Si la note de frais a été approuvée par le responsable de l'objet de coûts 1A car son montant était inférieur à 1 000 CHF, l'approbation du responsable de l'objet de coûts parent n'est pas requise. Cet exemple ne comporte que trois niveaux hiérarchiques, mais les objets de coûts peuvent être configurés avec jusqu'à cinq niveaux lorsque des flux d'approbation complexes sont nécessaires.

L'objet de coût principal n'est pas applicable à tous les flux d'approbation, mais il est nécessaire à la configuration technique. Il peut être rendu invisible pour tous les utilisateurs, si besoin. Autrement dit, il n'est attribué à personne comme objet de coût par défaut.

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