Configurez les frais de voyage dans Perk

Seulement administrateurs de compte peut effectuer cette tâche.

Pour configurer les frais de voyage dans Perk, vous devez activer la fonctionnalité dans Paramètres > Compte > Entreprises paramètres.

Une fois la fonctionnalité activée, vous devez déterminer comment les dépenses (par exemple, les frais kilométriques, les indemnités journalières) sont traitées dans le cadre d'un voyage.

Activer les déplacements

Pour permettre aux gens de regrouper plusieurs dépenses en un seul voyage :

Allez à Paramètres > Compte > Entreprises.
Sélectionnez une entreprise et cliquez Afficher les paramètres de dépenses.
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Activer les déplacements section.
Tournez le Activer les déplacements basculer l'option.

Paramètres généraux

Lorsque vous activez la fonction « Voyages », vous pouvez définir des comportements spécifiques lors de la création de voyages, notamment l’obligation ou non d’inclure au moins un justificatif de dépenses (à l’exception des indemnités kilométriques et journalières). Vous pouvez également définir le statut des dépenses générées automatiquement, telles que les indemnités kilométriques ou journalières. Enfin, vous pouvez modifier l’utilisation des objets de coûts dans les voyages.

Option	Description	Emplacement avec paramètres de dépenses
Seules les dépenses (avec ou sans justificatif) peuvent être soumises dans le cadre d'un voyage.	Les gens peuvent Ne soumettez que les dépenses avec justificatif et celles sans justificatif dans le cadre d'un voyage.Dans le cas contraire, ces dépenses sont rejetées.	Activer les déplacements
Définir le statut des dépenses générées automatiquement comme brouillon	Si cette option est activée, toutes les dépenses générées automatiquement (par exemple, les indemnités kilométriques et journalières) d'un voyage sont définies comme brouillon et doivent être confirmées par la personne concernée avant d'être envoyées pour approbation.	Activer les déplacements
Activer la copie du trajet	Permet aux contributeurs de Copiez un voyage pour l'utiliser comme modèle.	Activer les déplacements
Désactiver le remplissage automatique du nom du trajet	Par défaut, le nom du trajet est généré automatiquement à partir des lieux de départ et d'arrivée. Vous pouvez désactiver cette fonction, de sorte que les utilisateurs doivent toujours saisir un nouveau nom pour chaque trajet.	Activer les déplacements
Désactiver la sélection des objets de coûts (Voyages) et ignorer les objets de coûts (Dépenses).	N’autorisez pas les utilisateurs à affecter eux-mêmes des dépenses/déplacements à des objets de coûts, mais ces objets restent obligatoires. Si cette option est activée, les dépenses sont affectées à l’objet de coûts auquel les personnes qui les soumettent sont rattachées. Gestion des ressources humaines / des utilisateurs languette.	Définition d'une note de frais
Désactiver les objets de coût (Voyages)	Si cette option est activée, les personnes qui soumettent les demandes n'ont pas besoin de sélectionner un objet de coût pour les trajets.	Définition d'une note de frais

voyages d'exportation

Les analystes financiers peuvent Dépenses d'exportation mondiales par voyageUne fois le voyage examiné, les dépenses engagées sont disponibles sous forme de :

dépenses uniques dans Dépenses
dépenses groupées dans Voyages

En exportant les dépenses par voyage, toutes les dépenses incluses dans le voyage sont regroupées en une seule opération d'exportation.

Les voyages sont affichés pour l'exportation si au moins une dépense est Prêt pour l'exportation et toutes les autres dépenses sont soit Prêt pour l'exportation ou ExportéLes dépenses rejetées sont ignorées. Le voyage hérite de l'état le plus bas du flux de travail pour toutes les dépenses qui le composent.

Par exemple, si un voyage comprend cinq dépenses, dont quatre sont Prêt à exporter et l'un est En revue, alors l'état global du voyage sera affiché comme En résumé. Cela signifie également que le service financier ne peut pas exporter l'intégralité du voyage. Seules les dépenses individuelles peuvent être exportées via l'onglet « Dépenses ».

Note: Bien que toutes les dépenses liées à un voyage soient incluses dans la même tâche d'exportation, l'exportation des données s'effectue au niveau de la dépense. Par conséquent, toute logique d'exportation définie pour les dépenses s'applique, comme le fractionnement des indemnités journalières pour l'exportation vers un système de paie.

Vous pouvez choisir de créer un rapport PDF de tous les trajets exportés et de déterminer le nom du dossier.

Option	Description	Emplacement
Activer les rapports de voyage	Si cette option est sélectionnée, le service financier pourra télécharger un rapport de toutes les dépenses liées à un voyage après exportation. Le fichier s'affiche dans le Finance > Exporter enregistrer onglet, dans le Fichiers générés colonne. Cliquez sur l'icône de téléchargement et sélectionnez le dossier ZIP du rapport de voyage.	Activer les déplacements
Nom du dossier ZIP pour l'exportation des frais de voyage	Si Activer les rapports de voyage Si cette option est sélectionnée, définissez un nom de fichier standard pour le dossier du compte rendu de voyage. Sinon, il sera automatiquement nommé comme suit : `Récapitulatif des dépenses par voyage`Vous pouvez utiliser espaces réservés.	Activer les déplacements

espaces réservés pour les noms de dossiers

Vous pouvez utiliser ces espaces réservés pour inclure des données spécifiques dans le nom du dossier du rapport de voyage :

Espace réservé	Signification
`##{{legalEntityName}}`	Le nom du dossier contient le nom de l'entité juridique
`##{{exportId}}`	Le nom du dossier contient l'identifiant d'exportation
`##{{YYYYMMDD_HHMMSS}}`	Le nom du dossier contient la date dans ce format
`##{{date}}`	Le nom du dossier contient la date au format AAAA-MM-JJ
`##{{timestamp}}`	Le nom du dossier contient un horodatage
texte libre	Le nom du dossier est composé du texte « texte libre » (sans caractères spéciaux).

notifications spécifiques au voyage

Dans ConformitéVous pouvez configurer des notifications spécifiques pour les trajets afin d'empêcher les utilisateurs de soumettre un trajet non conforme à la politique de l'entreprise.

Option	Description	Emplacement
N’autorisez pas les voyages dont les dates se chevauchent.	Cocher cette option empêche les utilisateurs de créer des voyages dont la date de début ou de fin coïncide avec un voyage déjà créé.	Conformité

passages frontaliers

Lorsque vous activez les passages de frontière, l'interface de voyage exige que l'utilisateur saisisse l'heure de passage. Dans certains pays, comme l'Autriche, cette information est essentielle au calcul précis des indemnités journalières pour chaque jour de voyage. En effet, le montant de l'indemnité dépend du nombre d'heures passées par l'employé dans chaque pays, ce qui rend cette information pertinente et indispensable.

Option	Description	Emplacement
Autoriser les passages frontaliers	Cochez cette option pour activer les itinéraires détaillés.	Activer les déplacements
type de passage frontalier	Choisissez les paramètres par défaut ou un itinéraire détaillé.	Activer les déplacements

paramètres journaliers

Si vous souhaitez inclure indemnité journalière dans le cadre d'un voyageVous devez les activer pour qu'ils apparaissent comme faisant partie d'un voyage. Les indemnités journalières doivent être activées dans le Définition d'une note de fraisSinon, ces paramètres sont ignorés.

Allez à Paramètres > Compte > Entreprises.
Sélectionnez une entreprise et cliquez Afficher les paramètres de dépenses.
Faites défiler vers le bas jusqu'à la définition du rapport de dépenses.
Sélectionnez le Voyage cases à cocher sous Activer les indemnités journalières.

Paramètres de kilométrage (localisation)

Si vous souhaitez inclure frais kilométriques dans le cadre d'un voyageVous devez les activer pour qu'ils apparaissent comme faisant partie d'un voyage.

Les frais kilométriques doivent être activés dans Définition d'une note de fraisDe plus, vous devez déterminer le point de départ des excursions.

Option	Description	Emplacement
Type de recherche de lieu	Indiquez le type de données requis pour préciser le lieu de départ et la destination d'une note de frais de déplacement professionnel. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes : adresses (par exemple Förrlibuckstrasse 181, 8005 Zurich) établissement (par exemple, l'aéroport de Zurich (ZRH)) régions (par exemple Westminster, Londres) villes (par exemple Zurich, Amsterdam, etc.) géocode (par exemple, les coordonnées de latitude et de longitude) tous (par exemple, tous les types de recherche) Remarque : Google permet de soumettre un point d’intérêt (c’est-à-dire une épingle nommée sur un emplacement précis dans Google Maps). Les points d’intérêt ne sont pas considérés comme des adresses valides et ne sont donc pas pris en charge par Perk.	Activer les voyages > Paramètres de localisation
Adresses enregistrées pour les trajets et le kilométrage	Détermine les adresses de départ et d'arrivée par défaut proposées lorsque l'utilisateur crée un voyage. Adresse du bureau (défaut): utilise l'adresse définie dans les paramètres de l'entreprise. Adresse du domicile (extrait du profil): récupère l'adresse saisie dans le profil de la personne. Adresse du domicile (lecture seule) : prend l'adresse du domicile de la personne, mais ne lui permet pas de modifier l'adresse de départ.	Activer les voyages > Paramètres de localisation
Appliquer l'adresse précise	Si cette option est activée, les utilisateurs doivent saisir une adresse complète lors de la création d'un voyage.	Activer les voyages > Paramètres de localisation
Distance minimale parcourue pour appliquer les tarifs kilométriques	Entrez dans distance minimale parcourue requise pour être admissible au remboursement des frais kilométriques.	Activer les voyages > Paramètres de localisation
Avertir si le seuil de distance de Google Maps est dépassé.	Si Perk calcule automatiquement les frais kilométriques des trajets, il envoie une notification lorsqu'une personne… dépasse une limite de distance prédéfinie.	Conformité
Seuil de distance de Google Maps	Si vous activez le Seuil de distance Google Pour les frais kilométriques, vous avez la possibilité de définir une limite de distance spécifique.	Conformité