Le traitement d'une facture dans Perk comprend trois étapes :
- Téléchargez la facture sur Perk.
- Consultez la facture, en validant ou en modifiant les informations requises telles que les centres de coûts, les catégories, etc.
- Finalisez la facture, soit en la soumettant pour approbation puis en la révisant, soit en la rejetant.
- Exportez la facture une fois approuvée et vérifiée pour la comptabilité.
Remarque : Vous pouvez uniquement modifier les factures dont le statut est Nouveau, Brouillon ou À réviser. Si le statut de la facture est En approbation, En révision ou Prêt à exporter, vous devez… rappelez d'abord la facture.
Consultation des factures en tant qu'émetteur ou gestionnaire de factures
Selon votre rôle, vous pouvez consulter ou modifier les factures.
| Factures présentées dans le tableau récapitulatif | ||
|---|---|---|
| Employé (auteur de la demande) | Factures attribuées uniquement |
|
| Responsable du traitement des factures | Toutes les factures |
|
Récapitulatif de la facture (émetteur)
Récapitulatif de facture (traitement des factures)
Modification d'une facture
La vue détaillée de la facture affiche un aperçu du document de facture à gauche et le Aperçu de l'en-tête de la facture contenant les données extraites par Perk AI. Vous pouvez voir le barre d'outils Actions en haut de l'écran, où vous voyez les actions pour enregistrer, rejeter ou soumettre la facture, ainsi que d'autres options.
Ci-dessous, vous pouvez voir le Les lignes de commande extraites de la facture par Perk. De plus, il existe quatre autres onglets : Histoire, Approbateur, Documents, et Factures associées.
1. Aperçu de la facture, 2. Vue d'ensemble de l'en-tête de la facture, 3. Lignes de la facture, 4. Panneau de sélection
Conseil :Vous pouvez ajuster la taille du tableau des lignes de facture en faisant glisser et en déposant le panneau de saisie (4) dans la partie inférieure de l’écran.
Attention : les modifications apportées à la facture ne sont pas enregistrées automatiquement. Vous devez cliquer sur « Enregistrer » pour les conserver. Sinon, toutes vos modifications seront perdues.
Aperçu de l'en-tête de la facture
Cette section présente un aperçu des données essentielles de la facture. Dans l'application mobile, elle se trouve dans l'onglet Détails. L'en-tête de la facture indique son statut, son origine et l'entreprise associée.
L'origine indique si la facture était téléchargé manuellement par un utilisateur, ou téléchargé par e-mail, y compris l'adresse e-mail de l'utilisateur qui a envoyé l'e-mail.
Selon votre configuration, l'en-tête de la facture peut contenir d'autres champs, tels que des champs personnalisés pour votre entreprise. Pour chaque facture, vous pouvez modifier les données suivantes :
Champs d'en-tête de facture
| Champ | Description |
|---|---|
| Numéro de facture | Le numéro figurant sur la facture sert d'identifiant unique. |
| Fournisseur |
Le fournisseur qui émet la facture. Ce champ est généralement prérempli par Perk à partir des données de base du fournisseur enregistrées dans Perk. Si Perk ne trouve aucun fournisseur correspondant, le champ est vide. Vous devez sélectionner le fournisseur approprié dans la liste déroulante ou l'ajouter à vos données de base fournisseurs. |
| Numéro de commande |
Numéro du bon de commande correspondant. Si aucun numéro n'a été extrait, aucun bon de commande n'a été trouvé dans Perk. Ce champ n'est visible que si le module de commande a été activé pour votre entité juridique. Sinon, il n'est pas affiché. |
| Montant total / Montant brut | Le montant et la devise du montant total indiqué sur la facture. La devise est obligatoire et doit correspondre à un code ISO 4271 à trois lettres valide. |
| Date de facturation | La date de création de la facture. |
| Date d'échéance de la facture (visible uniquement si activée) | La date à laquelle le paiement de la facture est dû. |
| Date de publication (visible uniquement si activé) | La date à laquelle la facture est enregistrée dans le système ERP. |
| Date de facturation (visible uniquement si activée) | La date ou la période pendant laquelle le service facturé sur la facture a eu lieu. |
| Compte de paiement | Compte fournisseur sur lequel le paiement doit être viré. Ce champ est généralement prérempli par Perk à partir des informations de la facture analysées par nos algorithmes d'IA. Si Perk ne trouve aucune correspondance entre le compte de paiement figurant sur la facture et celui enregistré dans les données de base du fournisseur, un avertissement intitulé « Compte non concordant » s'affiche afin de prévenir toute fraude. Ce champ est par ailleurs vide si aucune information bancaire n'est fournie pour le fournisseur ou si aucune information n'est disponible sur la facture. |
| Numéro de référence | Le numéro de référence associé aux données du compte de paiement. Cela concerne généralement les factures comportant un code QR suisse. |
| Date de paiement (visible uniquement si activée) | La date à laquelle la facture sera payée. |
| Conditions de paiement |
Lorsque des conditions de paiement spécifiques (par exemple, des remises) ont été configurées pour ce fournisseur, vous pouvez les sélectionner manuellement dans cette liste déroulante.
Perk calcule ensuite automatiquement la date d'échéance de la facture et la date de paiement (les champs de précondition sont vides). Tous les calculs sont effectués sur la base de la date indiquée sur la facture. |
| Soumis par |
Par défaut, ce champ indique l'auteur de la demande d'importation de la facture. Vous pouvez toutefois modifier ce champ en sélectionnant plusieurs utilisateurs. Après avoir enregistré ou soumis la facture, une nouvelle fenêtre s'ouvre vous permettant de décider si vous souhaitez informer par e-mail les personnes nouvellement sélectionnées qui l'ont soumise de la facture qui leur a été attribuée. |
| Remarque/Commentaire | Ajoutez une remarque qui pourrait être utile pour le traitement financier de la facture ou que vous souhaitez inclure lors de son exportation. Ces commentaires apparaissent dans l'onglet Historique. Selon votre configuration d'intégration, ils peuvent être transmis à votre système financier lors de l'exportation de la facture. |
| ID de l'avantage |
Identifiant unique du rapport de facture généré par Perk. Utilisez cet identifiant pour suivre le rapport de facture dans Perk. Ce numéro est différent du numéro de facture indiqué par le fournisseur. |
Lignes de facture
Dans cette section, vous trouverez tous les éléments extraits de la facture, avec des informations détaillées pour chacun d'eux.
Remarque :La logique selon laquelle les lignes de commande sont extraites et les objets de coût par défaut, ainsi que les catégories, sont attribués, dépend des paramètres du fournisseur dans Factures > Processeur de factures > Fournisseurs.
panneau des éléments de ligne
Pour chaque ligne de facture, vous pouvez modifier les données suivantes :
Données des lignes de facture
| Champ | Description |
|---|---|
| Non. | Position de la ligne sur la facture. |
| Description | Description du poste de dépense tel qu'il figure sur la facture. |
| Ligne de commande (visible uniquement si activée) | Sélectionnez le poste de la commande auquel le poste de la facture doit être rattaché, s'il n'est pas extrait par Perk. |
| Statut de correspondance (visible uniquement si activé) | Le statut indiquant si la ligne de facture a été associée à une ligne de commande correspondante. |
| Catégorie | Veuillez sélectionner la catégorie (correcte), si elle n'est pas extraite par Perk, sur laquelle l'élément de ligne doit être comptabilisé. |
| Objet de coût | Veuillez sélectionner l'objet de coût (correct), s'il n'est pas extrait par Perk, sur lequel le poste de ligne doit être comptabilisé. |
| Quantité | Le numéro de la même ligne sur la facture. |
| Prix | Le prix total de l'article. |
| Taxe % | Taux de taxe facturé sur la ligne de commande. |
| Filet | Le montant net de la ligne. |
| Brut | Le montant brut de la ligne de commande est affiché dans la devise indiquée dans la section « Aperçu de la facture ». |
En fonction des données extraites de la facture, Perk peut calculer automatiquement les montants des lignes de facture en fonction du taux de taxe sélectionné. Voir Calcul des montants des lignes de facture.
Vous pouvez ajouter d'autres lignes (+ Ajouter une ligne) qui pourraient manquer sur la facture.
Remarque : Si le module des bons de commande n’est pas actif, vous ne pouvez pas faire correspondre les lignes de facture avec les lignes de bon de commande. Les colonnes Ligne de bon de commande et Statut de correspondance ne s’afficheront pas.
Onglet Historique
Vous pouvez consulter l'historique de la facture et toutes les activités, y compris le nom de la personne qui a effectué une activité et l'horodatage de cette activité.
Par exemple, vous pouvez voir le nom de la personne qui a téléchargé la facture, si les auteurs de la facture ont été modifiés (y compris les noms des nouveaux auteurs), les remarques saisies dans le champ « Remarques/Commentaires » par une personne en particulier, et la date d'approbation de la facture par le responsable. Selon votre système d'intégration financière, les commentaires saisis ici peuvent être transmis à votre système financier lors de l'exportation de la facture.
Onglet Approbateur
Vous pouvez consulter ici le processus d'approbation de cette facture, y compris tous les approbateurs concernés. Cet onglet vous permet de voir qui approuvera votre facture ensuite, une fois que vous aurez saisi toutes les informations nécessaires.
Le processus d'approbation est défini lors de l'implémentation de Perk dans le système financier de votre entreprise.
Onglet Documents
Ici, vous pouvez joindre des pièces justificatives supplémentaires à votre facture. Si vous l'avez envoyée par e-mail, le corps de cet e-mail apparaîtra peut-être comme un document distinct dans cet onglet, selon les paramètres de votre entreprise.
Perk vous permet de télécharger ces types de fichiers :
- JPEG
- PNG
- DOC, DOCX
- CSV
- XLS, XLSX
Vous pouvez joindre jusqu'à trois documents par facture, d'une taille maximale de 5 Mo. Pour confirmer le chargement, vous devez enregistrer la facture. À défaut, les documents joints seront perdus.
Remarque : Vous pouvez uniquement joindre des pièces justificatives aux factures dont le statut est Nouveau, Brouillon ou En cours de vérification. Vous ne pouvez pas joindre de fichiers supplémentaires si la facture est En cours d'approbation (sauf si cette option est configurée pour permettre aux approbateurs d'ajouter des documents justificatifs), Prêt à exporter ou Exporté.
Onglet Factures associées
Vous trouverez ici d'autres factures du même fournisseur enregistrées dans Perk. Autrement dit, si des factures antérieures de ce fournisseur ont été traitées, elles apparaîtront ici.
Remarque :Seuls les responsables du traitement des factures et les vérificateurs financiers peuvent voir l’onglet Factures associées.
Barre d'outils Action
Dans le coin supérieur droit de l'application web, vous pouvez effectuer plusieurs actions sur la facture :
- Basculer entre les factures : Cliquez sur Précédent et Suivant pour naviguer entre les factures attribuées.
- Ouvrir la facture dans un nouvel onglet : Pour ouvrir le document de facture dans un nouvel onglet de votre navigateur Web, cliquez sur la flèche à double sens.
- Transférer la facture : Cliquez sur la flèche droite pour Transférer la facture à un nouvel utilisateur. Une fenêtre s'ouvre vous permettant de sélectionner un nouvel utilisateur pour vérifier et soumettre la facture. Vous pouvez ajouter un commentaire pour expliquer la raison du transfert.
- Fractionner la facture : Si vous souhaitez créer plusieurs factures à partir d’une facture, vous avez la possibilité de Divisez les pages du PDF en cliquant sur l'icône en forme de ciseaux. Cette action ne supprime pas la facture, mais en crée une nouvelle à partir de l'originale. Vous devrez ensuite supprimer la facture originale.
- Supprimer la facture : À Pour supprimer la facture ouverte, cliquez sur l'icône de la corbeille. Le document sera définitivement supprimé de Perk.
- Messages de facturation : Ajoutez les commentaires internes à la facture. Ces commentaires sont perdus lors de l'exportation de la facture.
-
Enregistrer : Ce bouton à actions multiples vous permet de choisir le comportement de Perk lors de l’enregistrement de la facture. Vous pouvez choisir de :
- Enregistrer : Enregistre la facture mais la laisse ouverte.
- Enregistrer et ouvrir la suivante : Enregistre la facture actuelle et passe à la facture suivante dans la file d’attente.
- Enregistrer et fermer : Enregistre la facture actuelle et retourne au tableau de bord des factures.
Vous pouvez cliquer sur n'importe quelle option pour effectuer cette action. Pour conserver le comportement souhaité, cliquez sur l'icône en forme d'étoile à côté de l'option.
Remarque : Lorsque vous modifiez des détails de la facture (en-tête ou lignes) et cliquez sur Enregistrer, l’action est enregistrée dans le système. Histoire onglet.
Le bouton Actions (trois points) vous permet d'accéder à l'option permettant de procéder manuellement créer une note de crédit pour un remboursement (disponible uniquement dans l'application Web).
Modification groupée des lignes de commande dans l'application web
Dans l'application web, vous pouvez modifier les lignes de commande en masse en cochant la case située à gauche de chaque ligne. Une fois que vous avez coché au moins deux lignes, plusieurs actions s'affichent :
- Modifier : modifiez en masse les lignes sélectionnées, c’est-à-dire que vous pouvez définir les mêmes valeurs pour toutes les lignes sélectionnées en une seule fois. Par exemple, vous pouvez définir la même catégorie ou le même objet de coût pour toutes les lignes sélectionnées. Une fois que vous avez défini toutes les valeurs applicables, cliquez sur Enregistrer et vos modifications seront visibles dans l’aperçu des lignes du rapport de facture.
- Supprimer : supprimer tous les éléments de ligne sélectionnés.
- Regrouper les lignes de facturation : regroupez toutes les lignes de facturation sélectionnées en une seule. Si vous regroupez des lignes de facturation, vous ne pourrez plus revenir à l’affichage détaillé des lignes de facturation tant que vous n’aurez pas rechargé la facture.
Finalisez la facture
Une fois que vous avez vérifié et adapté les champs nécessaires dans le rapport de facture, trois options s'offrent à vous. Vous les trouverez en haut à droite du rapport de facture dans l'application web.
- Enregistrer : Cliquez sur Enregistrer si vous souhaitez enregistrer le rapport de facture et y revenir plus tard pour le finaliser.
- Refuser : Cliquez sur Refuser si vous souhaitez Rejeter la facture pour l'une des raisons suivantes : doublon, refusée, fraude, données erronées, données incomplètes, autre. Veuillez ajouter un commentaire pour justifier votre refus. (Disponible uniquement dans l'application web)
- Soumettre : Cliquez sur Soumettre si vous êtes prêt à soumettre votre rapport de facture.