Lorsque vous effectuez un paiement avec votre carte d'entreprise, une transaction est créée et automatiquement importée dans votre compte Avantages. Vous devez ensuite associer cette transaction à la dépense correspondante.
Pour faire correspondre les transactions par carte à vos dépenses :
- Ajouter une dépense réglée par carte d'entreprise
- Vérifier la correspondance
- Effectuer une correspondance manuelle (facultatif)
Ajouter une dépense
Après avoir effectué un paiement avec votre carte d'entreprise, téléchargez votre reçu . Cliquez sur la dépense générée automatiquement et vérifiez toutes les informations. Dans le champ Mode de paiement , assurez-vous de sélectionner Carte d'entreprise .
Un nouveau champ apparaît, dans lequel vous devez sélectionner la carte d'entreprise utilisée pour le paiement. Une fois la modification de votre dépense terminée, cliquez sur Soumettre .
Remarque : Vous n'avez pas de reçu ? Selon les politiques de votre entreprise, vous pourrez peut-être soumettre un rapport de dépenses par carte sans reçu en cliquant sur l'icône Bloc-notes dans Mes tâches .
Consultation des transactions
Lorsque vous soumettez votre note de frais par carte, la transaction correspondante est importée dans votre compte Avantages. Vous pouvez consulter vos transactions dans :
- Dépenses > Cartes d'entreprise
- Dépenses > Mes tâches , dans l'onglet Transactions par carte
Remarque : Selon le type de connexion entre votre fournisseur de carte et Perk, il peut s'écouler un certain temps avant que les transactions par carte ne soient visibles.
Correspondance automatique dans Perk
Après l'envoi de votre rapport de dépenses par carte, Perk associe automatiquement les transactions importées aux dépenses.
Perk associe automatiquement les transactions, quelle que soit leur date d'importation. Vous pouvez ainsi soumettre votre note de frais à tout moment, même si la transaction correspondante n'est pas encore visible dans Perk. Dès qu'une transaction apparaît dans Perk, elle est automatiquement associée aux notes de frais correspondantes.
Remarque : Seuls les rapports de dépenses par carte qui ont été soumis peuvent être associés à une transaction par carte.
À ce stade, aucune autre action n'est requise de votre part.
Vérification de la correspondance
Pour vérifier qu'une transaction a bien été associée à un rapport de dépenses par carte, trois options s'offrent à vous :
- Dépenses > Cartes d'entreprise
- Dépenses > Mes tâches > Transactions par carte onglet
- Dépenses > Dépenses > Dépenses individuelles : Dans la colonne Statut de correspondance , vous pouvez voir si la correspondance a réussi.
Les statuts de correspondance de la dépense peuvent être :
- Apparié : La dépense a été appariée à la transaction correspondante.
- Non apparié : La dépense ne comporte pas la transaction de carte correspondante ou vice versa.
- Privé : Aucune carte d'entreprise n'a été utilisée comme moyen de paiement.
Conseil : Si vous ou Perk avez associé la transaction par carte à votre dépense, certains champs ne peuvent pas être modifiés (par exemple, le montant, la devise, le pays) car ils sont utilisés pour lier la dépense à la transaction par carte.
Si vous devez modifier l'un de ces champs dans votre dépense, vous devez le dissocier de la transaction par carte avant de pouvoir le modifier.
Si une transaction affiche le statut Correspondant (c'est-à-dire qu'elle a déjà été associée à une dépense par carte), le statut de la dépense par carte correspondante est également visible. Cela vous permet de suivre l'état d'avancement de la note de frais par carte lors du processus d'approbation. Dans ce cas, aucune autre action n'est requise de votre part.
Pour toutes les transactions dont le statut est Non apparié , l'un des deux cas suivants s'est produit :
- Vous n'avez pas encore soumis la note de frais correspondante ; le rapprochement automatique n'a donc pas encore eu lieu.
- Vous avez soumis la note de frais correspondante ; cependant, le rapprochement automatique a échoué (par exemple, l'écart maximal autorisé entre le montant total de la transaction et la note de frais a été dépassé).
Si la correspondance automatique a échoué, vous devez faire correspondre manuellement la dépense avec la transaction par carte.
Effectuer une correspondance manuelle (facultatif)
En règle générale, les transactions par carte sont automatiquement rapprochées des notes de frais. Toutefois, il arrive que ce rapprochement automatique échoue. Dans ce cas, la transaction et la dépense doivent être rapprochées manuellement.
Pour associer manuellement les transactions aux dépenses, consultez Premiers pas avec l'outil d'association des dépenses .
Conseil : Si vous ne parvenez toujours pas à associer une transaction, consultez Pourquoi l’association automatique ne fonctionne-t-elle pas ?