Une note de frais de voyage sert de récapitulatif des dépenses engagées lors d'un déplacement professionnel (hébergement, transport, indemnités journalières, frais kilométriques, etc.). Elle présente de nombreux avantages tant pour les personnes qui la soumettent que pour les gestionnaires.
En regroupant toutes les dépenses engagées lors d'un voyage dans un seul rapport de dépenses de voyage :
- Vous conservez une vue d'ensemble claire de toutes leurs dépenses liées à leur voyage.
- Les responsables peuvent consulter en une seule fois toutes les dépenses engagées lors d'un voyage d'affaires, ce qui réduit le travail d'approbation et permet de gagner du temps.
Attention :Les options de création de notes de frais de voyage varient selon le pays où se trouve votre bureau et la configuration spécifique de votre entreprise.
Certains paramètres décrits ci-dessous peuvent différer ou être indisponibles dans la configuration de votre entreprise. Cet article décrit la configuration de trajets la plus courante.
Pour créer un nouveau rapport de frais de voyage :
- Créer un voyage.
- Sélectionnez le type de voyage.
- Saisissez l'itinéraire du voyage.
- Saisissez les détails du voyage et générez les indemnités journalières (le cas échéant).
- Consultez le résumé du voyage.
- Ajuster le kilométrage et/ou les indemnités journalières (si nécessaire).
- Ajouter les dépenses.
- Finalisez le compte rendu de voyage.
Si votre entreprise vous permet de réclamer des indemnités journalières et/ou kilométriques, Perk peut créer automatiquement les notes de frais kilométriques et les indemnités journalières en sélectionnant les arrêts actifs (pour déterminer le taux d'indemnité journalière applicable), en choisissant de calculer le kilométrage et/ou de générer les indemnités journalières. Vous pouvez ensuite Vous pouvez modifier les indemnités kilométriques et les allocations journalières générées automatiquement par Perk. trier les dépenses par groupe, en affichant ensemble toutes les indemnités journalières ou les frais kilométriques.
Par défaut, Perk choisit les taux de remboursement kilométrique et les indemnités journalières qui correspondent aux informations du voyage (lieux, dates et heures saisis dans le voyage).
Attention :Vous devez toujours vérifier les indemnités journalières et kilométriques avant de soumettre votre demande.
Si vous avez déjà créé un voyage, vous pouvez Utilisez-le comme modèle pour créer un nouveau voyage.
Créer un voyage
Dans Perk, vous créez un nouveau voyage dans Dépenses > Mes tâches en sélectionnant l'onglet Dépenses de voyage et en cliquant sur Créer un voyage dans le coin supérieur droit.
Dans l'application mobile Perk, allez dans l'onglet Dépenses et appuyez sur l'icône Voyages.
Sélectionnez un type de voyage
Perk classe les voyages en trois types :
Vous pouvez modifier le type de voyage à tout moment. Les dates de départ, la destination/les escales et les informations de retour sont conservées même après un changement de type de voyage. Par exemple, si vous choisissez un voyage aller-retour et que vous souhaitez ensuite opter pour un voyage avec plusieurs escales, vous pouvez modifier le type de voyage sans perdre aucune information.
Voyage aller-retour |
Lors d'un aller-retour, les lieux de départ et d'arrivée sont identiques. Par exemple, vous vous rendez de votre bureau/domicile à un client et retournez à votre domicile/bureau (ex. : Berlin → Londres → Berlin). Un aller-retour comprend trois lieux :
Perk vous propose soit votre lieu de travail, soit votre domicile comme point de départ et d'arrivée du trajet, selon les paramètres de votre entreprise. Vous pouvez toutefois sélectionner un autre lieu si vous le souhaitez. |
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Multi-arrêts |
Lors d'un voyage à étapes multiples, le point de départ et le point d'arrivée peuvent être différents. Il y a généralement plusieurs destinations (étapes) entre le point de départ et le point d'arrivée. Par exemple, vous voyagez vers plusieurs destinations depuis votre domicile/bureau (ex. : Berlin → Londres → Madrid → Lisbonne → Rome). Un voyage à étapes multiples comprend au moins trois lieux, mais il peut y en avoir davantage :
Comme pour les trajets aller-retour, Perk vous propose votre lieu de travail ou votre domicile comme point de départ et d'arrivée. Vous pouvez toutefois choisir un autre lieu si vous le souhaitez. Par défaut, un voyage à plusieurs étapes doit comporter au moins une destination. |
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Aller simple |
Lors d'un voyage à sens unique, le lieu de départ est différent du lieu d'arrivée. Par exemple, un employé se rend à une destination unique et ne prévoit pas de retourner à son point de départ (ex. : Berlin → Londres). De plus, il n'y a généralement pas d'étape intermédiaire. Un trajet simple comprend deux lieux :
Vous pouvez toutefois ajouter des étapes (lieux temporaires) si nécessaire. Par exemple, vous pouvez les indiquer pour signaler les lieux où vous vous êtes arrêté lors d'un voyage en voiture, afin de faciliter le calcul des frais kilométriques. |
Saisissez l'itinéraire du voyage
Après avoir sélectionné le type de voyage, saisissez les données de l'itinéraire. L'itinéraire contient les les lieux de voyage que vous visitez lors de votre voyage d'affaires, ainsi que les le temps que vous y avez passé.
De plus, pour les indemnités journalières, vous pouvez déterminer si le lieu est un Une halte active est définie comme un lieu où vous effectuez une mission professionnelle.
Si vous utilisez votre véhicule personnel et que vous pouvez vous faire rembourser vos frais kilométriques par votre entreprise, Perk peut Calcul automatique du kilométrage en fonction des lieux de votre trajet.
Lieux de voyage
Que ce soit le lieu de départ, la destination, une escale ou le retour, vous devez saisir les adresses des lieux où vous vous rendez et d'où vous partez lors de votre voyage d'affaires.
Selon les paramètres de votre entreprise, les adresses peuvent être saisies comme suit :
- adresses (par exemple Förrlibuckstrasse 181, 8005 Zurich)
- établissements (par exemple l'aéroport de Zurich (ZRH))
- régions (par exemple Westminster, Londres)
- villes (par exemple Zurich, Amsterdam, etc.)
- n'importe lequel des éléments ci-dessus
Attention : Google permet aux utilisateurs de soumettre un point d’intérêt (c’est-à-dire une épingle nommée sur un emplacement précis dans Google Maps). Les points d’intérêt ne sont pas considérés comme des adresses valides et ne sont donc pas pris en charge par Perk.
Dans certains cas, il vous sera peut-être demandé de saisir une adresse précise, et non seulement une ville ou un pays, car Perk utilise ces informations pour déterminer le taux journalier auquel appliquer les indemnités journalières.
Conseil : Si une adresse de bureau a été ajoutée à Perk, vous pouvez la définir comme adresse de bureau. lieu par défaut pour tous les trajets.
Temps de trajet
Vous devez saisir les heures d'arrivée et de départ pour chaque lieu.
Vous devrez peut-être préciser différents horaires tels que l'heure de début du voyage, l'heure de départ (locale), l'heure de passage de la frontière, l'heure d'arrivée (locale), etc. De manière générale, tous les voyages nécessitent une date et une heure de début et de fin.
Si votre entreprise exige des indemnités journalières, les temps de trajet sont utilisés pour segmenter le voyage lors du calcul de ces indemnités. Par exemple, si la politique de votre entreprise exige la prise en compte des temps de passage des frontières pour déterminer les indemnités journalières applicables, il pourra vous être demandé de saisir l'heure de début, l'heure de départ et l'heure d'arrivée pour chaque lieu, ainsi que l'heure de fin du voyage et, le cas échéant, l'heure de passage de la frontière.
Remarque :Les exigences relatives aux indemnités journalières variant d’un pays à l’autre, consultez votre administrateur Perk pour obtenir plus d’informations sur les heures que vous devez saisir lors de la création de voyages dans votre entreprise.
Toutes les heures doivent être indiquées dans le fuseau horaire local. Vous devez sélectionner une heure postérieure à celle saisie dans la section précédente. Par exemple, l'heure d'arrivée doit être postérieure à l'heure de départ du trajet.
Arrêts actifs (facultatifs)
Selon les paramètres de votre entreprise, un bouton permettant de basculer entre les arrêts actifs et les arrêts temporaires peut s'afficher. Un arrêt actif correspond à un lieu où vous effectuez une mission professionnelle.
Lorsque vous sélectionnez un lieu comme étape active, Perk utilise ce lieu comme base pour calculer l'indemnité journalière applicable. Généralement, il prend en compte la dernière étape active de votre voyage.
Par exemple, lors d'un voyage d'affaires de deux jours, vous traversez trois pays (Amsterdam, Pays-Bas ; Zurich, Suisse ; et Milan, Italie). À Zurich, vous avez une réunion d'affaires ; il s'agit d'une escale active puisque vous êtes à Zurich pour affaires. Le même jour, vous arrivez à Milan à 23 h et vous vous couchez directement. Cette escale n'est pas considérée comme active puisque vous n'avez pas travaillé à Milan ce jour-là. Par conséquent, l'indemnité journalière est calculée sur la base du taux applicable à Zurich.
Calculer le montant de l'indemnité kilométrique pour... (facultatif)
En fonction de la prochaine étape de votre voyage, vous pouvez sélectionner cette option. générer automatiquement des demandes de remboursement de frais kilométriques (si votre entreprise rembourse les frais kilométriques lorsque vous utilisez votre véhicule privé) pour la distance jusqu'au prochain point de votre trajet.
Saisissez les détails du voyage et générez les indemnités journalières.
Une fois que vous avez saisi l'Itinéraire, passez à la page suivante où vous devrez renseigner les détails du voyage.
Dans la section « Détails du voyage », les informations affichées peuvent varier selon les paramètres de votre entreprise. Le champ Nom du voyage est automatiquement renseigné à partir des informations saisies sur la page de l'itinéraire, mais vous pouvez le modifier.
De plus, la page de détails du voyage peut contenir les champs suivants :
Objet de coût
Objet de coût à utiliser lors de la création des notes de frais du voyage. Cet objet de coût est attribué aux indemnités kilométriques et journalières générées automatiquement par Perk. Par défaut, votre objet de coût par défaut est présélectionné.
Remarque :Vous ne verrez peut-être pas ce champ car votre entreprise peut choisir de ne pas afficher les objets de coût pour les voyages.
Calcul automatique des indemnités journalières
Si vous recevez des indemnités journalières pour vos déplacements professionnels, vous pouvez choisir de générer automatiquement les demandes de remboursement de frais journaliers pour les lieux et les dates saisis dans le cadre du voyage.
champs_personnalisés_utilisateur
Votre entreprise a peut-être configuré des champs supplémentaires pour recueillir des données permettant de déterminer où et comment les dépenses sont comptabilisées dans son système comptable ou pour décrire plus précisément l'objet du voyage. Pour plus d'informations sur la manière de remplir ces champs, veuillez contacter votre administrateur Avantages.
Consultez le résumé du voyage
Une fois tous les champs obligatoires remplis, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante : le récapitulatif du voyage. Vous y trouverez tous les détails du voyage. Vous pouvez les consulter ou les modifier (en cliquant sur l'icône en forme de crayon). Lorsque vous modifiez une section, vous revenez à la section précédente. Cliquez sur le bouton Créer le voyage pour enregistrer le voyage et passer à la suite. Aperçu du voyage.
Ajuster les indemnités journalières et les frais kilométriques
Dans l'aperçu du voyage, vous pouvez sélectionner les ajouts ou les déductions correspondants aux indemnités journalières, le cas échéant.
Selon les paramètres de votre entreprise, vous pouvez modifier les indemnités journalières. Pour ce faire, sélectionnez l'indemnité correspondant à une date spécifique et ajustez le pays de la dépense, le montant de l'indemnité, les modifications (ajout/retrait) et le ou les centres de coûts. Vous pouvez également ajouter des commentaires et des pièces justificatives, si nécessaire.
Vous pouvez également appliquer directement des majorations ou des déductions aux indemnités journalières en sélectionnant le symbole correspondant à côté de l'indemnité. Chaque symbole représente un type de majoration ou de déduction spécifique. Les majorations et déductions disponibles dépendent des politiques et/ou du lieu de votre entreprise.
Pour modifier une note de frais kilométriques, cliquez sur la note de frais kilométriques souhaitée pour une date précise de votre voyage. Une nouvelle fenêtre s'ouvre, vous permettant de modifier votre taux kilométrique, de calculer la distance entre deux arrêts et de modifier le coût de cette note de frais.
Remarque :Perk utilise l’API Google Maps Directions pour La distance est calculée en empruntant l'itinéraire le plus court. Il peut y avoir une légère variation dans la distance calculée en raison de facteurs tels que l'adresse exacte ou approximative des lieux de départ et d'arrivée, la circulation, la complexité de l'itinéraire, etc.
Ajouter les dépenses au rapport de frais de voyage
En sélectionnant Ajouter une dépense, vous pouvez ajouter des dépenses supplémentaires à votre voyage. Il existe d'autres façons d'ajouter des dépenses à votre voyage, mais c'est la méthode la plus simple si vous avez déjà préparé vos dépenses au moment de la création de votre voyage.
Selon le type de dépense que vous souhaitez ajouter (et selon les politiques de votre entreprise), sélectionnez l'une des options suivantes :
- Téléchargez un fichier de reçu (ou une photo).
- Ajouter une demande de remboursement de kilométrage
- Ajouter une indemnité journalière
- Créer une note de frais sans justificatif.
Par exemple, si vous souhaitez ajouter le reçu de votre course en taxi, sélectionnez l'icône en forme de trombone et téléchargez le reçu correspondant. Il sera automatiquement ajouté à votre course.
Remarque :Lorsque vous ajoutez une dépense à un voyage à partir de l’aperçu du voyage, le statut de la dépense est toujours Brouillon (veuillez vérifier) afin de vous assurer que vous révisez tous les détails avant de soumettre le voyage.
Si vos réservations de vol ou d'hôtel sont automatiquement importées dans Perk, vous pouvez les ajouter à votre voyage en y accédant dans Mes tâches > Dépenses individuelles et sélectionnez votre voyage nouvellement créé dans le champ voyage. Ces dépenses apparaissent alors comme Frais avant le voyage.
Finalisez le rapport de frais de voyage
Après avoir vérifié l'exactitude de votre rapport de dépenses de voyage et y avoir ajouté toutes les dépenses distinctes qui ont pu survenir avant, pendant ou après le voyage, sélectionnez Soumettre pour envoyer votre voyage pour approbation.
Attention :Veuillez vérifier et, si nécessaire, modifier toutes les informations pour chaque jour du voyage.
Copier un voyage existant
Si vous effectuez régulièrement le même trajet, vous pouvez utiliser un itinéraire existant comme modèle pour en créer un autre. Toutes les informations relatives à ce trajet sont copiées de l'itinéraire original.
Lorsque vous copiez un voyage, vous copiez l'itinéraire complet en modifiant uniquement les dates de début et de fin. Une fois la copie confirmée, les frais générés automatiquement (indemnités journalières et kilométriques, par exemple) sont ajoutés automatiquement. Les dépenses individuelles ne sont pas copiées.
Remarque : Le voyage que vous copiez doit être lié à l’entreprise pour laquelle vous travaillez actuellement. Sinon, vous ne pourrez pas le copier et devrez le créer de toutes pièces.
Pour ce faire dans l'application web, cliquez sur le bouton Copier le voyage dans la colonne Actions du tableau Frais de voyage. Une fenêtre contextuelle s'affiche, vous permettant de modifier le nom et la date/heure de début du nouveau voyage. Cliquez sur Suivant pour accéder au brouillon de votre voyage. Dans l'application mobile, faites glisser votre doigt vers la gauche et appuyez sur l'icône de copie.
Toutes les valeurs des champs, à l'exception de la date et de l'heure de début, sont copiées du trajet initial. Par exemple, tous les arrêts, les coûts, les temps de parcours entre les arrêts et toute autre information présente dans le trajet initial sont repris dans le nouveau trajet.
Remarque : Si vous ne voyez pas le bouton « Copier le trajet », cela signifie qu’il n’a pas été activé. configuré par l'administrateur de votre compte.
Une fois activée, vous devez activer l'option dans l'application web : dans le tableau des frais de voyage, cliquez sur l'icône des colonnes (…) et cochez la case Action. Sur mobile, l'option est immédiatement disponible après activation.