Les délégués aux dépenses et aux factures peuvent effectuer deux fonctions différentes dans Perk :
- Soumettez en votre nom
- Approuver en votre nom
Vous pouvez désigner des personnes différentes pour effectuer ces tâches en votre nom, selon vos besoins. Par exemple, un PDG peut souhaiter charger un assistant de direction de soumettre ses notes de frais, mais réserver l'approbation des dépenses au directeur financier lorsqu'il est absent du bureau.
Soumet en votre nom
En tant que délégué, vous pouvez créer, soumettre et rappeler des notes de frais, des voyages et des factures au nom d'autres personnes, ainsi que vérifier la correspondance des transactions et faire correspondre manuellement les transactions aux dépenses, si nécessaire.
La fonction de délégation fonctionne au niveau du soumissionnaire et permet donc à d'autres personnes de partager leurs responsabilités de soumissionnaire avec vous.
Par conséquent, vous pouvez créer de nouvelles dépenses pour eux, consulter toutes les dépenses qu'ils ont téléchargées mais non soumises (statut brouillon) et consulter les dépenses soumises (statuts en approbation, en révision et prêtes pour l'exportation).
La fonction de délégué vous a été attribuée si vous voyez Dépenses déléguées dans Dépenses > Dépenses .
Vous pouvez :
- Désignez un délégué pour vous aider à soumettre vos dépenses
- aider les autres à gérer leurs dépenses
En tant que délégué, vous pouvez recevoir des notifications concernant les tâches en attente pour d'autres personnes si cette option est activée dans votre entreprise et si elles ont choisi de vous notifier de leurs tâches.
Approuve en votre nom
Un délégué est une personne à qui un responsable hiérarchique ou responsable d'objet de coût a temporairement délégué ses droits d'approbation En tant que délégué, vous pouvez , renvoyer ou refuser dépenses et les factures soumises après votre désignation.
Contrairement à la situation où vous désignez un délégué pour soumettre en votre nom, où les deux personnes qui soumettent et la personne qu'elles désignent peuvent travailler sur les dépenses en même temps, lorsque vous désignez un délégué pour approuver les dépenses en votre nom, vous transférez entièrement vos autorisations d'approbation et leurs responsabilités pour une période de temps déterminée .
Remarque : Dans le cas des factures, bien qu'un délégué puisse être temporairement responsable de l'approbation, les approbateurs peuvent toujours consulter les factures en attente d'approbation et toutes les factures qui ont été approuvées en leur nom .
Avec une stratégie d'approbation des objets de coûts , un délégué peut être défini pour chaque objet de coût.
Vous avez été désigné comme délégué d'approbation si vous voyez Dépenses > Approbations et l'onglet Mes tâches > Approbation dans l'application Web ou l'onglet Approbations dans l'application mobile.
Si vous agissez déjà en tant qu'approbateur, vous commencerez à recevoir des remboursements de frais pour l'approbation d'autres membres de l'équipe ou d'autres centres de coûts, en fonction de la stratégie d'approbation de votre entreprise.
Vous pouvez :
- désigner un délégué comme responsable hiérarchique
- désigner un délégué comme propriétaire de l'objet de coût
En tant que délégué, vous recevez les notifications relatives aux approbations en attente au lieu du responsable hiérarchique principal ou du responsable de l'objet de coût. De plus, si vous agissez en tant qu'approbateur pour d'autres personnes ou objets de coût, vous recevez également les notifications relatives à vos propres approbations en attente.